刍议学籍号编排标准化建设及其标注改革

黄恒娥

（如皋高等师范学校 江苏 如皋 226500）

学籍号是反映学生入学年份、学历层次、班级组织、专业类别以及学籍异动等，具有丰富含义数字化的符号系统，它是规范学籍管理的源头和基础。但笔者在多年的学籍管理实践中发现，学籍号在编排方式方面存在着诸多不太合理、不太规范的现象，一定程度上影响着学籍档案的科学管理，尤其在学籍异动时带来诸多不便和问题。

当今社会，信息资源的交换与传播是建立在信息数据处理标准化的基础上的。因此，只有合理编排学籍号，才能不阻碍信息化进程和影响共享过程中的使用效度。有鉴若此，怎样合理、科学地编排学籍号以适应档案管理需要，是值得我们每一位从事档案管理的同志必须认真探索的课题。笔者不揣冒昧，提出一些自己的思考和建议，以求教于方家。

一、学籍号编排标准、模式多元所带来的现实问题

（一）编排模式和标准比较混乱，缺乏资源共享的基础

目前，我国学籍档案管理方面对学生学籍号的编排没有制订统一的标准，不同的省、市、县教育行政部门及各校为方便其管理，纷纷建议了自己的编排模式，对促进学籍管理的规范化、信息化和现代化发挥了一定作用。譬如北京市教委在2000年发布了《关于建立北京市中小学管理信息系统和电子学籍IC卡管理系统的实施办法》（京教基〔2000〕062号），文件中明确了北京市中小学电子学籍IC卡学籍号的编排要求。江苏省2010年公布了《江苏省中等职业学校学生学籍管理规定(征求意见稿)》（以下简称“征求意见稿”），对学籍号的编排模式也做出了相应规定。在北京市教委文件中，具体规定了学籍号中各级代码：区县（2位）、学校类别（1位）、学校（3位）、学生类别（1位）、届别（2位）、班（2位）学生号（2位），共13位[1]。江苏的征求意见稿中，规定学籍号为22位数：第1-8位数为学校代码（由6位学校所在地行政区划代码+2位序号组成），第9-12位为入学年份，第13-18位为专业代码（采用教育部2010版专业代码），第19-20位为班级号，第21-22位为班内学生序号[2]。

此外，浙江省教育厅在2010年11月8日颁发的《关于全面实施中小学学生学籍电子化管理的意见》文件中，规定学生的学籍号分学籍主号和学籍辅号，实行一生一号。学籍主号为学生的身份证号，学籍辅号实行全省统一编号。外籍学生的学籍主号采用该学生的护照号。义务教育阶段学生的义务教育卡号也实行全省统一编号[3]。同时还附有学籍编号规则。

由上述可见各地教育行政部门及学校学籍号的编排总体思路是相同的，编排模式也是大同小异，譬如包括“学生入学年份+专业代码+学生流水号”等等。但学籍号作为一个标准来说，哪怕一个细小的差别也会影响到兼容，实现“国家标准化”。就以高校的“专业代码”和“学生流水号”编码规则为例，本来国家教育部对高校的专业，就有专门规范的、覆盖功能很强的专业代码，但不少省份又针对教育实际和专业实际，自行印发了省标专业代码，这就必然造成国家标准与省级标准的冲突，因此编写出来的学籍号难免五花八门、长短不一，必然使处于同一位次的代码所代表涵义各不相同。这样的编码，在不同的区域范围内实行网络资源共享，显然是难以实现的。

此外，从编码管理模式上说，有的是分层管理，是总体原则下的学校自主编写，如北京、江苏；有的是一竿子到底，由省级教育部门统一排定，如浙江。这也带来一个问题，即在学籍号的编排标准建设上，对于高等教育、初等教育、职业教育等教育类别的编码规则要不要做分门别类的规定，等等，也需要细细思量。

