健全企业标准体系 创建标准化良好行为企业

董海霞

一、概述

在当今国内、国际市场竞争激烈的新形势下,我国企业开展标准化工作,构建、完善企业标准体系已成为企业持续稳定发展中不可缺少的一部分。标准化作为企业科学管理的基础,是提高产品质量、促进技术进步、提升市场竞争能力和获得最佳经济效益最有效的途径之一。随着当前经济全球化进程的加快,标准化已成为国际贸易的桥梁和纽带,是跨越和减少贸易技术壁垒、保护民族产业的有效手段。

因此,加快推进企业标准化工作,建立适合企业发展的标准体系,是增强企业的综合竞争能力的必要手段,只有走“标准兴国强企”之路,才能振兴民族品牌。自2004年3月1日,由国家标准化管理委员会组织的,以实施《企业标准体系》系列标准为核心内容的“标准化良好行为企业”创建与确认工作启动以来,有效地提高了企业的标准化意识,有力地推进了企业标准化工作的开展。

二、“标准化良好行为企业”的内涵

“标准化良好行为企业”是指按照《企业标准体系》系列国家标准的要求,运用标准化原理和方法,建立健全以技术标准为主体,包括管理标准、工作标准在内的企业标准体系并有效运行;生产、经营等各环节已实行标准化管理,且取得良好的经济效益和社会效益的企业。

“标准化良好行为企业”的评价主要依据是国家标准委的两个重要文件和《企业标准体系》系列国家标准:

1.两个重要文件:

——《关于开展“标准化良好行为企业”试点工作的通知》(国标委农轻[2004]12号)

——《关于做好“标准化良好行为企业”试点确认工作的通知》(国标委农轻[2004]93号)

2.《企业标准体系》系列国家标准:

——GB/T15496—2003 企业标准体系 要求

——GB/T15497—2003 企业标准体系 技术标准体系

——GB/T15498—2003 企业标准体系 管理标准和工作标准体系

——GB/T19273—2003 企业标准体系 评价与改进

“标准化良好行为企业”是我国标准化事业发展新形势下的新型企业标准化工作,它从更高的层面上去指导企业标准体系的建设,是推动企业提高核心竞争力的有效手段。企业标准体系不但是企业生产经营活动的行为准则,同时,也是符合企业与外界贸易、交流的行为规范。

“标准化良好行为企业”是以“以标治企”的“法治”环境为基础,通过追求标准制修订、执行过程的有效性,随时保持企业标准的先进性、科学性与法规符合性,使企业赢得更广阔的市场和获得更大的效益。因此,“标准化良好行为”是建立在健全的企业标准体系的基础之上的,是一种企业全体追求卓越、高效的“标准化良好”行为,是为了使企业获取最佳秩序和效益为目的的行为。

开展创建“标准化良好行为企业”活动,一方面,企业可强化标准化工作基础,提高质量总体水平和综合竞争力,在创建过程中结合自身特点,建立结构合理、完善配套,满足企业发展需要的企业标准体系并有效运行,在生产、经营的全过程实行标准化管理(以标治企);另一方面,企业可以强化严格按照标准组织生产和检验的观念,使企业标准化工作得到加强,使生产、经营管理更加规范科学,真正从源头把住产品质量关。

三、创建标准化良好行为的工作流程

1.策划建立企业标准体系、开展各项标准化工作。通过培训、学习,从而掌握国家标准的要求,明确工作。

2.编制企业标准体系文件。企业应清楚本企业标准化工作现状,在现有标准化工作的基础上建立完善标准体系文件。

3.企业标准体系试运行。

4.试运行三个月后,全面自我评价,并进行改进。

5.申请“标准化良好行为企业”确认。

四、创建标准化良好行为活动的策划

创建活动的策划由如下步骤展开:

1.组织准备

(1)宣传教育与活动决策

以统一思想,提高全员标准化意识,营造创建活动的良好氛围为目的,采取授课、召开动员大会、到试点单位参观等形式,宣传教育标准化的意义和作用、标准化管理、标准化良好行为企业概念的引用等内容。

(2)确定标准化机构和管理人员

根据企业所属的行业特点、产品服务特点、企业规模和标准化工作量,确定适合企业自身的企业标准化机构。设立标准化专职机构,在高层领导下统一管理企业的标准化工作。在各职能部门设兼职标准化员,负责本部门的标准化工作。或者设立标准化管理委员会,在标准化机构下设办公室(或秘书处),负责标准化工作的管理和日常事务处理。

