如何建立现代化的机关档案室

张春红

(黑龙江省黑大高等级公路管理处)

1 档案库房的选定

严格来讲，档案库房应按照国家有关规定单独建立。但并不是每个单位都有这个条件，由于条件所限，本单位将库房附设在了机关办公楼内。但是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，一方面，从档案保密的角度出发，不宜将库房设在办公楼的最底层，而且，库房门窗等非封闭部位应进行专门加固处理，以防盗窃。同时，还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。另一方面，从档案实体安全角度出发，档案库房应选择大小合适、通风条件好、整洁干燥的办公室，配备密集柜，可以节省空间，而且，防尘效果好，有条件的可购置数控档案柜，便于查找利用;安装紫外线灯管进行定期消毒;设有温湿度计和加温器，时刻监测和调节库房温湿度，创造良好的档案保管环境，以确保档案的寿命。

2 管理人员的确定

档案管理工作看似默默无闻，但是却任务艰巨，职责光荣，它是对一个单位历史的真诚守护。因此，对每个单位来说，这都是一项非常重要的基础工作，那么，对档案管理人员素质的要求也就相应很高。一是政治素质。要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业，同时，要具备较高的保密意识，时刻提高警惕，确保密级档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。二是业务素质。要接受过系统的档案专业知识培训，具备深厚的专业技术功底，熟练掌握档案管理的相关知识，使档案管理做到规范、齐全、完整;熟悉档案管理法律法规，严格按章办事;对室藏档案内容了如指掌，为利用者提供优质服务。三是文化素质，要有较高的文化知识，善于总结和分析档案管理工作中的经验与问题，掌握工作规律，并提出具有建设性意义的意见和建议，从而不断提升档案管理和利用工作水平，妥善处理工作中出现的一些问题。

3 规章制度的制定

国家积极推行依法治档，经过几十年的发展，目前，我国档案管理方面的法律、法规比较健全和完善，是确保档案工作顺利开展的制度保障。《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《黑龙江省档案管理条例》等具有宏观的指导意义;《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》是具体的操作指南;同时《企业职工档案管理工作规定》、《生产安全事故档案管理办法》、《基本建设项目档案管理暂行规定》、《会议档案管理办法》等专项管理办法对各类档案又有详细规定。俗话说，“没有规矩不成方圆”。对于机关档案室来说，必须以上述这些法律、法规为依据，并结合自身实际，从档案归档范围、保管期限、整理标准、提供利用等方面都应该做出明确规定，并监督执行，督促各单位档案及时归档，保证归档文件材料的齐全完整，确保档案保管的安全，提高机关档案基础业务工作的整体水平。在一个单位，人事档案和财务档案是两类非常重要，而且需要严格保密的档案，在这两类档案的保管方面，要做出严密规定。目前，有些单位在管理这两类档案时存在误区，即使建立机关档案室，对本单位档案进行集中统一管理，但是人事和财务部门错误地认为，为了严格保密，这两类档案应由本部门保管。其实不然，一般来讲，会计档案一般在会计年度终了，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;实施档案综合管理的单位，人事职工档案也应由档案综合管理部门统一管理，只不过需设专人进行管理。

4 档案安全的保证

档案的安全分实体安全和内容安全两方面。档案实体安全就是要做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案内容安全就是要做好档案的保密工作。首先就要对档案进行密级划定，密级档案与其它档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。同时，要提高密级档案管理人员的素质，必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中，无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守单位秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。另外，要加强密级档案的日常管理，在调阅、移出和销毁时应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅，使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

5 档案结构的优化

机关档案是本机关在各项活动中逐渐积累形成的文件组合体，是本机关历史活动的真实反映。齐全完整的档案材料能够全面地、真实地反映本单位的工作面貌。但在现实工作中，有的档案人员过分追求档案的齐全完整，而忽略了档案是否真正具有存储价值，致使室藏档案繁冗庞杂，造成人力、物力、财力浪费;有的则过分强调精炼，致使室藏档案残缺不全，不能充分提供利用。为了切实改变这种状况，应从以下几方面优化机关档案室管理结构。一是档案收集工作。通过督促秘书部门做好平时立卷归档工作，加强对非经秘书部门收发文件的收集，通过加强对业务部门的调查和指导等措施力求档案齐全完整;同时，档案部门也要把好接收关，对没有保存价值的文件坚决剔除，避免“有文必档”，使入室档案得到优化。二是档案时效鉴定工作。随着时间的推移，档案越来越多，要求档案人员经常清理库存，正确把握档案价值鉴定标准，对确已失去保存价值的文件坚决剔除;对仍有保存价值的档案重新划定保管期限，进一步优化档案管理结构。三是加强档案室多媒体网络建设。为适应信息化时代发展需求，机关档案室应着手建立多媒体网络建设，把文字、声音、画面相结合的综合性信息传递给利用者，最大限度地满足利用者对信息的需求。

6 档案信息的利用

档案信息的利用是档案价值的体现，档案管理部门应树立高度的服务意识，对于不涉及保密的档案提供利用。要制定现代化检索工具，便于档案的查找和利用，传统的是手工查找，目前，有些档案室已经安装档案管理软件，实现计算机检索;同时，应组织编撰各种汇编材料，使利用者对某一方面材料有系统了解，为利用者提供方便;要积极建立电子档案，开展档案材料录入工作，对室藏档案进行扫描，便于网上查找利用。在利用过程中，难免有损害档案的情况，档案管理部门要做好利用监督，档案管理人员要做到嘴勤、眼勤、手脑勤。一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，提高利用者保护档案的自觉性，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机，加强重点监护，对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒;二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中防止某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者偷撕或涂改档案，有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器;三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

［1］ 倪丽娟等.文书与档案管理［N］.中国环境报，2002.

［2］ 李爱年等.档案整理［J］.中国软科学，2003，(5):17-21.

［3］ 郭树银.归档文件整理工作指南［J］.中国大百科全书出版社，2001，(9):35-41.

［4］ 贾太宁.电子文件的整理、归档及其利用［J］.黑龙江档案，2005，(6):35-37.