多元管理模式下高校基建档案管理研究

万明高 李兴泉

(成都大学基建处，四川成都610016)

多元管理模式下高校基建档案管理研究

万明高 李兴泉

(成都大学基建处，四川成都610016)

鉴于高校基建的类型目前已经从以往单一的单位基建工程发展成了单位自建项目、代建项目、社会化投资(BOT)项目、交钥匙项目的综合性基建工程。管理模式多元化迫使高校基建工程档案管理研究变得十分重要和急迫。本文结合笔者多年从事基建档案管理工作的体会，就高校基建档案管理在高校基建工作中的地位和作用进行了阐述，对如何做好基建工程档案管理工作，提升高校基建工程档案管理水平等进行了有效探索。

高校基建;基建工程档案;档案管理

高校基建档案是高校基本建设工程项目从立项到竣工验收的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体资料的总和。［1］作为见证高校发展建设历史的高校基建档案工作，它不仅是资料的储备和档案的管理，同时，也是涉及基建各方权益的凭证和备查的依据，［2］并可以作为同类建设项目采纳、借鉴的信息。然而，随着我国高校办学规模的不断扩大，各高校相继开展了大规模的基建工程建设，设置一些高校扩建涉及到征地、拆迁、改扩建等，在一系列的基本建设活动中，有的高校忽略了基建档案资料的形成和管理。甚至，一些高校档案管理只注重教师、学生的人事档案和教学设备资料管理的工作，认为人的管理是本，物的管理其次，基建档案工作的管理只是学校基建处的工作之一。笔者认为:对高校基建档案资料管理的认识误区，是高校基建档案管理工作落后的根本原因。

一 高校基建档案的作用不可忽视

从高校基建档案的定义和内容来看，有必要对高校基建档案的内涵及其作用加以重新定义。高校基建档案的作用是不可低估的，具体表现在以下几个方面:

(一)历史凭证作用

高校基建档案用大量的文字和数据，如实地记载了校园基建工程从立项到竣工、交付、使用及运行管理全过程的情况，客观地反映了项目总体规划、实施计划、构建设计、组织施工、后期改建等方面的情况，真实地提供了投资计划、预算、决算等落实情况。因此，在具有一套完整基建档案前提下，再现某项基建工程全面貌的工作就显得轻而易举。这些翔实的档案资料为以后学校设施使用、维护、改造、安全管理等提供了重要依据。

(二)参考价值作用

基建工程的各种统计、报表、维修、改扩建等离开基建档案都将寸步难行。基建工程设计档案一般已经过了施工考验，承受了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料，吸取精华、去其糟粕，对未来施工不仅可以加快速度，还可以提高设计质量及经济效益。

(三)法律维权依据作用

由于历史的原因或相关制度不完善，有的高校在学校权属、土地边界等方面，一直与周边单位或当地居民存在着争议现象。尤其是合并形成的高校，由于合并前学校隶属关系的不同，存在诸多产权不明晰的问题或建设过程中的质量问题。

上述作用，最真实可靠的反映不是当事者的回忆或者一般的资料整理，而只能靠规范的基建档案提供的有力依据。因为完整有序的基建档案客观地反映了从基建项目的申请、上级批复、用地规划许可证、建设项目许可证等建设项目的法律文书，为维护高校合法权益提供最原始的历史凭证。所以，高校基建档案不仅是记录历史的真实写照，更是解决历史遗留问题的凭证和法律依据。

二 高校基建档案管理工作存在的问题

在当前新形势下，高校基建工作已形成多元化管理模式，基建档案工作内容也越趋复杂。社会力量介入高校基建工作，使基建档案的涵盖面不再局限于政府和学校，这对高校基建档案管理提出了更高的要求。但由于上述在认识上的差异，目前高校基建档案管理工作仍然停留在收集、归档、查阅、管理等初级阶段，很多高校基建档案管理仍沿用计划经济时代的单一管理方式，高校基建档案管理工作面临的瓶颈问题没有得到根本的重视和解决，管理工作人员素质与实际需求存在很大差距。当然这也有高校基建档案工作自身特点的原因。比如:

