水文综合协同办公系统的设计与实现

肖 卫 陈春华

(长江水利委员会水文局,湖北武汉 430010)

随着计算机技术和网络技术的发展,如何利用计算机网络实现优化管理,提高工作效率,已经成为办公管理的主要目标之一。随着长江水文信息化建设的不断深入,现在已经建成了覆盖全长江流域的网络系统,为了充分发挥网络的作用,提高办公处理效率,综合服务长江水文发展,迫切需要建设长江水文自己的办公自动化系统。

1 办公自动化的发展

从办公自动化的发展来看,办公自动化主要经历了以下几个阶段:

(1)以WPS、MS Office软件等为代表的个人桌面办公的阶段,实现了由手工到电脑的转变。

(2)以Lotus Notes为代表,以及后来逐渐应用各种E-mail系统为代表的阶段,即群件及E-mail的阶段。它实现了交流与共享,也出现了基本的流程管理。

(3)以B/S应用模式为代表的OA系统阶段。在这一阶段普遍出现了较为成熟的系统。在技术上Domino平台在延续其生命力,但J2EE及.NET平台逐渐开始占据优势。在应用上可配置的流程管理逐渐成为标准。同时,也出现了知识管理等应用。这一阶段功能应用逐步成熟。

(4)以协同为核心的阶段。其范畴已不再局限于传统的OA,而是传统OA的新的扩展与发扬。其主要特点是:工作流、知识管理、门户技术全面成熟应用,行政办公与业务办公一体化,由原来孤立的功能应用发展为跨功能的全面信息与流程整合。

不同阶段办公自动化有不同的含义,而且这些阶段并不是截然分开,而是渐进发展的。长江委水文局的OA建设属于第4阶段,即以协同为核心的综合办公系统,实现单位内部所有与办公相关功能的全面集成,搭建一个跨系统、跨应用、跨地域协同的工作平台。

2 系统建设目标

随着长江水文信息化的程度不断提高,根据长江委水文局综合管理及信息服务系统建设的总体建设目标,基于统一的技术架构,在信息交换与系统集成体系的基础上,着力为用户实现一个集公文流转、内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公为一体的综合协同办公系统,使得每个职工都是一个办公节点,所有与自己工作相关的信息和资源都可以直接得到。各个节点连接在一起形成一张动态的协同工作网,以人为中心,以信息为血液,以工作流为桥梁,信息共通,反应迅速,严谨高效,完全实现电子化协同办公。

系统能够结合长江水文实际,适应单位各部门之间协同办公,提高办公效率;促进单位资源合理配置,实现信息资源共享,方便管理和合理利用各类信息资源;优化单位机构运作流程,促进工作流程的规范化和制度化;及时反映长江水文动态;充分展现长江水文行业风采;全面服务长江水文职工。

3 需求分析

根据系统建设目标,结合长江水文实际,建设的长江委水文局综合协同办公系统能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境,提高工作效率,帮助单位实现信息资源的共享,强化领导的监控管理,增强职工协同工作的能力,丰富干部职工之间沟通交流的渠道,有效管理起有形和无形资源,实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动化处理,促进管理电子化、规范化,完美整合组织内部的信息流。

系统主要有以下几个方面的具体需求:

(1)整合信息资源。能够通过网络技术和信息交换与系统集成体系将单位的人事信息、知识信息、财务信息以及硬件资源等信息资源集成在一个平台上进行管理使用,实现各种资源的互相促进和增值,创造资源共享、协同交互的办公环境。

(2)支持信息发布。在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部职工之间得到广泛的传播,使得干部职工可以在第一时间知道单位的最新动态和政策,更加关注单位发展。

(3)方便沟通交流。支持单位组织架构查找需要进行通讯的人员,并采用丰富的沟通方式进行实时通讯。能够提供消息短信、文件传输、语音会话、邮件收发以及论坛等形式的交流手段。职工的意见和建议都可以畅通无阻地直接反馈到最高领导层,便于及时发现问题、改进过程和发现人才。员工们每天可以记录下当天的工作内容和心得,领导层可以直接查看、指导。

(4)实现公文流转。实现基于流程和表单的公文管理。提供完善的公文编辑器,支持公文在线拟稿、核搞,支持稿件正文修改痕迹的保留及识别,支持公文串行会签和并行会签,支持文件套红管理,支持公文电子签章,支持多种类型数据格式的附件,支持手写批注及签阅功能,支持流程进度查看及流程跟踪。

