高校教学档案数字化管理与建设

荩成冬梅 孙 洋

高校教学档案数字化管理与建设

荩成冬梅 孙 洋

在高校教学与档案管理中，以文字、图表、声像等不同形式保存下来的数字化教学档案，是高校教育改革与发展中不可或缺的组成部分。教学档案数字化建设能够促进新时代我国高校档案事业发展，也能够提高高校教育教学水平。应积极构建相关管理模式，制定一系列有效的措施与对策，以实现高校教学档案信息数字化建设的可持续发展。

教学档案数字化管理扩大了教学档案保存的内容。传统纸质教学档案只能保存文字、图形、图像等几种基本的信息类型。对于现代的媒体发展而言，其保存的范围非常狭窄。反映了纸质教学档案的局限之处。教学档案数字化管理是信息时代的产物。信息社会有着邮件、电话、电传、电视、电影、出版、新闻、创意、广告、设计、教育等主要的功能，能够把文字、语言、图像、声音、图表、动画、数据等融为一体，使人们的视觉、听觉、触觉、嗅觉达到和谐一致。因此，教学档案数字化管理有着多样化的特征，其意义与功能在数字化时代得以充分展示，其传播的效果是高校教学档案发展过程中的重大革新。

高校教学档案数字化管理提高了教学档案管理工作的效率。首先，高校教学档案数字化管理使教学档案能够按时归档，检索与查询更加方便。高校各系部可以按照自己的权限，在网络系统中分组传阅相关资料，并标明处理意见。在年末归档的时候，在高校教学档案管理系统数据库里，按数据格式来传输有关的教学档案，能够减少高校教学档案管理部门录入教学档案数据的工作。在平时的工作过程中，教学、科研、设备等教学档案已进行数字化处理，不需要来录入大量的数据。作为传统教学档案的关键，数据录入问题得以解决。其次，各种校园网数据库的建设，使数据处理效率提高，各种数据能非常准确而及时归档。高校内的管理对象众多，通过数字化教学档案，能够准确反映教职工的入职、调动和退休、学生入学和毕业等的情况。

教学档案数字化管理能够优化配置教学档案资源。数字化教学档案能够进行自动分类组卷管理，其保存的环境优于纸质教学档案，能够从根本上避免教学档案的丢失、损毁等情况，从而减少保存成本。通过数字化管理，数字化资料在转化为教学档案的过程里，可以随时从不同角度和其他文档进行检索、整序、分类、组合、组卷、统计，还能够便捷的展示文档的时间、内容、来源、形式等各方面的关联。在教学档案数字化时代，不再需要再像纸质教学档案管理一样，通过人工的方法来为大量而复杂的教学档案进行分类组卷，使得教学档案的管理工作更加方便。光盘的保存环境并不严格，极大地减少了教学档案丢失、损毁的可能性，降低了保存成本，对于保存管理教学档案与共享教学档案资源发挥了无可替代的作用。

数字化教学档案是高校系部教学工作的重要部分，要有一定权限才可以使用。系部数字化教学档案的用户有三种：学生，教师和教学管理人员。对于三种不同用户应授予不同的权限，监控登录的方式，保证档案信息资源的安全可靠。

教学档案数字化建设不是简单的档案管理，而是和日常的教学工作密切相关，从日常的教学中直接转化，或者是初步加工后转化而来。因此，教学档案数字化建设应依据教学工作的需要来确定，适应日常教学管理系统。

作为信息资源，数字化教学档案不局限于高校的私有财产，其成果可通过网络应用于社会上，实现其社会价值。因此，在进行教学档案数字化建设的过程中，要遵守国家、专业标准，构建具有自身特色的数字化目标，和其他部门进行协调合作，统筹规划，实现资源共享。

教学档案数字化管理与建设有用两种方式：一种是档案馆室授权数字化专业单位，委托其制作。这种方式使得档案馆室节省了购买数字化设备、设施的费用，而且时间短、质量高，缺点是费用比较高。另一种是通过组织人员自己完成。首先，依据需要构建高校学生学历数据库，提出数字化目标。其次，明确数据格式，包含姓名、性别、学习起止日期、出生日期、层次、专业、学习形式、毕业情况、毕业生照片与毕业证书编号等。第三，核对数字化教学档案的数量，检查档案信息的完整性，分析数字化教学档案的数据。第四，制定需要完成的时间与分析计划工作量。第五，准备电脑，然后安装数据录入系统。第六，在档案馆室人员进行简单的培训之后，指出录入数字化教学档案注意事项，开始录入数据工作。第七，完成全部的数字化教学数据录入，档案馆室负责进行汇总与核对工作。第八，制作档案数据光盘，在上报的同时，档案馆室要备份保存。档案馆室的保留的数据，在档案管理系统中进行数据格式的转换，并且在网页上提供链接，以方便查询。

在人员使用方面，发挥学生对电脑操作熟悉的优势，通过提供长期的勤工助学岗位，同在学生实习实践的过程中输入档案数据，建设数字化教学档案数据库。在建设经费方面，向学校申请教学档案数字化建设的专项基金，争取学校的经费支持与投入。在设备配备方面，密切沟通与联系学院系部、教务处与研究生院，在寒暑假等设备比较空闲的时间，使其计算机、高速扫描仪等设备得以充分利用，在任务比较繁重的时候集中完成数字化教学档案建库工作。

根据数字化教学档案的具体情况，采取三种输入方法：电脑键盘手工录入、机器扫描输入、电脑多媒体输入方法输入。构建基础目录数据库，成绩数据、学籍数据等索引部分的文本数据都可以通过手工方式进行输入；对诸如文凭、毕业证发放名册、学籍中毕业生照片等要求使用原件的部分，则通过数码相机拍摄或者扫描，以图形的形式保存在相应数据库里；对于多媒体教学录像等，使用电脑多媒体处理方式将其转换成数字化文件。在数字化数据库格式标准的选择上，运用统一的常见文件格式。在教学档案归档应用软件系统开发完成之前，资料的归档可建立实用而简单的卷内目录、案卷目录与归档移交清单表格，然后这些数据由档案馆室人员通过相关软件转入至数据库中。在数字化教学档案运用的形式选择上，实现服务网络化，进行数字化教学档案管理与高校管理模块的联网对接，使得高校各部门能够直接调用教学档案。此外，数字化教学档案数据库利用范围要进一步扩展，实现资源共享，积极发挥教学档案数字化的作用。

高校教学档案数字化管理与建设是高校档案工作的核心之一，是高校教学工作记录、参考、总结的依据。数字化教学档案真实、准确、完整地展现了高校教学管理的整个过程，为教学活动提供直接的服务，是教学工作的重要组成部分。进行科学规范的教学档案数字化建设，是非常必要的。当然，构建高校教学档案数字化管理与建设平台的时间还不长，还有很多不完善的地方，需要进一步研究与探索，不断发展与完善数字化教学档案管理工作，为高校教学发展与改革提供更优质的服务。

注：该文系陕西省教育科学“十一五”规划2010年立项课题（SGH10088）和咸阳师范学院2010科研项目（10XSYK326）阶段性研究成果

[1]王斌华.教师评价模式:教学档案袋[J].教育理论与实践，2004，（7）.

[2]蔡青.关于高校教学评估与优化教学档案管理的思考[J].高教论坛，2006，（4）.

成冬梅，陕西工业职业技术学院新闻中心讲师；孙洋，咸阳师范学院教育科学学院讲师）