(一)高校基建档案收集难度大，时间跨度长，影响了档案管理质量

高校基建的类型目前已经从以往单一的单位基建工程发展成了单位自建、代建项目、社会化投资(BOT)项目、交钥匙项目等多元化管理模式，基建档案管理愈趋复杂。高校基建档案的收集是以一个基建工程项目的规划立项到基建工程竣工时间为界的。它包括规划立项、设计、施工、竣工，是一项周期性长、专业性强、成套性高、涉及多部门的工作。基建档案不像高校行政、人事、教学等档案那样在归档时间上可以有明文规定、有章可循。特别是代建项目、社会化投资(BOT)项目、交钥匙项目基建工程的档案，往往是基建工程完成竣工以后不能及时归档，造成资料不全是常事，这也影响了基建档案的质量。

基建档案收集也具有相当大的难度，平时工作中暴露最多的问题是基建档案不齐与缺失，一般可以分为:一些项目论证、可行性研究等依据性文件缺漏不全;项目招投标过程中，由于中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失;施工单位对于在施工过程中所形成的，具有不可见性的相关档案材料，如隐蔽工程设施图、地下管网等，在收集时的疏漏或缺失;有些档案工作人员忽略对全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理等方面的材料，造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷。

(二)高校基建档案人员往往是兼职，精力投入不够

目前很多高校的档案管理工作仍然是将重点放在行政、人事和教学档案方面，管理理念、管理体制也几乎沿用计划经济管理模式，基建档案管理工作停留在可重可轻的状态之下运行。分析这种状况深层次的因素，笔者认为除了高校基建管理工作负责人档案意识淡薄，有关领导缺乏依法治档理念，存在“重建设、重质量、轻档案”的思想外，还与基建档案没有拟定专门的档案管理人员，针对基建档案工作的规章制度、实施条例、监管办法等尚不健全有关，致使有些高校的该项工作处于无序状态。

此外，在工程中兼职的档案管理人员一般身兼多职，工作繁杂，对档案工作无暇顾及，精力投入不足，从而影响基建档案的质量。高校基建档案管理中的制度设计(如人事安排)导致个别管理人员档案管理意识不强，责任心不够，归档的文件内容质量低，许多材料不符合归档要求。如常见的是一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件，或者一些签字、盖章都不全，失去原有作用;文件归档材料、纸张大小不统一，个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字迹模糊。还有些工程项目档案内容失实，图物不符，原始记录散失等问题也时常发生。因此，由于高校基建档案缺乏专职档案人员负责，导致工程档案质量低是不可避免的事。

(三)归档整理不规范

由于基建档案的专业性很强，对档案工作人员的素质要求很高，不仅要求档案人员具备档案专业知识，还应具备相当的工程建设专业知识。但由于客观原因，多数专职档案人员往往缺乏工程建设方面的专业知识，对基建项目的基本程序不甚了解，对基建档案信息的来龙去脉认识不清，分不清哪些资料重要哪些资料不重要，在接收档案时对文件材料心中无数，别人交多少收多少，收多少整理多少，从而严重影响了归档整理质量。特别是那些较为复杂的图纸，在进行分类整理时甚至出现张冠李戴的错误，把此工程项目的图纸放入彼工程项目之中，严重影响了基建档案的成套性、完整性、准确性。

(四)高校档案管理部门与基建部门缺乏沟通与合作

最普遍的现象是:档案部门不能主动指导、督促、协助基建部门进行档案的收集、管理工作，而一些基建部门档案意识淡漠，出于方便工作考虑，不能主动上交基建文件材料。究其原因，我们认为这其中存在着一个“错位管理”问题:档案人员具备档案专业知识，但缺乏工程建设方面的知识，不熟悉基建项目流程。而基建部门工作人员及施工技术人员虽有较丰富的基建工作经验和专业知识，但对于基建档案的日常积累和保管缺乏经验和必要的重视，双方各有所长却不能互通有无、优势互补，缺乏有效的沟通与交流，导致基建档案的收集、归档工作存在着很多缺陷和漏洞。

三 加强高校基建档案管理的实施途径

在我国房地产业处于兴旺发展的今天，基建档案作为一个相对独立的档案门类，其较高的现实使用价值已越来越受到重视和利用。但如何做好高校基建档案的管理工作，则还需要引起高校管理工作者的重视与思考。针对目前高校基建档案管理存在的普遍性问题，笔者根据多年基建档案管理工作的体会，结合部分高校基建档案改革措施和相关文献，认为可从以下途径来加强高校基建档案管理工作。