(3)标准化机构网络建设

在标准化机构的基础上,结合企业的组织机构图,建立企业的标准化组织机构图,并明确各部门标准化分管领导及专、兼职标准化员,形成企业的标准化管理的机构网络。可以以企业内部行政文件的形式加以明确。

(4)明确标准化职责

明确企业最高管理者的职责、标准化机构及其人员的职责以及各职能部门和生产经营单位的职责。在《企业标准化管理办法》或《标准化管理手册》中加以规定。

2.动员教育、培训

可邀请外部标准化专家,采用分层次集中授课的方式,对中层以上干部及专兼职标准化人员进行为期两天的动员教育、培训,内容包括培训标准化机构和职责、创建活动的流程、《企业标准体系》系列标准等。宜采用培训后考试与以后实绩考核相结合的方式进行效果评价。

3.确定标准化方针目标

制定标准化方针目标应遵循相关性、先进性、可实现性、可测量性、时间性的原则要求。标准化方针应形成文件宜编入随后编写的《企业标准化管理办法》或《标准化管理手册》。

4.编制创建活动的方案

编制创建活动方案的内容包括:创建活动的目标、标准化组织机构及职责、创建活动的流程及阶段工作任务、创建活动的资源配置要求,以及其他一些外部人员协助或机构参与等信息。

五、企业标准体系的建立

建立企业标准体系是企业的一项基础性技术工作。企业标准体系建设的水平如何,在很大程度上反映了企业的管理水平和技术水平,决定着企业竞争力的高低,是衡量企业素质的一个重要标志。

建立企业标准体系的具体工作如下:

1.标准化工作分析

(1)标准化工作调研。这是结合企业实际进行创建活动的前提和基础。

(2)分析标准管理现状。主要是对企业标准化工作进行客观的分析,肯定成绩或优势,明确问题和落实薄弱环节,同时在现状分析中必须与企业整个生产经营状况和发展趋势相协调,提出企业生产经营或新产品开发、技术创新等方面对企业标准化工作的要求。

(3)对照国家标准要求提出改进建议。针对标准化管理现状的分析结果,应提出相应的改进建议,涉及体制、机制、资源配置等方面的保证措施。对照国家标准要求提出的改进建议应随标准化管理现状的分析一起作为《企业标准化工作规划》中的内容。

2.企业标准体系文件编写

(1)编制企业标准体系文件编写计划

依据创建活动方案、文件收集、整理统计表、企业标准体系系列标准等信息编制企业标准体系文件编写计划。

(2)企业标准体系文件编写培训

主要针对标准体系表以及企业标准的编写作为培训的主要内容。培训所涉及的对象为参加标准体系文件编写的人员、文件审批人员。可邀请外部标准化专家实施培训,培训时间一般为两天。

(3)编写企业标准体系文件

依据GB/T15496—2003《企业标准体系 要求》编制企业标准体系文件。文件至少包括:

①《企业标准化管理办法》或《企业标准化手册》;

②企业标准化工作规划(工作目标一般为3年);

③企业标准化工作计划(年度工作计划);

④企业标准体系表(由标准体系结构图、标准明细表、标准统计表、标准体系表编制说明等四部分组成 。);

⑤技术类标准、管理类标准、工作类标准。

(4)企业标准体系文件修改、定稿、批准

编制的企业标准体系文件按制定企业标准的程序要求进行审查、批准和发布,对审查过程中发现的问题实施修改。

企业标准制定程序可在《企业标准化管理办法》或《企业标准化手册》中直接明确,也可制定企业标准的管理标准对其程序的要求作出明确的规定。

六、企业标准体系的实施、评价与改进

1.企业标准体系的实施

企业标准体系的实施就是全面贯彻执行纳入企业标准体系中的标准。实施过程可分为多个阶段,具体步骤如下:

(1)企业标准体系文件的准备、发布

企业标准体系文件编制完成经审批后,意味着完成了标准体系的建立,在实施前应做如下工作:

①编制实施计划书。提出各阶段的重点和任务,并将任务分解到企业内部各个部门和各个生产环节,明确相关责任人的职责及考核奖惩措施。

②准备有关文件。通过深入了解将要实施的标准文本的内容,准确掌握标准的各项要求和满足要求的方法,按照标准的条款和指标对原有相关的作业指导书、操作规范、质量检验手册以及原始记录等工作文件进行转换。

