浅谈教学秘书队伍建设

魏丽波

(长春师范学院城市与环境科学学院,吉林长春 130012)

教学秘书从事的教学管理工作,具有很强的常规性和周期性,不是简单的重复,而且环环相扣、事事相连,形成了教学管理链。教学秘书在整个大学的日常管理中起着重要的作用,若有一个环节出现问题则会导致多处变动,解决得好则事事通畅,解决不好则会导致教学事故。所以,各大高校目前越来越重视教学秘书队伍的建设。

1 教学秘书工作职责

1.1 完成上级下达的任务

教学秘书隶属于教务处且直属于分院领导,所以要在工作中合理安排时间,在繁杂的教学管理中要把事件分为急、重、缓、轻的顺序来落实领导的工作方案。并且在工作中思路要清晰,资料要保存齐全,为领导处理事件提供依据,便于领导作出决策。教学秘书在工作中要做到位但不能越位,给领导的决策提供信息依据和建议,做好领导的协助者。如何高效、按时地完成下达的任务对于一个教学秘书来说相当重要,其中对于不同任务的妥善分析和处理对于教学秘书来说是至关重要的第一步。教学秘书的工作范围广泛,事务繁杂,这就需要具备广泛的知识,同时也应具备一定的学习能力去学习和借鉴他人的成功经验。总之,教学秘书应具备一定的综合素质以满足工作的需求,以最高的效率和最好的质量来完成上级下达的任务。

1.2 完成定性、定量事物

完成日常性事务,树立为学生和教师服务的意识。充分利用资源人性化地为学生和教师编排课表;准确统计教师工作量;合理编排考试日程并协助教务处完成学生的各种等级考试;随时处理临时性事件,包括调、串课和学生实习等引发的教学变动;做到分院教学管理与教务处工作日程紧密结合,应按照教务处和学院的日常管理程序处理好分院的常规性事物,如教学计划中已定的实习、教育实习、专业见习和毕业生论文时间安排等等。

教学秘书的教学管理与工作时间集中在学期的开始、期中、期末三个阶段。因此针对不同的教学时期,教学秘书的工作也应该有一定的计划性。在学期的开始,要求教学秘书要比其他的任课教师提前到校,为新的学期做好相应的准备工作,这样后续工作才能顺利展开。在期中阶段要认真严谨地做好每一项日常事务,同时还要做好与学生的沟通工作,收集学生对老师的看法和建议,并及时反映到相关的部门,对出现的问题要尽快地采取措加以解决,解决不了的要及时反馈到上级领导。期末阶段的工作尤其重要,因为相对于其他两个时期而言,期末的任务更加繁重,需要协助教务处做好期末考试、成绩评定、试卷分析以及通知学生补考和重修等一系列的工作,这就需要教学秘书更加细心和耐心。

1.3 热爱岗位、加强服务、创新管理

作为教学秘书,在工作中要强化服务意识,提高服务质量,与时俱进,养成终身学习的习惯[1]。这种工作不能仅凭经验照章办事,需要手脑并用,勤于思考,精读文件,潜心研究,勤于记录,善于总结,敢于创造性地解决问题,并及时总结经验,不断在工作中创新做法,以不变应万变,形成良性循环。同时,在继承传统经验的基础上寻求新思路,总结新的管理经验,探索适合本学院的教学管理模式,最后形成自己分院独特的管理体系。教学秘书对教师和学生都要有所了解,针对不同的情况、不同的个体采取不同的应对措施,在工作中不断创新,本着服务学校的理念,实施分院已定的教学计划。一个合格的教学秘书应该满怀热情,全身心投入到自己的本职工作中去,将自己的主要精力投入到实际工作中,只有这样才能高效甚至超额完成各项任务,才能真正胜任教学秘书这份重要的工作。

2 教学秘书应具备的基本素质

为师生服务是教学秘书工作的首要任务,在工作中教学秘书应该具备良好的职业道德素质和优秀的个人素养和多学科的知识素养,并具有与时俱进的创新思维和熟练应用教学管理软件的技能。教学秘书的服务对象是一个高知群体,这对于教学秘书自身的综合素质在客观上就有了更高的要求。教学秘书除了需要注意自己的习惯、形象和涵养,也要注意自己所在部门相关专业知识的积累。没有日积月累的相关知识的累积,就不会在自己实际工作中游刃有余地处理好各种问题。

2.1 应具备弹性人格魅力

作为教学秘书应该准确地理解党和国家的教育方针政策,执行学校的教学管理文件,实施分院教学院长工作方案。教学秘书系多重身份,受教务处隶属领导,同时受分院院长直接领导。在工作中要做到上传下达,下情上报,承上启下,在工作职责范围内协调工作,及时请示领导,落实方案。工作中存在不理解、不支持现象时,必须以本职工作角色定位自己,为老师和学生周到服务,培养严谨、认真的工作风格,营造良好的工作氛围。

因此,教学秘书要增强公关意识。作为领导的助手,客观上承担了部分公共关系工作,要求秘书能够很好地做好学生与老师和领导之间的沟通工作,及时以正确的方法向各个层次传达信息,既使本院内部团结一致,也使本院整体得到很好的发展。办事要做到公正,要以本院的整体利益为重,以公平公正的态度处理问题,不掺杂任何个人因素。

2.2 应具备兢兢业业、任劳任怨的精神

教学秘书是教学工作运转的枢纽,每天处理事务,忙忙碌碌,经常无偿加班加点,如果没有埋头苦干、任劳任怨、不计名利的思想境界,很难做好这项工作。还要虚心学习新知识,不断地充实自己,提高分析判断能力和解决问题的能力。

