新建本科院校纸质文献采访质量保障措施探索

徐淑琴

文献采访是高校图书馆建设的基础性工作，也是一项核心工作。采访质量直接决定图书馆的馆藏质量及馆藏结构，关系到图书馆的服务水平和读者的满意程度，进而影响学校教学、科研质量。近年来，图书采访工作的外部环境发生了巨大的变化，图书出版数量猛增，而出版质量急剧下降，高质量的图书十分有限，重版书仅占图书出版总量的三分一左右，一些出版社为了追求高额利润，迎合大众消费口味，媚俗出版导致图书出现错字连篇、倒装、脱页、缺页的质量问题非常严重，给图书采访工作带来了很大困扰。我校是2006年升本的新建本科院校，现有纸质图书42万册，年度购书经费100多万元，涉及文学、理学、工学、法学、教育学、历史学、医学等7个学科门类，面临馆藏数量不够，图书购置经费紧张，合格评估压力大等问题，那么，如何在提高采购数量的同时兼顾图书质量，夯实教学与学术发展基础，采访质量就显得尤为重要。本文根据新建本科院校图书馆工作实际，从四个方面探讨了保障文献采访质量的举措。

一、采访前期的质量控制

（一）制订科学、详尽、可操作性强的采访计划

采访计划一般分为长期计划和短期计划。长期计划与学科、专业建设思路，图书馆在较长一段时间所需要达到的规模、各类文献的比例结构等相一致；短期计划则落实到每类图书的种、册比例上，根据年度文献采购经费具体确定每类文献采购的种、册、金额等计划。采访计划制订要参考多种渠道搜集到的读者需求信息，如设立读者需求箱，举办读者座谈会，发挥图书馆成立的读书协会作用，在校内印发各种文献信息小报等。采访工作人员还可与图书馆流通部门保持联系，通过了解图书流通率、拒借率、预约次数等数据分析读者需求，再根据招生计划，教学计划、课程设置、人才培养方向，专业设置、学科增减变化，重点学科科研情况及发展动态等情况进行全面分析、汇总、制定科学、合理、详尽和可操作性强的文献采购计划。

（二）广开荐购途径，多渠道采集文献采访信息

传统的图书采访主要从两大书目即《科技新书目》和《社科新书目》中搜集文献发行信息，从中标书商处获取图书采访信息。采访途径单一，且两种方法都难以确保图书的采全率，两大书目仅能提供当年全部出版信息的四分之一，其中符合高校图书馆的文献很少；而书商提供的文献采访信息不但专业文献组织力度不够，文献信息重复严重、特价文献信息掺杂甚多，甄别这些文献采访信息的真伪耗时耗力。

基于网络环境的文献采访工作不仅保留了传统的书店、书商采购方式，而且拓宽了文献采访的途径，网上书店以其海量的文献采访信息和丰富的检索工具，拓展了图书馆文献采访的范围和种类。首先，采编部利用校园网发布图书采访征集信息，面向全校师生征集文献信息。然后，采访人员制作图书备选目录并公布在校园网上，邀请各院系组织专业人员圈选所需文献。备选目录一般都按照本校的专业设置和办学特色，把核心出版社如高等教育出版社，重点大学出版社，九章出版社等做为文献采访范围，通过面谈、电话、电子邮件等方式采访或浏览各大出版社网站查询，参加各种图书订货会等渠道采集文献信息，经过采访人员初步筛选、整理，制作而成的供专业人员选择的图书目录。最后，采访人员在全面平衡采购经费、藏书结构的基础上，确定年度文献采购目录。

二、采访中的质量控制

（一）采取预订、现购、补购相结合的采访策略

高校图书馆最主要的采访方式是预订图书的采购方式，对馆藏文献的系统性和馆藏结构的合理性有一定的保障作用，容易实施且成本较低，但缺点也同时存在，一是所购文献滞后。图书从出版社到供货商再到图书馆流通必须经过一段时间的周转，对一些时效性强的如考试类、计算机类图书到馆时间就显得尤为重要，这类文献到馆时间的延误会失去其应有的利用价值；二是预订文献不能保证100%的到货率。因多种因素，图书馆往往难以购全预订文献，尤其侧重于许多重要的、专业性强的图书，遭到漏采的现象很普遍。图书馆如果对漏采的这部分文献置之不理，年年积累下来，就会造成严重的专业图书缺口，影响馆藏结构。

