关于高校家庭档案建设的思考

谢 鹏

（重庆交通大学档案馆 重庆 400074）

高校家庭档案是家庭及其成员在社会活动和家庭生活中形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。家庭档案的兴起,是生产力发展和家庭生活水平提高的必然结果，这是对传统档案工作格局和体系的补充和延伸。

1.高校家庭档案建设的意义

高校家庭档案是重要的社会财富，对家庭和社会都能发挥重要的作用。一是价值性高，高校的教授、专家在社会活动和家庭生活中形成的许多材料还主要保存在自己家中，因此，高校家庭档案可谓是知识和艺术的宝库；二是实用性强，一方面它能为家庭活动提供利用，另一方面能为学校的文化教育、科学研究和历史研究等提供服务，能创造社会效益和经济效益；三是资源性好，高校家庭档案从一个侧面反映了时代的变迁、社会的发展，是国家档案资源的补充，特别是在家庭计算机普及化的条件下，利用家庭档案管理软件可以很好的管理、保存高校教职员工的家庭档案，是高校档案馆社会征集的丰富源泉；四是宣传性广，建立并不断完善高校家庭档案，广泛的宣传了《档案法》，增强了档案意识，档案工作将会深入到千千万万个高校家庭。正如湖北大学档案系教授覃兆刿指出的：“家庭档案能够激活档案工作机制，是实现档案事业现代化转型的希望工程，家庭档案是让现代档案观念深入人心的切入点。只有将社会档案观念渗透到社会最基本的组织细胞—家庭当中，才能带来档案事业的真正春天。”[1]

2.构建高校家庭档案的体系结构

高校家庭档案建设的重点是构建体系结构，根据高校家庭档案的形成规律、内容和特点，对高校家庭档案实体分类、编号、检索进行规范化建设。

2.1 高校家庭档案类目设置

高校家庭档案类目设置要具有稳定性，类目排列、档号结构的确定要符合逻辑原则，按照从总到分，做到同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。在类目名称、档号模式、标示符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。

高校家庭档案是一个有机的整体，由若干不同类型的材料组合而成。根据高校家庭档案的形成规律和特点，可将其分为三大类：一是教职员工个人类；二是家庭生活类；三是声像类。

2.1.1 教职员工个人档案类目设置

①综合类：主要包括简历、信件、身份证、毕业证、职称证、党（团）证、教师证、护照、专利证书以及各种聘书等；

②教学类：主要包括教学笔记、教案、自编教材、教学工作总结等；

③科研类：主要包括科研项目材料、学术论文底稿、公开发表文章的刊物、专著等；

④管理类：主要包括讲稿、记事本、会议资料、年度考核和履职考核材料等；

⑤资源类：主要包括读书卡片、图书资料、学术期刊资料、书报剪辑（复印）资料等；

⑥学术交流、进修类：主要包括学术会议的通知和邀请函、会议资料；国内外的进修、考察、培训材料等；

⑦职称类：主要包括历次职称申报材料、评审的文件等；

⑧表彰类：主要包括在教学、科研、管理工作中获得的表彰奖励和荣誉称号的材料等。

2.1.2 家庭组织档案类目设置

①家庭历史类：主要包括家谱族书、家史、自传、回忆录、家庭活动的重要记事、收养继承的文书、遗嘱等；

②家庭教育类：主要包括子女的出生证、独子证、成长记录册、学习成绩单、不同时期的优秀作业、获奖证书等；

③家庭证书类：主要包括房地产证、户口薄、结婚证、家庭的获奖证书等；

④家庭财务类：主要包括家庭收（支）账本记录、银行存折（卡）、财务凭证、财产公证书和协议书、合同和契约文书、股票和期货类投资交易证（卡）等；

⑤家庭设备类：主要包括购置各种大小家用电器的保修单和使用说明书。购置大件物品的装箱单、随机光盘、配件等材料、历次维修记录原始单据等；

⑥家庭健康类：主要包括家庭成员的医保证（卡）、病历本、历次住院的病历资料、历次体检资料、疫苗接种和药物过敏记录等；

⑦家庭收藏类：主要包括藏书、古玩、字画、集邮册等；

⑧家庭旅游类：主要包括景点门票、导游图、旅行线路图、游览日记等等。

2.1.3 声像档案类目设置

声像档案主要包括反映家庭及成员在社会活动和家庭生活的以照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等为载体的声像材料。按不同载体材料进行分类，分为照片类、录音带类、录像带类、光盘类、磁盘类等。

