提高人事档案利用率，切实为事业单位人力资源管理服务

王强波

（云南交通职业技术学院，云南 昆明 650101）

人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，人事档案作为个人的真实履历的反映，在人力资源的配置、培养、培训、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。然而，长期以来，事业单位人事档案在人力资源管理和人才开发中的作用并没有得到应有的重视，大多数单位“重藏轻用”，尤其在经济社会迅速发展的今天，人才流动频繁，人事档案管理也受到了新时期现实社会需求的强烈冲击。笔者试从提高人事档案利用率，发挥其在事业单位人力资源管理中的服务作用进行了粗浅的探讨。

1 人事档案在事业单位人力资源管理中的作用及现状

事业单位人事分配制度的改革，进一步打破了用人制度上的“终身制”和“平均主义”，初步树立了人才能进能出、能上能下、按岗取酬的机制，它对传统的人事管理提出了新的挑战，迫切要求从以监督和控制为主的人事管理模式向以激励为主的人力资源管理模式转变。人力资源管理，就是对人力资源进行有效开发、合理配置、充分利用和科学管理的制度、法令、程序和方法的总和。它贯穿于人力资源的整个运动过程，包括人力资源的预测与规划，工作分析与设计，人力资源的维护与成本核算，人员的甄选录用、合理配置使用和考核绩效支付报酬等，还包括对人员的智力开发、教育培训、调动人的工作积极性、提高人的科学文化素质和思想道德觉悟等。

在知识经济时代，适应新经济对单位各项事业发展的要求，人力资源管理正发生一些新的变化。新经济时代将是一个人才为主导的时代，过去人才追逐资本的现象将被资本追逐人才的现象所取代。素质越高、越稀少和热门的人才将获得越多的工作机会和更高的报酬。知识型员工成为单位人力资源管理关注的重点，知识的创造、传递、应用和增值成为人力资源管理的主要内容。在不断变化的、全球性的、需要科学技术的发展背景下，寻找和留住优秀人才是事业成功的关键，是单位具有竞争力的根本。对员工素质与能力的要求越来越高，有足够知识、技能、视野、经验和创新能力的人才成为各单位的“抢手货”，吸引、培养和留住人才是事业单位人力资源管理的重点工作之一。

在事业单位人力资源管理及人才开发工作中，人事档案占有重要位置。事业单位组织人事部门管理的人事档案包括干部档案、工人档案、离退休人员档案、死亡人员档案等，是记录和反映职工个人经历、德才水平、业务能力和工作业绩的原始记录，是事业单位专业技术业务、党政管理、科研、职称评定、考核任用干部等的重要依据，是单位重要的信息资料库。人事档案是人才信息的重要载体，真实全面地记载着单位的人员信息，为人力资源的开发和配置提供了重要的参考作用，是合理识人、选人、用人的重要基础。完善人事档案管理，以实现对人力资源的最优开发和利用，对事业单位的改革和发展具有重要价值。

但在现实社会中，由于人事档案管理存在诸多问题，档案利用率低，导致人事档案在事业单位人力资源管理中的作用未能充分发挥出来。主要表现在：一是现行人事档案管理制度不健全，很多单位人事档案管理混乱，不能适应新经济时代人力资源管理的需要。随着社会的发展，人才流动频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，很多人把档案丢在原单位或转到人才中心后一去不返，“弃档”、“废档”、“死档”不断增加。有的单位和学校在转递过程中把毕业生档案弄丢，给人员招聘、录用及有关部门调用档案带来了极大麻烦。二是人事档案管理人员少，综合素质偏低。很多事业单位是兼职档案管理员，专职管理人员少，没有经过专业学习和培训，业务水平低，不掌握信息技术，不能适应新形势需要。三是管理手段落后，信息化建设程度低。很多单位对人事档案不重视，投入少，缺乏现代化管理手段，没有建立科学的人力资源信息系统。四是人事档案收集内容单一且不及时，档案服务意识差，服务水平低。很多反映人员业务能力、德才表现的材料未能收集归档，影响了档案的使用价值。一些档案管理员对档案的开发、利用、服务认识不到位，管理和服务水平较低。档案管理中的这些现状，严重影响了人事档案的利用效率，制约了人事档案事业单位人力资源管理重要作用的发挥。

2 进一步提高人事档案利用率，切实为事业单位人力资源管理服务

人事档案管理的重要性随着改革开放的不断深入、经济社会的全面发展和人力资源管理的需要，越来越显现出来，已延伸到事业单位甚至社会生活的各个方面。人事档案管理与人力资源建设形成的因果、依存和互动关系不可分割，切实做好人事档案管理工作，提高档案利用率，对于进一步深化事业单位人事分配制度改革，加强人才队伍建设和推动事业全面发展具有重要意义。