（二）编号变更和要求标准不一，影响学籍异动的实施

学籍号具有唯一性，一般情况下不可随意修改，但必须考虑生源流动及学生发展的实际需要。即学生学籍发生变动后，教育行政部门和学校对学籍号的编排是否应适时做出变更，这在各地也是做法不一。目前，已有部分省市在探究并推行学生在义务教育和高中教育阶段学籍号固定不变的管理模式。譬如江苏省的征求意见稿中第四条也规定：学生在本省范围内学籍变动，学籍号保持不变。学生由省内转至省外的，转出学校即注销其学籍号；学生由省外转入省内的，转入学校须为其建立新学籍号，并注明该生为转入学生[2]。

根据笔者工作经验，在学籍发生异动但未设定学籍异动信息代码的模式下，一是学生学籍发生异动，如果学籍号不作相应修改，那么在管理过程中，很有可能发生误解或误读；二是如学生学籍变动后，学籍号随学生所读学校和专业进行修改，又极有可能会忽略他的变动经历，由学籍号看不出他过去的学习经历。例如2008级的学生小王，入学后因故留级至2009级同一专业学习，小王变动前的学籍号为 2008050608，其中“2008”是年级代码，“05”为专业代码，“06”为班级代码，“08”为所在班级的学生序号。如果维持小王的学籍号不变，此时，我们会误以为小王仍在2008级就读；如果修改了小王的学籍号，譬如为2009050709，从学籍号上又不能看出小王学籍变动的经历，不仅如此，还有可能出现与2009级重号的现象（但如实行班级学号累加，要杜绝此类现象）。因此，无论学籍号变动与否都会对学籍管理员产生误导，对提高学籍档案管理的准确性产生影响。

二、着眼于信息网络社会背景下的学籍号标准化建设对策

从学科分野上说，学籍号及其编写绝非是一组简单、随意、数字组合的管理行为，而是一项融具科学性、规约性和传播性的符号学范畴。既然是一门科学，那么不仅要求学籍号的唯一性，而且要求符号本身能够涵盖一个学生的大量信息：通过学籍号，可以直观迅速地了解一个学生的基本信息，对于比较直观地了解学生的概貌、较为迅捷地调阅学生的学籍档案，具有简洁、方便、实用的特点。因此，要想进一步发挥学籍号在学籍档案管理中的作用，提高学籍档案管理水平，适应当今社会管理信息化和资源共享的需求，对于学籍号的编排与标注模式上应进一步合理化、科学化、国家化甚至大众化，以推进其不断迈向标准化，实现信息化。

（一）统一代码，规范编排结构

北京和江苏的教育行政部门在规定学籍号编写规则时，其基本组成都包括行政区划、学校、专业等内容，但编码方法和标准不一。它们在相关文件中提及的学校类别、学生类别、届别（或年级），班级和学生的序号，均不一致，由此推及全国，各省各地的编码方法必然是大同（内容组成类似）而小异（编码标准不一）。国家教育行政主管部门应在这一方面作统一要求，结合我国现状，在现有基础上，采用大家所认可的通用代码。至少要明确两个方面的内容：一方面明确各类教育类别要不要制订不同的编码标准。另一方面对每一种教育类别的编码结构及其顺序做出明确规定。即对编码的内容、编码的组合、编码的位数做出硬性规定。至于在操作层面上，对于由编码执行部门如学校自行编写的诸如班级顺序号等，也应在数位上作规定或预置。

另外，因为学籍档案的管理涉及不同级别的教育行政管理部门，在学籍号的编排内容组成中可以借鉴身份证编排中的行政区划代码，标注行政区划和情况，以方便使用。这样，无论是国家级、省级、市级乃至县级教育行政管理部门都能既方便又明确地进行学籍档案管理及学籍信息统计。