2.2 高校家庭档案的档号编制

档号是存取档案的代号，排架的依据，反映的是高校家庭档案的分类体系和物理位置。档号的编制必须符合唯一性的原则。档号的标示：采用汉字和阿拉伯数字相结合的混合号码编制，中间用“—”连接。高校家庭档案的档号可分为教职员工个人类、家庭组织类、声像类三种类型。教职员工个人类档号由姓名、年度号、分类号、件号（年度号由4位阿拉伯数字组成，分类号由类目组成、件号按顺序编号）组成，格式为：姓名+年度+分类号+件号。如：张民的2009年科研类项目申请书，可标示为：张民—2009—科研—3。家庭组织类档号由年度、分类号、件号组成。格式为：年度+分类号+件号。如：2009年的集邮册，可标示为：2009—家庭收藏—6。声像类档号由年度、分类号、保管单位号（以“册”为单位）组成。格式为：年度+声像档案分类号+保管单位号。如：2009年参加XXX科技项目照片册，可标示为：2009—照片—23。

3.高校家庭档案的整理、装盒、排列及保管

3.1 高校家庭档案材料的整理

教职员工个人材料、家庭生活材料和声像材料的整理。建档材料按“一事一归”方法归类，事情办理完毕后即可建档。材料整理以“件或册”为单位、以人为主线、以问题为中心，按材料产生的时间排序，每个类目的材料在一个年度内编一个大流水号，重要的声像材料要做说明（书写题名、时间、地点、人物等），与其它载体档案是同一事件的要同时注明参照号。

利用高校家庭档案管理软件对以上三类建档材料进行著录后，形成卷内目录。电子文档直接输入家庭档案管理软件数据库，纸质材料通过扫描或翻拍处理后输入家庭档案管理软件数据库。

3.2 高校家庭档案的装盒、排列及保管

家庭档案材料装盒时（为节约装具，可多个年度归档材料装在一盒里），要同时装入此盒的卷内目录和备考表。然后填写档案盒脊背，内容包括：年度、分类号、姓名、起止件号、盒号。从维护家庭档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限，按年度横向排列。同时，要注意防水、防火、防磁、防尘、防霉、防虫、防晒，妥善保管。

4.高校档案部门对家庭档案建设的对策

家庭档案是档案大家族的重要门类，是社会档案资源的重要组成部分，具有档案的基本属性，因而家庭建档与档案部门有着密切关系，开展家庭档案建设工作对于档案部门既是一个新领域，又是一个新机遇。高校档案部门要围绕实现“两个转变”，建立“两个体系”，倡导、指导高校家庭档案建设，并将其作为档案部门当前的一项重要任务来抓，做好高校家庭档案建设工作是高校档案部门的历史责任，[2]这种利国利民的活动，是档案工作服务民生的最好体现。

4.1 开展高校家庭档案建设的有利条件

高校是知识分子聚集的地方，多数家庭中都具有电脑、数码照相机、扫描仪、数码摄像机等家电设备，并能熟练使用，为家庭档案建设提供了物质基础；教职员工从事教学、科研、管理工作和家庭生活，形成了教案、科研项目材料、管理笔记，以及家庭生活的教育、财务、收藏等文字、声像、图表材料，为家庭档案建设提供了建档材料基础；教职员工具有较高的文化水平，易于接受家庭档案知识并认识其重要意义，有利于家庭档案建档的开展，是家庭档案建设的群众基础。这些是开展高校家庭档案建设工作的有利条件。

4.2 高校家庭档案建设具体措施

高校档案部门组织家庭建档工作可归纳为“建、宣、供、帮、密、比”六个字，建：建立制度和规范，如家庭档案的收集、整理、保管规范、家庭档案实体分类体系、代管制度、捐赠制度等；宣：利用网络视频、图片展、小册等多种方式广泛宣传家庭建档的意义和方法，使广大教职员工知道为什么这样做，怎样做；供：开发提供高校家庭档案管理的软件，简单易用，对项目可以进行设置和修改，能适应家庭对纸质档案、电子文件、声像档案管理的需要，方便高校家庭档案的建档；学：对教职员工以家庭为单位进行集体培训；帮：举办巡回辅导，手把手的帮教，进行讲解和操作示范；密：由于家庭档案的私有性，在帮助建立家庭档案的过程中，必须注重保密、取得教职员工家庭的信任；比：知识竞赛和检查评比、树立典型相结合。

高校档案部门要将档案工作服务民生的精神贯彻到具体的工作中去，开展家庭建档活动是极佳的切入点。家庭建档是社会生产力高速发展基础上产生的先进文化现象，是社会文明进步的标志，随着我国物质文明、政治文明和精神文明的不断发展，家庭档案的内容和形式将日臻丰富和完善，让家庭档案承载的文化、历史、学术的活力竞相迸发，将使“档案”在社会的发展中发挥越来越大的作用。

[1]沙菲.我国家庭建档若干问题的思考 [J].档案管理，2009（1）:41—42.

[2]同1.