应做到过程管理和结果管理相结合,全面组织和高效协调并行。过程管理就是在执行教务处和分院的任务时要把涉及到的因素全面考虑进去,通过具体的实施看效果,结合事情结果给予公平、公道、公开评价,并及时公布结果,为下一次顺利完成任务做好绩效管理依据。当主管教学工作的领导需要工作数据资料时,要稳、准、快地提供信息。完成领导交办的工作是职责所在,任何情况下都要做到不退、不等、不靠、不计较。基于对工作的熟悉,应充分发挥自身的能动性、调控性、主动性和创造性,在处理好日常教学工作中事务的同时,要学会换位思考,善于站在学院和学生的角度观察、分析问题,提出解决问题的正确办法,查缺补漏,完善实施方案,提供准确信息和合理的建议,进一步完善领导的决策并实施[2]。

2.3 应具备熟练地运用电脑管理的能力

应做到分类管理,勤于记录,善于总结。在繁杂的工作中要滤出轻、重、缓、急的排序,把事务性工作、专业性工作和临时性工作分开,依据工作记录本按照排序完成。在处理应急性事件、随机性事件、重要性事件间把握好度。在日常的教学管理工作中,要做到环环相扣、步步相接,为整个教学管理正常运行做好铺垫。

随着校园内先进的教学管理软件的应用,高校的教学管理逐步走向现代化、科技化,所以,教学秘书必须具备电脑操作技能,能把所有的数据资料转为电脑管理,日常工作也要以电子化管理为主。对分院的招生人数、就业情况、学籍管理、教学计划、学生选课等教学管理任务都能应用计算机进行管理。现在,多数高校在使用教务系统软件,所以,要熟练运用教务系统软件,这样不仅能够避免手工核算所带来的不便,还能够大大地减少误差[3]。

2.4 应具备原则性做事、艺术性办事的能力

教学秘书要把学校教学管理部门通知、意见等及时向分院领导汇报并准确转达给相关的教师、学生群体,起到小广播的作用。教学秘书处于辅助的地位,作为领导的助手,必须严格地按照领导的要求来办事,不能自行其是,但也不能过于被动,应随时主动去了解本校及本院的相关动向,根据教学规律制订好工作计划,这样才能充分发挥助手、智囊的作用。

3 建设教学秘书队伍的措施

3.1 改善工作环境,稳定社会地位

引进高级人才来充实队伍,树立典范带动团队。伴随高等教育大众化的普及和高等教育设施的现代化,教学秘书队伍人员必须熟练电脑技术。由于教务管理系统本身在经常地更新完善,对教务管理人员的培训就显得尤为重要。教务管理工作错综复杂,完全依赖于教学秘书个人工作能力来处理这些事情。所以,对教学秘书队伍新进人员,要给予教学管理和教学秘书工作流程培训等理论培训,为实践工作做好铺垫,使他们在工作中能具有前瞻性、可控性和调节性。让他们对教务管理内涵有充分的了解,要求他们尽快更新知识结构,尽快进入工作角色,不断深入实践、总结经验,提高对教务管理的规范化和科学化认识水平,逐步形成共识的管理经验。同时,教务秘书应该热爱自己的本职工作,认真体味教务管理工作的价值所在,成为教学管理的“专家、内行”,实现“专家、内行”管理[4]。

3.2 建立绩效机制

依据美国心理学家马斯洛“需求层次理论”学说,人们的需求是分不同层次的。从事工作不仅是为了解决温饱问题,更是为了实现小康生活并实现个人的自我价值。教学秘书也能在平平常常的岗位上实现自我价值。教学秘书应该提高管理能力、不断改进工作方法,强化工作艺术性,完善人格魅力。增加教学秘书进修学习的机会、改善教学秘书待遇,建立健全绩效机制,用绩效机制完善管理制度。

这种机制可以使领导从很好的角度来视察员工的工作情况,并且能够激励员工不断地提升自身的素质,对于分院甚至是学校的发展起到很好的推动作用。绩效机制的建立与实施应本着公平公正的原则,不能因为主观判断或者是评估者的个人偏见而影响到绩效机制的实施,应该根据本院相关的标准和具体的资料、数据等对实际绩效进行客观的评价与评估,否则绩效机制便失去了其原有的作用,不但不能起到促进分院发展的作用,还会阻碍其发展。

3.3 加强管理考核,优化教学秘书队伍

在市场经济的今天,没有压力的工作都是不存在的,建立完善的考核制度之后,就要加强对整个队伍的管理[5]。较好的措施是细化考核,将德、能、勤、绩列为考核的重点,建立健全考核管理制度和考核办法,优胜劣汰。工作成绩突出的,要给予精神和物质上的双重奖励;而对于那些不思进取,工作拖沓,工作责任心不强,甚至事故迭出的教学秘书人员要进行重新考核。

[1]杨冠青,王艳平.做好高校院系教学秘书的“三个服务”思想宗旨[J].科教文汇,2006(12):15-16.

[2]陈巧儿.教学秘书的角色意识及其培养[J].科技资讯,2007(13):143-144.

[3]邓益容.论充分发挥教学秘书的服务与管理职能[J].重庆交通学院学报:社科版,2006,6(4):120-122.

[4]刘荣英,朱燕君,薛卫平.提高高校教学秘书教学管理水平的探讨[J].荆门职业技术学院学报:教育刊,2008,23(1):66-68

[5]杨克平,傅小燕.教学秘书在教学管理中的职能及素质培养[J].边疆经济与文化,2007,47(11):118-119.