(5)电子签章要求。具有电子签名、手写签名、电子印章功能。其中电子签名和电子印章功能应取得国家认证认可,具有法律效率。支持在WORD、EXCEL上使用,具有公章或签名的密码管理、真伪性校验、支持USBkey硬件方式加密。

(6)支持公文归档。实现电子公文的按归档要求归档到档案系统中,支持按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。

(7)下达计划任务。实现计划任务的下达分配、跟踪监督。领导层可方便地安排计划任务给下属,并能随时查看分配过的任务数量、责任人及其进度情况,还可随时增加新的工作指示,跟踪监督以提高执行效率和力度。

员工可以查看自己所分配的工作任务,填写任务的执行情况,更方便更快捷地汇报工作进度。具有权限的用户可以对任务的执行情况及责任人进行综合评价。

(8)实现辅助办公。实现如会议管理、车辆管理、考勤管理等日常办公事务的自动化。支持会议及会议资源的在线申请、审批及安排;支持公务用车的在线申请、审批及安排;实现考勤打卡、考勤统计,请假出差申请等。

4 系统设计

4.1 设计思想

实现一个跨系统、跨应用、跨地域,以及综合利用各类信息资源的协同办公系统,以实现信息共享,整合相关资源,集成各类应用。长江委水文局综合协同办公系统的基本设计思想就是:基于统一的技术架构,利用网络通信技术和信息交换与系统集成体系实现基础人事信息的共享,集成即时通信系统、档案系统、邮件系统等应用系统,构成一个标准的、开放的、可扩展的结构体系,面向用户提供方便、高效的综合协同办公服务。

4.2 设计原则

系统设计应遵循“总体规化,循序渐进;以协同、集成、整合为主,尽量避免重复开发”的原则,以“全面、开放、规范、科学、实用和可扩展”为设计方针,确保系统的先进性、稳定性和可扩展性。

(1)实用性与可扩展性。系统能够结合长江水文实际,适应单位各部门之间协同办公,提高办公效率,全面服务长江水文职工。同时,支持横向和纵向扩展,应尽可能为水文局将来的管理和业务发展预留相应的空间。系统应尽可能模块化设计,模块具有较好的可移植性,低耦合高内聚。各类接口标准规范。

(2)美观性与易用性。软件界面人性化设计,美观大方,色彩搭配合理,界面的设计清晰明了,突出长江水文特色。系统安装使用简便,易于掌握。

(3)可靠性与稳定性。系统应能够对用户数据输入的合法性进行严格校验,并对非法数据产生含义明确的提示,不会因用户非法输入而造成程序中止,产生源代码错误信息或死机等现象。要能长时间稳定运行,对资源的占用释放有序,不会因为资源争用而导致系统运行不稳定,运行期间在数据存储方面要求合理可靠,对信息容量具有充分的把握,确保系统运行较长时间后不会因信息过多、数据库容量不足而对服务器造成过高压力,导致死机或服务器操作系统崩溃等情况。

(4)标准性与开放性。系统在总体设计、模型设计、程序代码设计中应选用国际标准的软件技术,使系统具有较强的可移植性。后台数据库应采用目前为业界认可的大型数据库系统。数据库系统的更换或升级不影响系统的运行。

(5)先进性与兼容性。系统结构框架设计先进合理,采用先进的软件开发技术开发系统,具有较好的兼容性,新建系统可以充分利用现有网络和技术条件,能够方便地与现有系统进行整合集成。

(6)安全性与保密性。具有完善的身份认证功能,以及完善的用户权限控制机制。具备完善的日志及跟踪功能,对系统内主要事件能够自动记录,同时具备方便的数据备份及灾难恢复能力,可在服务器系统崩溃后最短时间内使系统恢复正常运行。

4.3 结构设计

系统基于J2EE架构设计,具有良好的跨平台适应性,整体结构参考MVC框架结构设计,易于维护和扩展。整个系统分为资源层、支撑层、服务层、应用层,其整体结构设计及层次关系如图1所示。

图1 系统整体结构设计及层次关系

资源层是整个系统数据基础,主要运行OA数据库。通过信息交换系统(TI)从人事基础数据库中经过ETL过程,同步人事基础数据到OA数据库中,实现人事数据的共享,统一人员基础信息。

支撑层提供数据访问以及一系列服务功能组件。该层作为整个系统的后台服务核心,为OA业务应用提供包括流程引擎、视图引擎、表单引擎、权限引擎、文档处理、审计管理等在内的支撑服务。