2.1 建立健全人事档案管理制度，加强硬件建设

随着社会的发展、人事分配制度改革的深化以及全员聘用制的实施，事业单位的人事、劳动关系发生了新的变化，人力资源及人事档案管理也随之变化，建立健全适应新形势要求的人事档案管理制度势在必行。事业单位要进一步建章立制，提高人事档案管理的制度化建设水平，要进一步完善人事档案管理工作八项制度，明确人事档案材料的归档范围和归档要求，完善定期移交、索要、检查核对、补充和随时送交等收集归档制度。单位各下属部门应配备兼职档案员，负责收集、移交本部门的人事档案材料，使新材料能及时入卷归档。要实现人事档案工作二级管理，减轻档案管理人员的压力。单位各部门要各负其责，协调配合，共同抓好人事档案规范化管理。

人事档案管理部门要积极争取单位的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进的计算机管理设备等。

2.2 调整和丰富人事档案内容，提高利用价值

在档案内容上，除了按《干部档案工作条例》规定收集整理的10类内容档案材料外，还要根据事业单位人力资源管理的新发展，更新人事档案内容，突出个性特点，调整思路，从人出发，根据实际不断丰富人事档案信息的内容，注重收集反映人才性格特征、政治思想素质、专业特长、知识结构、能力个性、教学水平、科研成果、人际关系、廉洁情况、心理素质等方面的记载材料和数据。具体如反映职工个人素质和业绩变化的各种培训、访学、留学、访问研究、学历提高的证书和证明材料，反映职工业务能力的专业经历、社会实践、项目经验等材料，反映职工与单位之间人事劳动关系变动的各种聘用合同、劳动合同、合作协议以及解聘、辞退、岗位变动等相关材料，反映教职工依法享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的材料等，都应及时收集归档。

2.3 提高人事档案管理人员的整体素质

进一步加强人事档案人员队伍的思想建设和业务建设，要选拔有较高的政治素质、严格的组织纪律性和良好的职业道德的人员担任人事档案管理员，还要掌握现代化的管理方法和先进的科学技术。要通过在职学习、培训等多种渠道有目的的对人事档案人员进行业务培训，加强现代档案管理理论的教育，拓宽档案管理人员的知识领域，除了档案管理专业技能，还要具备综合性的多学科基础知识，包括历史学、人事科学、管理学、情报学知识等。要大力加强计算机应用技术的学习和培训，提高其整体素质和工作能力，为人事档案管理打下扎实的基础。

2.4 掌握现代化管理手段，加强人事档案的信息化建设

随着人才流动的增加，人事档案信息的复杂性逐步提高。人事档案管理人员要与时俱进，开拓创新，不断学习和掌握现代档案管理知识及新的管理技术。要加大投入，开发人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式，并存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为单位人力资源管理决策提供有力的信息支持。还要对人事档案管理实行动态化管理和维护，建立区域网络，实现资源共享，通过现代化手段建立人力资源信息的收集、优化、反馈和监控系统。

2.5 强化人事档案的服务功能，提高利用率

事业单位应根据社会发展对人力资源管理的新要求，把人事档案工作重点转移到服务上来，摒弃旧观念，深入开发人事档案信息资源，变“死”档案为“活”信息，真正为人力资源管理服务。档案管理部门要适应用人机制的要求，重视人才的发展，体现档案服务于人的宗旨，增强服务意识，拓展人事档案的利用和服务渠道，开发服务功能，主动适应人才开发工作，变被动服务为主动服务。要面向服务对象，提供个性化的服务，重视研究人事档案用户的多方面需求，并据此对所采集的信息资料进行分析、综合、归纳与创新等，从中提炼出与服务对象个体、与社会政治经济密切相关的人事档案信息，并保证信息的准确性、及时性、发展性和功能性，真正做到为服务对象、为社会经济发展服务。事业单位还要加强与各级人才服务机构及社会其他部门之间的联系、交流和沟通，认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法，采用网络化的管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息形成开放式的交流模式，从而更好地为人才资源的开发和交流服务。

人事档案管理是事业单位人力资源管理不可或缺的一项基础性工作，也是衡量单位综合管理水平的标志之一。事业单位必须适应新形势的需要，立足于人事档案信息资源的开发和利用，实现人事档案管理的信息化、网络化，充分挖掘人事档案的功能，使之真正为单位人力资源管理和人才开发服务，切实促进事业单位的改革与发展。

1 胡映君.高校人事档案管理发展去向探讨[J].兰台世界（下半月），2010（12）

2 黄桂兰.浅析人力资源中人事档案管理[J].工会博览：理论研究，2010（10）

3 李秀荣.关于四平市事业单位人事档案管理的问题与对策研究[J].西部大开发（中旬刊），2010（6）