OneNote 2010在个人知识管理中的应用研究

☆ 侯琳琳 李玉斌

（辽宁师范大学，辽宁大连 116081）

随着计算机技术和网络技术的迅速发展，人类正全面进入信息社会和知识经济时代，“知识爆炸”已经成为不争的事实。要想解决“信息超载”的问题，提高工作效率，必须对个人的知识进行有效的管理，以适应社会飞速发展的需要，优化知识结构，进行知识更新，把积累的知识资源的效用最大化，实现知识增值和创新。OneNote 2010在这种情况下应运而生，为人们的个人知识管理提供了新的方式和方法。

一、个人知识管理概述

1.个人知识管理的概念

个人知识管理可以理解为在个人需要的基础上有目的和有意识地利用具备搜索、存储和交流等相应功能的知识管理工具，对知识进行获取、组织、交流、共享和创新的综合管理活动，从而整合与补充自己的信息资源，逐步建立与完善个人的知识体系，提高个人的适应性、生存能力和知识竞争能力。

2.个人知识管理的步骤

个人知识管理包括以下几个关键步骤：

其一，知识需求分析:现代社会是知识海洋，盲目地接纳知识费时费力，因此，个人应该根据自身工作学习的需要以及个人现有知识，有针对性地选择知识。

其二，知识获取：知识获取是个人根据自身的需要，利用知识获取工具选择、提取知识的过程。在这个过程中，应注意过滤不必要的冗余信息，快速对信息的相关性、有效性和真实性进行判断，丢弃无关信息。

其三，知识储存与组织：知识储存与组织是把个人获取到的知识进行分类，并按类存储。知识经过分类，就能充分地显示出其系统性。依照知识之间的统一性、交叉性和排他性合理组织获得的知识，使之序化，从而为今后知识的利用提供便利条件。

其四，知识表达与交流：知识的表达与交流是促进隐性知识与显性知识之间转换的必要过程，是获得灵感、进行知识创新所不可缺少的条件，也是验证知识与思想是否正确、合理的一个过程。

其五，知识共享：这是知识管理重要环节之一，是个人知识管理的必要前提，我们获取知识，进行知识的交流都是依托在知识共享的前提之下的。

其六，知识创新：知识创新是个人知识管理的最终目标，是在前人知识的基础上，通过自身总结、思考与实践，促使隐性知识化和编码化，发现知识新内涵和新作用的活动。

二、OneNote的主要功能与特点

OneNote2010是微软Office2010办公套件中自带的一个笔记本组件，它具有强大的文件管理功能和人性化的读写界面，功能远远超过了记笔记这一项，越来越被人们赋予个人知识管理的意义。

1.记录信息

记录信息内容形式丰富，文本、图形图像、表格、数学公式、音频（可现场录制）、视频（可现场录制）；在记录信息的过程中，OneNote提供很多有趣的功能。

其一，随心阅读和输入信息，可手写记录，批注；页面排版完全非线性，可随意放置页面元素的位置，就像在纸上一样，您可以从空白页的任意位置开始记录，而不拘泥于行或列，但与纸不同的是，如果需要可以将笔记随处移动。

其二，在应用程序之间无缝工作。采用停靠功能将OneNote置于屏幕一侧，便于在Web上搜索信息、审阅Word中的文档或制作PowerPoint幻灯片时，随时都可用于记笔记或撰写便签，如果您需要记住创意的来源，使用“链接笔记”功能可以跟踪信息的来源。

其三，屏幕截图。这是Office 2010套件中几乎每款软件增加的功能，可将截图直接插入到页面中，且自动链接信息来源；扫描转换图片上的文字，利用它可轻松复制图片上的或者平时不能直接复制的文字信息等，对于英文支持非常好，甚至复制出的文字还会保留原来的字体和大小，对于中文的识别率会差一点，不过也只需要少量修饰即可。

其四，在线会议记录。软件内部自带视频音频同步记录的功能，方便会议记录使用。OneNote与Office，特别是Outlook高度整合，可以将会议记录转成Email发给相关的同事，并且在录入时系统自动保存。

2.组织管理与搜集信息

其一，它的核心功能是分类体系。每个笔记本都是一组页面的容器，每个笔记本划分为几个分区，每个分区中有若干个页。我们都用过有不同彩色标签的纸质的笔记本，OneNote就是仿照这种笔记本的分类方式：最大的单位是笔记本，一个笔记本内可以有多个标签（OneNote中叫做分区），同类的标签还可以组合在一起形成分区组，每个分区中有若干个子页。通过这些分类体系，可使知识呈现树状结构，形成知识体系结构。同时它具有强大的标记功能，可以按重要程度为不同的信息做不同的标记。

其二，全文搜索功能，快速定位到自己的文件。以前最眼红EverNote的就是Tag功能，就像博客文章一样，能够给不同的笔记设定不同的关键字，方便管理与搜索。但现在我觉得良好的分类，加上OneNote强大的搜索完全可以胜出Tag的管理形式，尤其是当你安装了Windows桌面搜索之后，在OneNote中进行全范围搜索只是眨眼之间的事。不仅可以搜索文字信息，还能搜索图片上的文字信息，按标记搜索。

