礼貌原则在商务英语信函中的应用①

吉林农业大学外国语学院 刘爽

在世界经济一体化的今天，各国之间的商务活动往来越来越频繁。商务信函作为商务交往中不可或缺的重要的沟通媒介，它不仅具有传递信息的功能，同时，也是公司间建立合作关系、开展业务、达成贸易往来的重要手段，其撰写的得体与否对企业之间的贸易发展起着至关重要的作用。众所周知，礼貌用语在我们日常的人际交往中发挥着重要作用，同样在商务交往中礼貌策略的应用也显得尤为重要，它能营造一种尊重对方，寻求合作的气氛，能给人带来愉快的感觉，能够迎合对方的心理需求，使双方建立融洽的合作关系，无论生意能否谈成，一封礼貌有加、措辞得体的商务信函都能传递一种友好坦诚的信息，树立良好的商务形象，也能为今后的贸易往来打下坚实的基础。本文就语用学中利奇的礼貌原则对商务英语信函中所体现出来的礼貌现象进行分析，希望能为商务英语信函的写作和教学提供帮助。

1 关于礼貌的语用研究

礼貌作为人类文明标志的体现，人们日常交往的重要准则，也受到了语用学界的广泛关注，在众多的关于礼貌的研究中，要数利奇(Leech)的礼貌原则及布朗(Brown)和列文森(Levinson)的面子理论最为突出。英国语言学家Geoffrey Leech 等人提出的礼貌原则(politeness principle)，认为在所有的语言交际中，交际双方应尽量地表示礼貌(maximize the expression of polite beliefs) 和尽量减少不礼貌的表达方式(minimize the expression of impolite beliefs)。利奇将礼貌原则具体化为六条准则，即策略准则、慷慨准则、赞扬准则、谦虚准则、赞同准则和同情准则，在这六条准则中，策略准则是最根本的一条准则，也是应用最广、不可或缺的一条。与利奇的礼貌原则同样突出的是布朗和列文森所提出的礼貌策略，通常被称为面子保全论(Face-saving Theory，简称 FST)。他们认为，礼貌就是“典型人”(Model Person，简称MP)为满足面子需求所采取的各种理性行为。面子按交际双方不同的要求分为积极面子(positive face)和消极面子(negative face)。积极面子是指希望得到别人的赞同和喜爱。消极面子是指不希望别人强加于自己，自己的行为不受别人的干涉、阻碍。布朗和列文森认为，有些言语行为本身便具有威胁面子的性质，他们将这些行为称为威胁面子行为(face-threatening acts，简称FTAs)。既然存在这样的威胁面子的行为，他们认为每一个典型人都会寻求一定的方式去避免这些面子威胁行为，或采取某些策略去减轻言语行为的威胁程度。进而他们提出了五种补救策略：(1)不使用补救策略、赤裸裸地公开施行面子威胁行为(bald on record without redressive actions)；(2)积极礼貌策略(positive politeness)；(3)消极礼貌策略(negative politeness)； (4)非公开地施行面子威胁行为(off-record)；(5)不施行威胁面子行为(not doing the FTAs)。交际双方为成功地达到交际目的，彼此不断地估价丢面子的危险性，并根据可能造成的侵害对方面子的危险性的大小选择适当的礼貌策略。布朗和列文森的面子保全论将礼貌的研究推向了另一个高度。此外，中国学者顾曰国、何兆熊、何自然、刘润清、徐盛桓等也对礼貌进行了相关的研究，并取得了一定的成果。

2 礼貌原则在英语商务信函中的应用

2.1 策略准则(Tact Maxim)

用于指令和承诺，意欲使他人受损最小，受益最大。在商务英语信函中，应采取尊重对方，以对方为重的态度。尊重对方是以对方为出发点，尊重对方的愿望、利益，切实满足对方的需求。在商务英语信函中，人称代词的使用便可以体现出这一点。You 和your经常用于商务信函当中，传达具有积极含义的信息，以此来体现以他人为重的态度，即我们经常提到的you-attitude.。如下面的例句当中，充分表现了对对方的重视和尊重：

例1：Your order is being dealt with and will be sent without further delay.

但是you-attitude并不代表在任何场合下都要以you或your来代替I, we 或our。我们所说的you-attitude它所代表的是以他人为重，真正设身处地的为他人着想的态度。因此，在不同种类的信函中我们就要采用不同的人称代词。在传递消极信息的信函中，就要避免过多的使用you和your,因为本身这类信函所传递的信息是有损于对方利益的，这种情况下，如果再一味地使用you和your，那么势必将对方受损的程度扩大，使对方直接受到伤害，这时我们就要采取委婉间接地方式来传递信息，如：

例2：Your delay in delivery has caused problems on both our customer and us.

在例2中，Your delay的使用将对方至于直接被谴责的地位，损害了对方的面子。

2.2 慷慨准则(Generosity Maxim)

用于指令和承诺，意欲使自身受惠最小，使自身受损最大。比如在回复投诉、索赔类的信函中，由于己方过失所造成的对方的损失，自身应当承担相应的责任，态度上应积极诚恳，语气上应缓和礼貌，真诚地表达歉意。在词汇的选择上，应尽量选择积极词汇；在语气的选择上应使用陈述语气；在句型的运用上也应多采用肯定句，使对方感觉到你是在积极地面对和问题。越是以这种方式来表达自身的过失，越是损害或威胁自身的面子，使自身受损越大，可是却能使对方受益，充分体现了慷慨准则。如下面的句子：

例3：We are confident that we can restore your engine to excellent working condition, and we would be happy to answer anymaintenance questions you may have.

