整合档案信息资源 创新档案服务机制

樊继红

（富裕县低保中心黑龙江齐齐哈尔161200）

在现行管理模式中，大量的专业档案资源管理分散，而档案馆保存着大量的机关文书档案，反映当地城市建设、土地资源规划的城建、国土、房地产档案等专业档案没有能够做到集中统一管理。造成国家对档案的保管保护经费重复投入，公民利用档案不便，而县综合档案馆为现实、为老百姓、为经济建设直接服务的资源太少，不能充分发挥档案资源的作用。

一、创新管理工作方式和服务途径

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。科技要创新，体制要创新，档案工作也要创新。长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使得很多档案工作者缺少创新意识和创新欲望，他们墨守陈规，按传统办事，视传统和经验为“至宝”，视专家和权威为“上帝”，日常档案工作只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷人次，而对于市场需要哪方面的档案材料，最前沿学科发展情况如何，档案工作是否适应当前形势和社会发展需要等等，却一无所知或知之甚少，更谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会。而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此要改变档案工作既无动力，又无目标的状况，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。也就是掌握信息，积极参与，保证主动服务。尤其是关系到职工利益的有关政策、规定，我们保证这部分档案归档齐全、准确。

二、创新档案工作管理模式

档案工作管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。在我国档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行改革创新。其中包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。档案部门要利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务层次由“浅”变“深”。其实，我们只要肯观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作的技术含量和水平，使档案管理手段出“旧”变“新”。在档案工作管理的形式上，为避免各档案馆大而全，小而全，可以把价值小、保管期限短的档案放到基层，实行分级保管，总馆只需在网上保留基层档案信息。这样既方便基层部门利用档案的需要、又可避免档案馆因馆藏数量庞大，造成库房紧张，同时还可保证档案馆人员有时间开发馆藏信息资源，更好地做好服务工作。

三、发挥档案人员的创新主体作用

长期以来，档案管理工作以经验管理居多、工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，从源头上解决创新的根本问题。

（一）档案人员应当转变服务意识

特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷，多一些胆魄与果断，最大限度地开发档案信息资源，满足企业各项工作的需要。从根本上转变服务观念，让档案服务创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的痛苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实地工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

（二）档案人员应当练就过硬的业务技能

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

（三）档案人员应当拓宽视野、丰富知识

当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作上更谈不上有所改进和创新。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要。档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出整体要求，以促进档案人员在其位、谋其事，努力去多思考、多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。

总之，档案工作的行业特点，决定了档案部门参与构建社会主义和谐社会可以有很多切入点，要从更好地服务于全面建设小康社会这一目的出发，从着眼于档案工作的可持续发展，发挥档案工作的优势，探索符合本地区实际的档案信息资源整合形式，发挥档案资源的最大效用。

[1]黄文锋.整合档案信息资源强化信息集成服务[J].浙江档案,2010,（01）.

[2]白玉霞.浅谈档案信息资源的整合趋势[J].山东档案,2008,（04）.