3.协作与共享信息

可以采用如下三种方式实现共享：电子邮件发送；发送到博客；共享文件夹，可以在局域网中、SharePoint中以及Internet上建立共享笔记本。在你编辑笔记的同时，你的同事可以在共享位置同时打开此笔记本进行编辑，默认情况下，当前用户编辑的内容正常显示，其他作者编辑的内容旁边将显示作者的姓名。

4.保护敏感信息

方便地为自己的个人隐私内容设置密码，以保护信息的安全性。

三、利用OneNote进行个人知识管理

1.知识的获取

个人知识的获取，其实是个人学习知识、积累经验的过程。个人知识的获取主要是知识的学习，通过学习可以帮助个人系统掌握一些显性知识，然后利用这些知识指导实践。

在OneNote中使用键盘、手写，屏幕截图或录音录像的功能，您可以快速捕获会议笔记、灵感触发笔记、创意和想法、讨论会录音、访谈录像、图示等等。通过与Web浏览器以及Office系统特别是Outlook的方便集成，您还可以收集来自网站的剪辑，收集电子邮件，与项目、客户、课程相关的各种材料，以及文件和图片等等，并且跟踪显示信息的来源，方便日后再次查看详细的信息。

2.知识的存储与组织

日常生活中我们所接触到的信息往往是杂乱无章的，这些杂乱无章的信息充斥在我们的头脑中，要么转瞬即逝，要么无法提取应用，使人往往产生“书到用时方恨少”的感慨，为了有效避免这一遗憾的发生，就需要我们养成勤于整理、勤于积累的好习惯。尤其是现代网络社会，每天我们都充斥在信息的海洋中，为了使这些大量信息为我所用就更需要做到及时的积累和梳理。

个人知识管理的途径很多，我们可以分门别类地把自己积累的知识存储在一系列的文件夹中，也可以利用软件技术进行个性化的管理。OneNote2010就是一种对知识进行分类管理的一种软件，OneNote通过笔记本、分区、页、子页四个等级来管理知识,使凌乱的知识形成错落有致的树状系统，对于个人的知识管理十分有效。

3.知识的共享

新时代更加崇尚个体之间的交流与协作，只有这样技能与知识才能得到最大程度的共享，个人和团体的创造力才能得到最大的发挥，复杂的问题才能得到解决。知识的共享与交流是个人知识获得的一个重要途径，通过与他人沟通，可以审视自己的观点、解答别人的问题、激发瞬间的灵感、创新个人知识。

OneNote 2010可通过发送电子邮件、发送到博客、共享笔记本等实现知识的共享和协作编辑。这可消除因信息单独存储在书面笔记、文件夹或用户个人计算机上而产生的不便，有助于用户更有效地协同工作。工作组可以轻松地共享信息、提高工作效率，并对项目、事件和目标进行更加有效地跟踪。与共享笔记本上的多个用户一起工作时，新内容将突出显示，突出显示使您可以清楚地看出自上次打开共享笔记本以来的新变化；版本控制功能提供了按日期和作者的版本历史记录，如果有人无意中删除或移动了内容，您可以随时查看修订记录和撤消更改；此外，处于联机状态时将自动合并和同步更改。对小组其他成员的注释和评论进行分析、总结，提取其中的精髓，弥补自身思维和知识的缺陷，不断加工和深化自己原有的知识结构，并激发产生新知识，即实现知识的利用和创造。还可与您的整个小组协作在共享笔记本中，即使未与网络连接，所有人也可同时进行编辑和查看。每次有人更新笔记本时，OneNote都可无缝合并发生的更改。共享笔记本是一种极好的协作方式，可以查看小组收集了哪些信息、哪些文件和笔记可用作源，甚至还可以查看小组未完成的拟办事项。

4.知识的利用

与其它同步或者异步交流工具相比较，OneNote的查找定位功能是它们无法企及的，它既可以使用复杂的语法结构作为搜索关键字，如对准确的词组或短句加上引号、使用AND、OR和NEAR运算符完成复杂的搜索，也可根据书写笔记的时间或页面的标题来搜索笔记，并且还可以针对搜索范围进行设定，所有工作区进行检索，并对选定的工作区进行检索。这样参与者在协作讨论的过程中，面对众多的讨论记录可以通过关键词或者时间定位自己想要了解的内容。OneNote会将搜索结果显示出来，便于参与者清晰地了解到这些内容都分布在工作区的什么位置，更快捷地帮助参与者熟悉、梳理讨论内容,以便于提出自己的看法。

[1]宫云凤,戴心来等.基于网络书签的个人知识管理研究[J].中小学电教,2010,(10).

[2]梁文鑫,张生.OneNote让网上协作讨论更有效[J].中国远程教育,2005,(12).

[3]管珏琪.基于Diigo平台实现研究生个人知识管理[J].软件导刊.教育技术,2009,(6).

[4]Jiahou’新浪博客.http://blog.sina.com.cn/s/articlelist＿1649275132＿0＿1.html.