双因素理论与图书馆管理对接探析

曹秋萍

(武汉船舶职业技术学院图书馆,湖北武汉 430050)

随着互联网在我国的发展,信息量也日趋增多,加强信息管理,几乎成为每个图书馆管理者的任务。本文试用管理学理论中的“双因素理论”对图书馆的战略、营销和行政管理进行分析。

1 双因素理论的引入

双因素理论是美国心理学家赫兹伯格于1959年提出来的,全名叫“激励、保健因素理论”。传统理论认为,满意的对立面是不满意,而据双因素理论,满意的对立面是没有满意,不满意的对立面是没有不满意。因此,影响人们积极性的因素可分为两类:保健因素和激励因素,这两种因素是彼此独立的并且以不同的方式影响人们的工作行为。

所谓保健因素,就是那些造成职工不满的因素,它们的改善能够解除职工的不满,但不能使职工感到满意并激发起职工的积极性。它们主要有企业的政策、行政管理、工资发放、劳动保护、工作监督以及各种人事关系处理等。由于它们只带有预防性,只起维持工作现状的作用,也被称为“维持因素”。

所谓激励因素,就是那些使职工感到满意的因素,惟有它们的改善才能让职工感到满意,给职工以较高的激励,调动积极性,提高劳动生产效率。它们主要有工作表现机会、工作本身的乐趣、工作上的成就感、对未来发展的期望、职务上的责任感等等。

双因素理论与马斯洛的需要层次理论是相吻合的,马斯洛理论中低层次的需要,相当于保健因素,而高层次的需要相似于激励因素。双因素理论是针对满足的目标而言的。保健因素是满足人的对外部条件的要求;激励因素是满足人们对工作本身的要求。前者为间接满足,可以使人受到内在激励;后者为直接满足,可以使人受到内在激励。因此,双因素理论认为,要调动人的积极性,就要在“满足”二字上下工夫。

2 双因素理论在图书馆管理中的应用

运用到图书馆管理中,所谓的必要条件就是要提供给读者基本信息产品需求的满足,在图书馆的信息基地内让读者能够得到其需要的信息产品。

2.1 保健因素在图书馆管理中的应用

(1)保证丰富的信息量。图书馆需要开辟广泛、高效的采访渠道,保障丰富的信息品种和合理的信息量,同时严把采访关,杜绝不合格信息产品进入。一般来讲,到图书馆查找信息产品的读者对信息产品的需求都具有多样性而且希望一次找齐全,同时,阅览的读者也希望一次性在一个地方把所需信息产品查找完毕。如果图书馆经常性不能提供出读者所需的信息或查找到的信息产品不尽人意,那么必然会导致读者对图书馆的信心丧失。目前许多图书馆都在采取相应的措施,各图书馆根据信息需求变化,在不断更新信息产品品种的同时,始终把其馆藏的信息产品品种、规格保持在数万个,同时根据其长期的管理经验,采用科学的预测和操作手段以保持合理的信息量库存,基本上满足了读者对信息产品品种和数量的需求。

(2)一定的阅读环境和完整的设施也非常重要,由于图书馆自身的管理特点,宽敞、明亮、清洁和温度适宜的阅读环境以及馆藏信息产品排列、保证质量的相关设备是必须的,这些构成了图书馆管理的基本硬件。

(3)图书馆需要一支训练有索的员工队伍和相应的管理方式。现在越来越多的企业都意识到所谓“员工是核心,管理是根本”,图书馆也不例外,培训员工相关的图书馆业务知识和为读者服务的意识和技能,加强图书馆员工的激励、监督、控制,应该是每个图书馆管理者的责任。同时图书馆又是一个无利润的行业,这就要求把握好每个环节,及时反映出真实的藏馆信息,发现问题用正确方法及时解决,使图书馆的日常借阅步入良性循环。

上述因素仅仅是具备了管理图书馆的必要条件(激励因素)。要想获得真正意义上的成功 ,保持、提高自身的竞争能力,就要使图书馆办出自己的特色,用自身的魅力条件(保健因素),为读者带来更多的信息,牢牢地吸引、把握住自己的读者。

2.2 激励因素在图书馆管理中的应用

由于各个图书馆在馆藏重点、内外部因素和信息资源条件等方面,有着许多的不同之处,其自身追求的保健条件也不尽相同,在这里我们仅列举出以下几种做法:

(1)图书馆应该打造具有特色的服务品牌

笔者认为图书馆要有自己的某种特色,能充分体现其代表的独特品位;或一定的规模和馆藏;或某一特色服务,在同一行业中形成差别优势,并得到社会认可和赞同。这种优势就是高校图书馆的服务品牌。

发展图书馆网。有计划、科学地实施各图书馆间的联合开发、建设,在某一战略区域内迅速建立起图书馆馆与馆之间的信息互通有无的网络科学的连锁网络建设,首先对图书馆本身能在很大程度上降低成本,提高效率和信息能力,它一方面随着网络的建设,管理经验、工作流程等都会不断地成熟、完善,从而提高管理效率,降低管理成本,形成最佳管理曲线;另一方面随着规模的扩大,图书馆成本也随之降低,从而提高了管理的信息能力,为图书馆长期发展奠定了坚实的基础。对于读者来讲,随着图书馆信息网络的不断拓展,展现在读者面前的是一个朝气蓬勃、有进取心和颇具实力的图书馆,从而容易在读者心目中树立起良好的形象,形成越来越多的读者群。