(一)加强档案管理部门对基建档案工作的指导

国家教育部颁布的《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出:“高校档案管理工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案管理工作纳入学校整体发展规划，加强对档案管理工作的领导和管理。”领导对档案管理工作的重视与否，是搞好基建档案管理工作的主要因素。这就要求高校档案管理部门加强做好基建档案的引导、监管工作。同时，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案管理工作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究和解决档案管理工作中的实际问题，促进基建档案管理工作步入良性循环的轨道。

(二)健全管理体制和基建档案管理制度

实行高校档案管理部门对基建档案工作统一领导、分级管理的原则，建立档案管理部门与基建档案归档管理职责明确、联系密切的档案工作网络。具体办法可由学校基建工程分管领导总负责，基建部门领导为第一责任负责人，专(兼)职档案管理人员具体负责，由学校档案管理部门制定工作计划，明确各自工作细则，负责指导、监督、考核基建档案管理工作。

笔者建议高校档案管理部门与基建部门联合制定《高校基本建设档案管理实施细则》，即参照高校人事设备档案管理的经验和办法，从管理体制、各方职责、档案材料的形成、归档质量要求、基建档案归档验收程序及归档时间等方面做出明细的规定，做到有章可循、有法可依。实践证明:沿用近年来国家档案工作改革的基本原则，吸收高校档案管理工作的成熟经验，就是做好高校基建档案管理工作的有效途径。

(三)坚持“三同步”管理，建立提前介入、全程管理机制

“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求。其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。［3］这是针对基建档案管理工作的行业性要求。因此，与高校档案管理工作要求不同的是:对基建档案的收集归档应改变传统的事后收集模式，建立提前介入、全程管理机制。学校档案管理部门专职档案管理人员应从工程立项、招投标开始提前介入建设工程，切实了解工程进度，掌握第一手资料，严格保证工程立项与建立基建档案同步，工程建设过程与竣工材料的积累、整编、审定工作同步，工程交工验收与档案验收同步。

(四)加强业务培训，注重档案人员知识结构优化

正是由于基建档案管理工作的特殊性，才尤其强调加强档案管理人员的业务培训，除了要求档案管理人员掌握档案整理立卷规范操作方法外，要特别加强对基建档案专业学科知识的掌握。［4］比如:基建档案管理人员不但要了解基建专业基础知识及基本的识图、制图知识，还要熟悉基建工程业务流程、归档范围、分类原则及学校基本建设现状及长远规划等。优化知识结构，拓宽知识面，提高基建档案管理水平。

(五)加强学校档案部门与基建部门的沟通与合作

学校档案管理部门应主动指导、督促、协助基建部门进行档案的收集、管理工作，克服“错位管理”问题。学校档案管理部门专职档案分管人员应与基建工程兼职档案管理人员加强沟通与交流，定期对他们进行档案管理业务知识培训，与项目档案员一道实现基建档案的三同步，主动了解每一份上交基建档案文件材料的来龙去脉，并主动积极地指导和协助他们进行基建档案的收集、积累工作，以达到知识互补，确保归档文件材料的质量。促使基建档案管理工作步入良性循环的轨道。

总之，高校基建档案是学校建设发展的重要凭证，是学校基本建设的历史记录。特别是在当前高校建设中的社会招标、投资多元的管理模式下，必须转变传统归档观念，创新工作方法，进一步做好高校基建工程档案管理工作，实现基建档案管理工作的自身价值，为提升高校档案管理工作和基建管理水平出力。

［1］杨嫒媛，张娟.《加强高校基建档案管理的思考》［EB/OL］.(2011－01－31)http://www.qikan.com.cn/Article/siva/siva200911/siva200911156.html

［2］黄维川.《浅析高校基建档案管理工作》［EB/OL］. (2011 － 01 － 31)http://www.doc88.com/p －70584677811.html

［3］林婉如.对优化高校基建档案管理工作的探讨［J］.惠州学院学报(社会科学版)，2010，(4):126－128

［4］熊珊珊.高校基建档案管理现状分析与对策［J］.内蒙古科技与经济，2008，(5):100－101

G48·472.4

A

1004－342(2011)03－108－03

2010－11－25

万明高(1956－)，男，成都大学基建处会计师;李兴泉(1965－)，男，成都大学基建处干部。