档案信息资源利用工作的问题与思考

姜春霞 杨桐辉

(双城市委党校；双城市档案局 黑龙江 双城 150100)

一、档案利用工作的现状

档案利用工作就是需要采取各种方式和手段，向利用者介绍档案馆藏，提供利用和咨询服务，使档案的作用能及时、充分地发挥出来。随着社会的迅速发展，一方面，档案利用需求呈现出无限性、层次性、多样性等特点，档案利用工作呈现良好的发展态势，公众利用档案的兴趣与日俱增，档案利用存在极大的需求市场。高科技手段拓展了档案的利用范围，档案机构致力于为档案利用者提供更便捷的服务，对档案利用的要求也日益提高；另一方面，档案工作的发展并不均衡，利用的档案只占馆藏档案极少一部分，应该说大多数档案部门在有效开展档案利用工作方面存在着很多问题。如何制定整体发展策略，明确自身定位，提高社会认知水平，完善法律法规体系，吸纳先进的管理理念和手段以及提高综合效益，是今后做好档案利用工作应重点考虑问题。

二、档案利用工作存在的问题

(一)馆藏结构单一，无法满足需求。档案馆的馆藏结构是否科学、合理，充分反映出一个地区档案工作的现状和发展水平，也直接影响档案馆档案利用的有效性。说档案是社会记忆、历史记录，但实际上档案馆馆藏存在着四多四少的问题:政治活动档案资料多，文书档案资料多，一般档案资料多，重复档案资料多:专门档案资料和科技档案资料少，特色档案资料少，其他载体档案资料少，有查考价值的档案资料少:一方面，档案利用者找不到自己所需档案，另一方面档案馆又面临库房压力。利用者需要的多是关系群众切身利益的政策性文件、科技信息、技术动态以及相关民生档案，而这恰恰是档案馆缺乏的信息资源，这就必然造成利用上的失调。

(二)档案馆“重藏轻用”，开放力度不够。我国的机关档案提供利用与日益提速的政务信息公开工作存在明显的“脱节”现象。根据有关政府信息公开的文件规定，政府信息包括政府机关掌握的与经济、社会管理和公共服务相关的各种信息材料，其中包括政府机关产生并归档保存的政府机关文件和拥有的有关信息材料。然而，目前大部分政府机关还没有将归档保存的文件——政务信息作为机关政务信息公开的范畴，而是仍然按照传统的做法，仅对机关内部提供利用。同时，已公开的档案存在一定的滞后性，对于档案利用者的意义不大，无法真正的为档案利用者提供服务。

(三)档案观念陈旧，社会公众对档案工作认识模糊。在公众的印象中档案工作一直扮演着单纯的保管员的社会角色，对档案馆到底有什么档案，有何作用，怎样去查还是一知半解，档案意识根本没有深入人心。同时，档案的宣传力度不够，形式单一，没有广泛的、多渠道的宣传档案工作，使全社会了解档案，这就必然造成公众不会在需要信息时想到利用档案来寻求帮助。

三、完善档案利用工作的对策

档案馆档案信息资源开发利用的程度如何，是其服务质量、服务能力与服务水平的直接体现，更是其整体工作水平高低的直接反映。

(一)拓展渠道，丰富并改善档案信息、资源结构。丰富和优化馆藏是档案馆建设的根本，也是开发利用档案信息的基础，是满足社会各方面利用的前提条件。随着档案利用者对档案信息内容涉及面越来越宽泛，档案载体形式也越来越多样化，档案馆藏结构必然越为复杂，档案涉及面、完整性的要求也越来越高。所以一方面要注意档案的收集，要通过多渠道、多方面进行档案的征集，在内容和形式上向多元化发展，以丰富馆藏；另一方面要处理好各种档案的保存，营造适合各种馆藏档案的良好环境，为档案的利用工作打好稳固的基础，为公众更好的提供利用。

(二)加强宣传，引导公众利用档案信息资源。在“酒香不怕巷子深”已成历史的时代，宣传已经成为一个重要工具。档案工作目前仍存在着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。那么，作为档案馆，就应该加强宣传，引导人们正确利用档案。一是提高社会公众档案意识。利用宣传展牌、宣传专栏、宣传室用文字、图片、音像资料等形式向档案利用者介绍馆藏档案概况、档案利用成果等，扩大档案利用的普及面，使利用者能够较一致地对档案利用有一个理性的认识，在需要信息时想到利用档案，在利用时能够得到满意的服务，在搜索信息时快捷方便，让利用者对档案利用产生一种信赖感，不断塑造档案利用的新形象。档案利用社会效益的提高，必然进一步推动档案利用的社会化、大众化进程，促进档案信息资源的开发与利用。二是转变档案工作的角色。利用报刊、电视、广播等宣传媒体宣传档案的产生与发展、档案利用等基本知识；积极配合重要纪念日、重大历史事件和重大社会活动，利用档案信息资源广泛开展爱国主义，集体主义、社会主义教育展览，指导人民群众正确认识社会发展规律和国家前途命运，提高全社会的道德水平，弘扬民族精神，增强民族凝聚力，使其真正成为文化教育基地。三是要积极向有关领导同志宣传档案工作的重要作用，使各级领导了解、关心、重视、支持档案利用工作，从人力、物力、财力上支持档案管理工作。

(三)重新定位，为利用者提供优质高效服务。不断提高为档案经济和社会发展服务的主动性和自觉性，不断增强宗旨意识和服务意识。尽可能多地为利用者提供优质服务。在服务方式上，要采取电括预约、来馆查询、档案借阅、接待服务，复制服务、咨询服务、延长时间等多种服务方式；在服务态度上，尽量简化服务手续，改进服务态度，提高服务质量，尽最大努力满足各方面利用者和需求；在服务手段上，采取手工检索与现代化检索并举，既运用传统的手工检索方法，又运用现代化的计算机检索方法，积极为利用者服务。采取这样多渠道、多方式、多手段的服务方法，必将充分发挥档案在国民经济和社会发展中的重要作用。除此之外把已公开现行文件利用工作做深、做细，做实，努力打造党和政府联系人民群众的新平台。要坚持务实为民，不断拓宽已公开现行文件利用工作的深度和广度，使普通老百姓查阅已公开现行文件越来越方便，真正把党和政府的关怀送到人民群众的心坎里。要通过开展已公开现行文件利用工作，帮助人民群众更好地了解党和政府的各项方针政策，维护广大人民群众的知情权，进而激发他们的积极性和创造性，发挥社会公众的积极作用。

随着社会的发展，时代的进步，人们已进入了信息时代，档案利用工作的重要性正日益显现出来，档案工作重心已从“档案保管”转入到“档案利用”上来，档案利用作为档案工作的最终目的，其重要性正在得到进一步强化。档案部门应利用现代新的管理理念、方法和技术，更好的完善档案利用的服务工作，从而提高档案的利用率，真正发挥档案的社会效益。