利用现场采购和补购相结合的方式可以有效弥补预订导致的专业图书缺口。现购一般由采访人员或学科带头人或各院系指定专业人员直接到合作书店现场采购，其优点是图书到馆周期短、采购量大、针对性强，采购人员了解文献信息更充分，弥补了预订图书滞后且漏采的缺点；补购一方面是对本年度文献采购未采到或漏采文献的补充订购，如我馆近三年文献采购结果显示，每年都有60%的预订专业理论文献未采到，这些文献多为九章出版社出版的数理化类图书，体育理论、音乐理论、美术理论方面图书也尤为缺失，我馆采用补购方式弥补这部分专业文献的缺口。另一方面补购是图书采访人员将学术性、核心出版社的出版文献数据与本馆馆藏书目数据或同类权威图书馆的馆藏书目数据进行对比，查找到本馆缺失的文献，进行有目的采购的采购方式，但这种方式因耗时、耗力，一般不采用。

（二）发挥学科带头人在图书采访中的指导作用

图书馆的采访人员受专业知识水平限制，不可能熟悉所有的学科门类，单纯的让一个采访人员完成文献采访工作，对所购文献质量、全面性就很难保证，很容易造成采访人员了解、熟悉的图书质量就高，而采访人员不了解、不熟悉的文献质量就差的结果。为了解决这一普遍存在的问题，笔者认为应成立以学科带头人为主组成的文献采购咨询小组，发挥学科带头人在图书采访中的指导作用，定期从图书馆采访人员搜集、整理到的文献采访信息中根据各自的专业选择相关文献，再由采访人员根据本馆的经费与采访政策综合平衡加以取舍，文献采购咨询小组参与文献选购可以直接体现教学、科研和学科发展的实际需求，能把各学科最具代表性的学术著作选购进来，提高文献的专业利用率。

（三）严格执行、落实采购计划

一份完美的、科学的采购计划如果执行不力等同于一张废纸，毫无价值可言。

采访人员在图书采访过程中，一定要严格执行采购计划，按时或提前完成采购任务，但绝不能滞后。有些在采访中以难搜集到的专业的、核心出版社出版的文献，做为采访人员不能一味的为了完成图书总量采购任务，用一些比较容易采访到的如励志、经济、历史、消遣方面的文献信息来补充，采访人员要吃苦耐劳，想法设法通过各种渠道搜集、筛选、整理这部分文献采访信息，可以考虑在采购中对这部分文献单列一个标段，制定一个合理的折扣率，以贴近折扣率的供货商作为中标商，确保这部分文献的质量和采全率。

三、严格执行中标合同，确保文献质量

为确保文献质量，招标文件中采购招标项目的内容及要求必须明确具体，尤其“供书要求”和“服务要求”项目要详尽、准确。如我馆要求所供图书品种符合率必须达到85%以上。若达不到85%，以85%为基准，每降低1%罚款1000元，达到85%以上，经验收合格后，付款90%；所供图书每种按5册的复本量配送，3—4册允许配送，1—2册不许配送，订准率、到书率、采访数据、编目数据、到馆期限、验收标准以及退货的规范、文献加工、打包、随包清单格式等方面都有详细的要求。

四、分析图书利用数据，增强采访工作的预见性

图书利用率（包括预约次数、拒借次数）、需求量、适应的读者群以及读者评价等都直接反映馆藏质量的高低。图书馆采访人员要定期通过图书集成管理软件系统，对这些数据进行综合统计分析，发现文献采购中存在的问题，找到解决问题的途径，及时了解读者阅读流向，及时调整采访范围、数量和方向，增强采访的准确性、预见性。

［1］刘吉红，王琪. 浅析高校图书馆图书采访的质量控制[J].科技创新导报，2008.

［2］王瑞玲. 从教师选书制到采访馆员制-论高校图书采选制的发展[J].图书馆论坛，2006.

［3］吕明. 论高校图书馆如何保证中文图书图书采访质量[J].中国成人教育，2007.