（二）结合实际，丰富编号内容

在制订学籍号编写规则过程中，必须充分考虑到学籍的变化性。譬如学生学籍异动后，在学籍号变更的问题上，笔者认为应该在学籍号的编排内容中加入学籍异动类的信息代码。总体来说，学生的学籍变动包括转学、转专业、留级、休学、注销、复学及退学等几类，在学籍号的编号中，可在规定了各个异动类型代码的前提下，加入这一内容。同样以小王的学籍号为例，在其学籍号中加入关于学籍异动的代码，其学籍号为200801050608，“01”为学籍无异动代码，留级后学籍号为200902050709，“2009”为年级，“02”为留级代码，“05”、“07”、“09”分别为留级后的专业、班级代码及学生序号。这样，修改后的学籍号完全能够直接反映学生的学籍变动情况，至于其留级前后班级和序号的变化可通过调阅其学籍档案进一步查明。当然，至于是在哪一行政级别内的学籍异动，在设置编排规则和代码时要通盘考虑，可将这类代码设置为两位数，个位表示为省内异动类型，十位表示跨省异动，都可进行编码约定。

目前，相关省或直辖市的教育部门仅规定了学生在义务教育和普通高中教育阶段的学籍号的编排和使用规则，学生进入高等院校学习后的学籍号又另有编排。可否考虑将学籍号的中某一编码设定为不同学习阶段的代码，如研究生代码为“1”，本科生为“2”，高中生为“3”，初中生为“4”，以此类推。

借鉴北京市、浙江省和江苏省的相关规定，综合以上，在学籍号的编排模式上可作如下规定：学籍号位数为24位，模式为“6位数行政区划代码（为学生就读学校所在行政区划代码）”+“1位数学习阶段（层次）代码”+“2位学籍异动代码”+“4位入学年份”+“6 位专业代码”[4]+“2 位班号”+“3 位流水号”。像专业代码与年份的代码都应以国家教育部规定的专业代码号和正规公元纪年来表示，不得任意简略。高中和义务教育阶段如无专业代码，一种办法可以在此6位代码的位段上以“000000”表示；另外一种，如果对高中、义务教育的教育仍然作细分，也可以加以标注，诸如“000001”表示小学，“000021”表示职业初中，“000022”表示一般初中等，不一一细述。

此外，在学籍号的编排模式中，还可以考虑加入区分学生性别的代码，也会进一步提高学籍管理工作的效率，丰富学籍号负载的信息。

（三）灵活运用，符合管理规范

如果考虑到学籍号承载信息的丰富性，学籍号标准的全国通用性，以及管理过程中的唯一性和兼容性等因素，学籍号的编辑结构至多至全最为理想。但具体到学籍管理工作实践和学籍号使用的过程中，这样的学籍号位数过多，不方便编写、记忆、分析和使用。因此，在全国统一规定学籍号编排模式、标准的前提下，各级教育行政部门及学校在管理使用其所属学生学籍信息时，可简化使用学籍号，仅使用代表个性的代码编号，或者在同一区域内使用约定俗成具有区别性的简号。但需要注意的是，这种简号的使用是在每个学生具有唯一的全号前提下简略的。

从技术安排上，在进行学籍数据建立与资源的传输与共享过程中，即使在现时条件下各级各类学校的学籍管理系统的具体内容一时难以统一，但在标准的学籍号编排规则下，下级学籍管理系统上报学籍数据时，必须能够自动生成全码的学籍号，以保证学籍号的全息与标准。

学籍号的规范化建设是促进学籍档案规范的基础与前提，它一方面需要国家教育部门通过制订颁布相关的国家标准予以约束，甚至组织力量从技术上开发出代表国家标准的学籍管理系统，以行政的力量在各级各类学校中予以推动。另一方面，也需要社会各界从维护和坚持国家标准的观念出发，摒弃狭窄的利益驱动，对其标准化、规范化的进程加以呵护。只有如此，从学籍号的规范入手，全国各级各类学校的学籍管理必定会拓出一个新的天地。

[1]北京市教育委员会.关于印发建立北京市中小学管理信息系统和电子学籍IC卡管理系统的实施办法的通知[EB/OL].http://card.bjedu.cn/guifanxingwenfang/2008-10-15/120.html.

[2]江苏省教育厅.江苏省中等职业学校学生学籍管理规定(征求意见稿)[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/f6ae99781711cc7931b716bc.html.

[3]浙江省教育厅.关于全面实施中小学学生学籍电子化管理的意见[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/03dbd480e53a580216fcfecd.html.

[4]教育部发展规划司.高等教育专业目录[S].北京，2005.