刍议高校档案管理的信息化建设

刘 雁

(长春师范学院档案馆,吉林长春 130032)

高校档案是一种重要的文献信息资源,是高校从事教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动的真实记录,它如实反映了学校的起源及其发展历程,对学校乃至社会都具有非常重要的保存价值和利用价值,是高校管理的重要组成部分。因此,科学地管理好高校档案意义重大。随着高校的发展和信息技术的迅猛发展及广泛应用,高校的档案管理也正在逐步实行信息化、网络化管理,并在此基础上不断完善,为实现数字化档案馆而努力。本文结合当前高校档案管理普遍存在的问题,从几个方面分析如何搞好高校档案管理的信息化建设。

1 高校档案管理存在的问题

1.1 思想理念滞后

虽然高校档案管理是高校管理的重要组成部分,是高校开展工作必不可少的一个重要环节,但是却很难得到各级领导的高度重视,认为档案管理的目的只是收集、整理、保管。档案只有得以充分利用,才能更好地为校内外乃至社会服务,才能更好地体现出其自身重要价值,因此高校档案管理者必须从主观上转变理念,更新认识,加强管理,采用科学方法,充分利用现代化信息技术与网络平台,与时俱进,创新思维,加大力度改变档案管理现状,把以保管为目的转变为以更好地为广大需用者提供服务为目标。

1.2 对档案工作宣传不够,各级管理人员的档案意识薄弱

高校的档案绝大部分来源于高校各教学院 (系)及管理职能部门,它们与档案的建立密切相关。但是,目前许多基层单位并没有制定和执行档案的归档细则,在日常操作程序上缺乏规范化、系统化,档案管理人员的服务意识淡溥,只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作,建立的档案缺乏系统性和完整性。因此,要加强档案工作的宣传力度,使各基层单位能够充分认识档案工作的性质与目的,认识到档案利用能够产生的社会效益和经济效益。

1.3 经费不足、设备不全,硬件建设差

充足的经费、必要的设备及硬件是做好档案工作必不可少的物质基础,否则,搞好档案管理就是纸上谈兵。因此各高校必须加强档案管理经费的投入,安排一定的专项经费,首先是用于档案库房设备的不断完善,保障档案保管的基础条件;其次用于加强档案信息化建设,提供必需的硬件设备;再次用于从事档案的科研工作,不断提高档案工作的管理水平。

1.4 管理模式落后,服务效率低

有些高校至今仍然采用原有的手工管理模式,即使实现了电算化,也只是做一些辅助性工作。当今电子技术飞速发展,网络技术的应用已覆盖到各行各业,这种档案管理技术已远远跟不上时代发展的步伐。随着高校教育在结构、类型、层次等诸多方面呈现出多元化的发展趋势,高校档案的门类、数量、信息量大为增加,档案管理的内容也日趋多样化和复杂化。因此,这种旧的管理模式已不能适应高校档案工作的要求。

2 提高档案管理工作水平,搞好档案管理的信息化建设

2.1 加大资金投入,为信息化建设提供物质保障

经费不足是影响档案馆走向信息化、网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。网络化的优越性和作用是巨大的,而作为高校信息服务中心的档案馆,其地位和作用尤其突出,所以学校领导和有关部门应充分认识到档案馆网络化建设的重要性和紧迫性。只有领导高度重视,才能加大经费的投入。同时档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入,购置实现档案管理信息化建设必需的各种设备,为高校档案管理信息化建设提供必要的物质保障。

2.2 充分利用现代化信息技术、网络平台,积极推进档案信息化建设

以前,高校档案基本上是以纸质为载体的,随着现代化信息技术、办公自动化的广泛应用,已出现声像、磁盘等多种载体形式档案。要做好档案信息化建设,首先要明确档案信息化建设的内涵。高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要档案建设。把过去以手工来获取、处理、传输、应用档案资源转变为利用现代化信息技术、网络平台等手段来获取、处理、传输、应用档案资源,提高档案管理效率与效益,实现资源共享,并在此基础上逐步深化,实现高校档案资源数字化、信息服务网络化,向着数字化档案馆迈进。

2.3 加强档案管理人员的业务培训,培养综合性的档案管理人才

由于过去档案基本上是以手工管理为手段,保管好档案为主要任务,对档案管理人员的要求不高,档案管理成为学校行政管理的边缘。目前,虽然一些高校已初步实行了档案管理信息化,但因为缺乏从事档案信息化管理的专业人员,没有形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍,使得档案管理信息化开展受到阻碍。高校档案人员是高校档案事业的主体,档案人员素质的高低关系到高校档案部门的职能发挥,因此全面提高档案人员的整体素质,是高校档案工作质量提高的重要保证。

2.4 加强制度建设

高校档案不同于高校的其他文献资料,它具有自身特殊性,因此要搞好高校档案工作,完善制度建设是至关重要的一个环节。应加强档案工作的法制建设,建立健全档案法规体系,依法引导、推进和保障高校档案工作的健康持续发展,参照国家颁布的《档案法》对档案工作进行法制监督,促使高校档案工作逐步走向规范化、标准化、科学化、法制化、现代化,使高校档案能够得到更好的开发与利用。

按照国家规定,高校档案馆是学校档案的永久保管地,也是提供档案利用的文化事业机构。档案是高等学校发展建设的历史见证,因此高校档案必须完整、系统与准确。因为档案馆本身不产生档案,档案的来源是全校各职能部门、各级领导和师生员工在所从事的公务、职务活动中直接形成的、具有长期、永久保存价值的各种文字、图表、声像等记录,因此必须有一套健全的档案工作管理体制,以保证高校档案馆更加科学有序地履行其收集、指导、鉴定、整理以及保管利用的职能。按照国家《档案法》和国家教委《第六号令》的规定,应建立一整套档案管理规章制度,从丰富馆藏发展到优化馆藏,加强科学管理,促使各项基础工作达到更高水平。

总之,高校档案管理信息化建设不但是高校管理的需要,也是时代的需要,高校档案管理信息化建设是各高校档案管理必须面对和解决的。