在例3中，使用了如con fi dent，excellent, happy to answer等积极词汇，陈述语气及肯定句的选用向对方传达了积极处理问题的态度，承诺向客户保证最优的服务和产品最优的质量，充分体现了慷慨准则。

2.3 赞扬准则(Approbation Maxim)

用于表述类的言语行为中，意欲减少对他人的贬损，夸大对他人的赞扬。无论在何种信函中，真诚的赞扬都会让对方感觉良好。即使在普通的建立关系的合作类信函中，恰当地使用赞扬准则都会收到事半功倍的效果，在信函中我们具体可以多使用积极词汇、肯定句，采取积极肯定的语气等。

例4：We appreciate the exceptional quality of your production and the way in which you have handled our enquiry.

在例4中，采用了积极肯定的语气，句式上使用了肯定句，并主要应用了积极词汇，给收信人传达了一种积极赞美的态度，使对方首先会在情感上接受。

2.4 谦虚准则(Modesty Maxim)

用于表述类的言语行为中，意欲减少对自身的赞扬，夸大对自身的贬损，在多数文化中，谦逊都不失为一种美德，谦虚待人会让对方感受到尊重和礼貌有加。交易的双方在地位上是平等的，即使有的公司要在规模上更大一些，都要表现出谦虚的态度，尊重贸易伙伴，谦虚准则具体体现在商务英语信函中可以表现为使用情态动词过去式、虚拟语气、条件句式等。情态动词过去式能使语气缓和，表现出对对方的尊重，而降低自身的身份，以一种谦虚的姿态来处理事务，更容易使对方接受。如下面的例句：

例5：We would be very grateful if you could send us one as soon as possible.

例5集情态动词、虚拟语气、条件句等于一身，充分表现了自身谦虚礼貌的态度。同时，疑问句式通过询问别人的能力或意愿来表达一种请求或一个命令，在表达方式上比陈述句式更间接，语气上更加委婉更能突显礼貌。如

例6：May we expect your check soon, and an inquiry regarding our new product?

2.5 一致准则(Agreement Maxim)

用于表达，意欲缩小自身和他人之间的分歧，尽力夸大自身和他人的一致。贸易往来归根结底在于双方能够达到共赢，为了达到这样的目的，交际双方必须要寻求双方的一致，致力减少双方的分歧。在建立贸易关系，传递好消息类的信函中，写信人只要注意在语气上积极肯定，多使用积极肯定的词语，便不难寻求双方的一致，但在一系列索赔类或拒绝类的信函中，便要注意如何在这种冲突的关系中寻求一致了。首先，我们要注意到，不要假定一定是对方的责任，这样会在一开始就将双方置于一种对立的关系；其次，要尽量避免强硬无礼的措辞，这样对达到自身的目的并无太多好处，相反却会增加对方的反感。在信函的写作中，我们应多使用一些委婉间接的表达方式，如模糊语、被动语态、复合句等。如下面的例句：

例7：Our reminders about your past due balance have gone unanswered.Since you have always paid promptly, we must assume that some unusual circumstance has prevented a reply.How may we assist you?

例7中always, promptly以及unusual circumstance这些模糊语的使用大大降低了写信人强硬的态度，而是充分站在对方的角度考虑问题，减小了与对方的分歧。

例8.：I should like to remind you that we have already paid for these cabinets.We really must insist, therefore, that you deliver them immediately or refund our money.

在例8中，写信人将有损于收信人面子的信息放在了从句当中，而不是用简单句直接将此信息传达出来，这样可以弱化不利信息对于收信人面子的伤害。

例9：It seems that the machine was not packed properly or tested before dispatch.

在例9中消极信息没有以主动语态出现，将双方的分歧减至最小。

2.6 同情准则

用于表达和断言类，意欲缩小自身对他人的反感，尽力夸大自身对他人的同情。在投诉、索赔等类型的信函中，写信人往往由于自身受到了损失而心中充满怨气，进而有可能表现在信函的写作中。即便是对方确实有错误，也不能在态度上表现出厌恶反感，而应该表现出同情，同情对方展示了自身具有人情味的一面，也更突显了礼貌。同理在回复索赔和投诉类的信函中，写信人也应该考虑到对对方的难处及所受的损失，并给予同情。同情准则与一致准则相类似，在英语商务信函中具体表现为使用模糊语、情态动词、虚拟语气、复合句、疑问句等。下面我们以例7说明：

在这段话中，作者使用了模糊语、情态动词、复合句、疑问句来传达了消极的信息，虽然信息的内容对收信人来说是不利的，但是由于写信人采取了以上的写作方法，使行文的语气和态度都比较缓和，并在结尾充分的体现了对于收信人的同情，向对方传达了礼貌的态度。

通过以上分析我们可以看出，不同的准则在商务信函中的具体应用是相通的，没有严格的界限，合理有效地利用这六条准则将会使英语商务信函变得更加礼貌得体。

3 结语

众所周知，英语商务信函在贸易往来中发挥着举足轻重的作用，因此如何撰写一封礼貌得体的商务信函就显得尤为重要，本文主要分析了礼貌原则在英语商务信函中的应用，希望能对英语商务信函写作和教学提供一定的启示和帮助。

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