(2)紧紧锁定自己的目标市场,并且根据自身的战略要求,在主动服务、定题服务等方面突出自己的优势

第一树立主动服务的观念

以树立主动服务的观念,首先要破除传统的以管理书刊为主的被动服务方式,代之以读者为主的主动服务方式。“以管理书刊为主”在图书馆工作中表现为停留在一般事务性工作上,等人上门是被动服务。而“以读者为主”是树立服务的主体是教学、科研人员的观念,以教学、研究人员的需要为出发点,一切为教学、研究人员着想,变被动服务为主动服务。图书馆通过各种途径为教育、科研人员提供有针对性的专题情报,使教学、研究人员从繁重的信息文献查找中解放出来,为教育科学的学科建设(包括总体及各个分支学科)提供相关理论、原则和方法的信息,为教育科学研究提供理论依据。

第二开展定题跟踪服务

定题跟踪服务是图书馆工作人员在了解科研课题需要的基础上,主动地、有选择地向研究人员提供专题情报资料服务图书馆应的着重进行专业信息资料的收集、整理和提取,使图书馆成为进行教学、研究活动的基础和情报的服务中心。

(3)图书馆文化理念的输出和图书馆软环境的建设

图书馆文化建设由内向外,把图书馆提倡什么、反对什么及积极的符合社会发展的道德规范的图书馆价值观念,在图书馆内弘扬提倡,也要以各种事例,人物等鲜明、生动的形式向外宣传,以取得读者群在深层次上与图书馆的共鸣,加强其对图书馆的认同感。用文化观念影响读者。

3 图书馆信息服务创新的几个方面

高校图书馆的宗旨是“服务”,只有站在“服务”的高度,构建“以人为本”的服务创新体系,才能最大限度地满足读者多样化、个性化的文献信息需求,才能充分发挥其在教学、科研以及学生综合素质教育方面的作用,才能赢得主动权,赢得进一步生存与发展的空间。

3.1 创建多样化的服务模式

高校图书馆信息服务发生许多新的变化,诸如在提供信息资源的多样化方面、在信息服务方式方面,以及在服务内容方面都比图书馆纯纸质时代有了极大的飞跃。这种高速迅猛的变化,必定使图书馆在发展趋势上有别于从前。

3.2 创建社会化服务

作为学校信息化和社会信息化重要基地的高校图书馆,不但要为本校教学科研提供服务,更要充分利用自身资源、人才和设备优势更好地为社会经济、发展和社会信息化提供服务,而网络环境为高校图书馆开展社会息服务提供了良好的条件。

3.3 创建特色化服务

特色化服务是高校图书馆提高信息服务竞争力的一个重要手段。目前,各高校图书馆都在积极努力地进行各种电子信息资源的开发和利用工作,并根据各自具有的优势,在网上充分挖掘所需特色信息的基础上,建立各种特色数据库,开展各种特色服务。

首先,创新不是否定传统,不要因为发展现代服务而放弃传统服务的好的方式、方法和手段。由于受经费和条件的限制,各地区发展的不平衡,各馆的优势条件不尽相同,故而采取的服务形式也应有所不同,应根据本馆的实际情况,找到适合自己、方便用户的服务方式。

其次,应提高馆员的综合素质,建设一支高水平的服务队伍。在服务创新的工作中,馆员除了要具有强烈的事业心和扎实的基本功外,还需要学习一些心理学、美学、艺术、礼仪等方面的知识,并应用到自己的工作中去,努力提高自身修养,向高层次、高技术人才和懂专业、善管理、善人意、善于沟通的复合型人才发展。同时,图书馆还应具有计算机和通信技术等方面的人才,以适应信息网络和数据库建设的迫切需要。

3.4 以积极的姿态投身于所处的当地社会环境

加强与当地政府、社会团体、公众和媒体的联系,协调并保持良好的关系,以树立起自身美好的社会形象,创造一个有利于图书馆发展的“软环境”,争取更多的对图书馆开拓有促进作用的外部资源,以牢固稳定住自己在社会中的位置。这些也会在更高的层面上增加图书馆的魅力。

如上所述,随着社会的发展、时代的进步,双因素理论会受到图书馆管理者越来越多的重视。但这里需要说明的一点是应该以动态的观念来审视双因素理论,影响图书馆内、外部因素在变化,读者的需求也在更新,这就需要我们不能墨守成规、一成不变地看待上述因素;我们终始要以读者的需求为导向,把握住自己的馆藏定位。科学地进行信息市场调查和分析,在不断变化发展的社会中,把握住图书馆管理中的激励、保健因素的平衡。

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2 门亚杰 ,李文玲 .浅议高校图书馆信息服务的创新机制,河北科技图苑[J].2005(1):79～80.

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4 丁小梅.超市理念对图书馆读者服务工作的启示[J].合肥工业大学学报(社科版),2004(1)