礼貌原则在国际商务英语信函中的应用

吉林司法警官职业学院 陆健

随着经济的发展，国际间的商务活动越来越频繁，商务信函作为国际贸易中重要的沟通手段之一，越来越受到人们的关注，商务信函在公司间合作，业务开展，企业间贸易发展起到至关重要的作用，众所周知，在我们日常的企业之间的贸易活动中应用礼貌用语十分重要，它能够营造一种尊重双方，寻求合作的氛围，给人轻松愉快的感觉，符合对方的心理需求。本文就商务英语信函中所体现的礼貌原则予以分析，以期对商务英语信函的写作提供帮助。

1 Leech的礼貌原则简述

美国语言学家Grice于1967年提出了著名的“合作原则”， 它包括四条准则，即：量的准则，质的准则，相关准则，方式准则。这是会话双方在交流中必须共同遵守的能使交流顺利进行的原则。许多学者对此研究后发现，该原则并不能涵盖所有的语言现象，于是，英国语言学家Leech于20世纪80年代在此基础上提出了“礼貌原则”。 礼貌原则意在指出，交际双方必须讲究礼貌，尽量“损己利人”，才有利于取得理想的交际效果。它包括了六条准则，即：

(1)策略准则(Tact Maxim)：减少表达有损于他人的观点。

(2)慷慨准则(Generosity Maxim)：减少表达利己的观点。

(3)赞誉准则(Approbation Maxim)：减少表达对他人的贬低。

(4)谦虚准则(Modesty Maxim)：减少对自己的赞誉。

(5)赞同准则(Agreement Maxim)：减少自己与别人在观点上的不一致。

(6)同情准则(Sympathy Maxim)：减少自己与他人在感情上的对立。”

2 商务英语信函文体特征

商务英语的语境因素十分重要，在一定程度上决定着商务英语信函独特的文体特征，商务英语信函文体格式较正式，目的性强，选词精准，讲求礼貌用语, 意思清晰, 行文简约。具体表现如下：

2.1 词汇使用特征

(1)用词正式且规范：商务信函是双方组织的公众礼仪性的活动交往，具有明确的经济目的，因此，在商务英语信函中经常实用书面词汇和正式的词汇，不会出现日常中的口语词汇。

(2)表意准确、专业性强特征：在商务英语信函中经常涉及一些单据、协议、合同等商务交易环节，因此，都会在保证不损毁对方利益的情况下进行表述，尽可能地要求使用词汇准确、专业，常见一些专业的术语，行话，专业缩略语。

(3)语言简练朴素、淡于修饰：商务信函的功能就是传递信息、为彼此提供洽谈业务，达成交易的媒介，目的性很清楚，因此在商务英语信函中不必追求词汇的华丽意境，这样的表述会带来诸多的麻烦，不适合当前高速发展的经济需求，使用语言要尽可能简练朴素的语言，让人能够一目了然，明白信函的主旨意图，大大提高了办事工作的时效性和效率。

(4)用词客气礼貌：虽然商务信函中不提倡语言丰富华美，但是在信函中礼貌原则一致是备受推崇的，礼貌原则体现着个体企业的一个形象，也体现着个人的自身的素质，因此， “ 用词礼貌客气”在商务英文信函中表现得非常突出。

2.2 商务英语信函中语法使用特征

(1)陈述句多，祈使句少：在商务活动中，彼此双方处于平等的地位，使用陈述句可以表述自己的良好的愿望，语气委婉平和，打造平和气氛，不能应用具有命令语气的祈使句。

(2)肯定句多,否定句少：同样道理为了维持礼仪和谐的一个沟通环境，因此，尽量避免使用否定语句。例如：

A.We cannot understand why you have had trouble with this matter.

B.We presume there must be some reasons for this matter.

(3)多用套语，复杂句式：商务英语信函属于正式文体，因此主要以书面语为主，所用句式体现着一系列的相互关联、因果关系，句式多为复杂句，结构严谨、条理清晰、逻辑性强，并且在长期的发展交际中，形成了固定的套用语言，并得到认可。

(4)运用虚拟语气发表意见：虚拟语气与陈述句、祈使句相比，语气显得更加委婉，特别是在要表达一些不好的消息的情况中，虚拟语气的应用可以有效的缓解危机，以达到良好的效果。例如：“Would you like to do…?”和“You should do…”两种表达方式。

3 礼貌原则在商务信函中的应用

礼貌原则解释了为何在交流中有的语言礼貌得体而有些反之，其忽视了在一定情景中可能决定礼貌程度的语境因素,因此在商务信函中，也需作具体分析：

(1)策略准则：策略准则在商务信函中出现的情况也依然较多，例如利用信函通知对方货款逾期这一问题上，为了能够顺利完成意愿，促使收件人及时支付尚未按双方协议规定的偿付款项，在写信函中就需要遵守策略准则，在信函开始首先表示对于彼此间往来的诚挚谢意，然后直接切入货款逾期这一问题，并预示后果，阐明写这封函电的意图是为了尽量避免和减少对方的损失，信函最后还要表达出要与收件人继续保持良好贸易来往的愿望，无不体现出写信人写作过程中策略的运用。“策略”是礼貌的根本,礼貌地使用语言就代表着策略地使用语言。无论是请别人办何种事情，都要讲究语用策略,表扬别人，邀请别人，表示异议等，这样才能够达成要表达的意图。

(2)策略与慷慨准则。用于发出指令和承诺，适用于询盘、交涉付款方式，以及付款条件商讨等。如：Should you desire, we would be pleased to send you catalogs together with export prices and estimated shipping costs for these items.(如若贵方需要，本单位乐意奉上目录及出口价格与预计运费。)“Should you desire, we would be pleased to…”是典型 “you-attitude”表达方式，着重淡化第一人称主观立场，使对方成为最大限度受益者。

(3)赞誉准则与谦虚准则。也即尽力缩小对他人的贬损，尽力夸大对他人的赞扬，在商讨合作意向与细节中常见。如：We were pleased to know from your letter of 25th October of your interest in our products and enclose the catalogue and pricelist asked for.Also enclosed you will find details of our conditions of sale and term of payment.(奉读10月25日来函，欣闻你方对我方产品有意。兹附上你方所需商品目录与价目表，并附我方售货条件与付款方式。)

(4)赞同准则。即双方应尽力缩小分歧，夸大一致。这一准则对于回复投诉批评类书信很有帮助。如： We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation, but not the amount you claimed, because we cannot see why the loss should be 50% more than the actual value of the goods.此处先表明了责任人愿意承担责任，接着指出索赔方所说金额不尽合理的做法，消除了谈判分歧，使得谈判目的能够顺利达到。

(5)同情准则。要求尽力缩小情感对立，夸大对他人的同情，多用于慰问书等。如：At any rate, we deeply regret to learn from you about this unfortunate incident and should it be necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.此例体现了同情准则，明确表达了对受损方的同情慰问与自身希望提供帮助的愿望。

4 结语

上述各例都反映了商务交往中的礼貌现象，同时也很好地体现了Leech的礼貌原则。Leech的礼貌原则不仅在理论上为语言学做出了巨大贡献，并且在实践上为商务信函的撰写做出有效指导，使人们能够重视礼貌原则的运用，更有效地促成国际商务往来，达到商业目的。

[1]Leech,G.N.Principles of Politeness.London and New York:Longman,1983.

[2]何自然,冉永平.语用学概论(修订本)[M].长沙:湖南教育出版社,2002.

[3]金立.合作与会话——合作原则及其应用研究[M].北京:中国社会科学出版社,2005.

[4]姜望琪.语用学——理论及应用[M].北京大学出版社,2000.