③技术准备。按标准要求引进或改进相关的技术、设备和工艺等,必要时进行技术攻关或技术改造。

④资源配备。为标准的实施配备或调整必要的物资和相关资源。

⑤机构配备。为标准的实施配备或调整相应的机构。

⑥发布企业标准体系文件。

(2)企业标准体系文件的培训

归口管理部门对各类人员进行标准化基础技术的集中培训,明确岗位职责,对要实施的标准的内容及实施后的操作要点进行讲解。明确创建活动的目的和意义,根据创建活动的总体安排,提出本部门实施的要求,引导人员积极参与。培训方式采用各部门组织培训和归口管理部门集中培训相结合的方式进行。

各部门认真学习企业标准体系文件,全面了解体系要求,找出本部门管理的差距。

(3)实施企业标准体系文件,做好记录

标准化管理部门应根据《标准化良好行为确认评分表》列出实施的内容及重点,以确保实施时能全面推进、重点突出。在实施标准体系文件过程中,各归口部门应按转换后文件规定的格式做好各类记录和归档。记录要完整、准确。

各层管理人员一定要率先垂范,将实施标准体系贯穿于日常管理工作中去。

(4)监督实施过程,发现问题及时整改

企业标准体系实施过程中,标准化管理部门应加强对实施标准的各部门、各生产环节进行有效的协调、督导和检查工作,并做好监督检查记录。监督检查时,应注意全面性,要加强重点和薄弱环节的监督检查。发现问题及时分析原因,制定整改措施,并做好跟踪及验证。

3.企业标准体系的评价

企业应按照GB/T19273的要求对建立和实施的企业标准体系自主地进行系统的、正式的客观评审,以证实标准体系的适宜性、充分性、有效性。评价主要由企业组织自我评价,也可向当地标准化管理部门申请社会确认。

4.企业标准体系的持续改进

为保证企业标准体系的持续有效性和提高企业标准化工作效率,必须运用科学的P-D-C-A管理模式,对企业标准体系进行持续改进,不断完善企业标准体系。

七、标准化良好行为企业的申请和确认

1.申请确认的基本条件:

①企业具有法定代表人资格或具有独立经营管理职能。

②企业应有满足生产、经营、管理需要,职责明确的标准化管理机构和网络,配备有必要的专兼职标准化人员。

③企业已按GB/T19273完成对标准体系的自我评价,并有效运行3个月以上。

④企业三年内未发生重大产品质量、安全健康、环境保护等事故,未受到通报、处分、媒体曝光。

⑤企业产品近两年内无国家或地方产品质量监督抽查不合格记录。

2.申请确认时需提供的材料:

①标准化良好行为确认申请表;

②企业标准体系表及标准体系文件;

③企业标准体系自我评价报告及评价文件;

④有效期内法定质量检验机构出具的产品质量检测报告;

⑤企业组织管理机构图或管理文件。

3.确认的内容:

①企业标准体系的编制和结构是否符合《企业标准体系》系列标准的要求;

②企业标准体系内的标准的数量、内容是否满足企业生产、经营、管理的要求,产品能否最终满足顾客的要求和期望;

③标准体系是否有效运行,运行的效果是否满足企业方针目标和相关法律法规要求;

④各项标准化工作是否有序进行,切实有效。

八、小结

我们正处在一个变革的时代,技术日新月异,市场瞬息万变。知识经济的到来为企业带来了一个崭新的竞争环境,它将使大量的知识资源在经济全球化、信息化和网络化的大背景下大显用武之地,同时,也必然向企业传统的管理理念和方法提出严峻的挑战。我国的企业应该以创建“标准化良好行为”为契机,积极应对全球化的浪潮,变挑战为机遇,变机遇为动力,在企业标准化发展战略中敢为人先,与时俱进。

创建“标准化良好行为企业”,使企业管理规范化。企业标准化工作是科学管理和企业形成核心竞争力的重要组成部分之一。随着市场经济的深入,企业间的竞争已由过去的质量、价格之争转变为标准之争。标准化管理的内容早已不局限于生产和制造环节,企业的标准化工作也不单是制定产品标准或技术标准。重要的是通过标准化提升企业的管理水平,使企业管理更加规范化,最终达到提高企业国际竞争力的目的。

面对企业生产规模扩大、产品品种增多、管理较为复杂的发展趋势,企业对标准化工作的要求也越来越高,实施创建“标准化良好行为企业”的方式已成为我国企业提高国际竞争力的突破口和有力保障。