服务层主要是面向办公业务提供应用集成。通过WebService、API等技术实现邮件系统、短信系统、档案系统、电子签章系统、即时通信系统等跟办公相关的支持系统与办公系统的集成。应用层是综合协同办公系统的业务功能层,面向用户提供个人办公、公文流转、辅助办公、协同工作等业务功能。

4.4 功能模块设计

根据系统建设目标以及需求分析,长江委水文局综合协同办公系统主要面向用户提供公文流转、信息发布、协同工作、任务计划、辅助办公、沟通交流等业务功能。其功能模块结构如图2所示。

图2 系统功能模块结构示意

(1)个人办公。主要包含与用户个人相关的内容,包括“个人事宜”、“电子邮件”、“日程安排”、“工作日志”、“通讯录”、“个人文档管理”以及“代办设置”。

(2)公文流转。是系统网上办公最主要的部分之一,实现公文的起草、审核、签字(盖章)、套红头、分发等功能。公文流转主要包括发文管理、收文管理、签报管理、便函管理、明传电报以及内部文件等形式的公文管理模块。

(3)领导专栏。主要是发布和查阅局领导相关信息,如学习领导讲话,以及与局领导交流的平台。

(4)计划任务。是用于上级给下级交办任务、安排工作计划的平台。包括部门计划、个人计划和任务交办。只有具有部门计划起草权限的用户,才可以起草部门计划。

(5)辅助办公。是一个提供日常办公资源申请,如车辆申请、会议室申请等,以及考勤管理的平台。将平时的办公过程移到网上来办理,使得申请和审批过程变得方便、简单,而且系统自动保存了整个办理的过程,使得办理轨迹清晰可查。

(6)沟通交流。是单位内部职工就共同关心话题进行网上交流的平台。包括水文论坛和在线调查2个模块。

(7)公共信息。是发布和查看通知公告、规章制度等公共信息的平台。只有在发布范围内的人员才可以看到所发布的通知公告或规章制度,这样就可以在某个小范围内发布某个通知或公告,如:某个支部、某个工会、某个部门等。

(8)协同工作。是一个可以用于多人之间、跨部门之间、跨级别之间的临时任务的交办、分发、处理,具有内部通知发布、材料收集、非正式文件分发等功能的协作平台。

5 系统实现及应用

系统基于J2EE标准,采用B/S结构设计开发。系统运行在红旗Linux系统上,采用东方通的Tong-Web作为J2EE应用服务器。数据库采用Oracle10g。系统集成了科怡档案系统、腾讯通RTX即时通信系统、EYOU邮件系统、iSignature金格电子签章系统、短信平台等办公支持系统。在办公系统中实现公文归档、待办提示、邮件收发、电子签章、短信通知等综合功能。

5.1 主要功能模块

5.1.1 公文流转

以前要发一个文需要拿着文件往返于不同的办公室、办理人员之间,除了效率不高之外,对整个公文流转的过程也缺乏有效的管理,如:拟稿人要了解公文的当前流转状态非常不方便。现在通过综合协同办公系统则使得公文流转的效率得以提高,当前办理人员只要在办理完本节点的工作后,根据公文流转线路将办理完的公文发给下一个要办理人员即可,并可以通过系统“流程跟踪”功能查看公文的流转情况,如果发现公文停留在某个节点上时间过长,还可以通过系统提供的催办功能进行催办。当有公文流转到某个用户时,系统会通过多种形式进行提醒提示,以便用户能够及时办理。

5.1.2 协同工作

协同工作是一个可以用于多人之间、跨部门之间、跨级别之间的临时任务交办、内部通知发布、材料收集、非正式文件分发等功能的协作平台。当有一项任务要几个人一起完成时,就可以选择“协同工作”平台来办理。另外,在“协同工作”模块中,针对一个问题,参与协同的人员可以相互交流,相互讨论,系统将自动保存相应的痕迹材料。“协同工作”还可以在某一协同办公中发起“子协同”,形成“树形”结构的工作环境,每一层协同中的协同人员只对本层协同的发起人负责,协同发起人可以跟踪查看其下面所有“子协同”的办理痕迹记录情况,形成逐级负责、集中管理的协作机制。

5.1.3 辅助办公(车辆管理)

“车辆管理”模块主要提供用车网上申请、审批等功能。在“车辆管理”模块上,可以查看符合要求的车辆以及该车辆的当前使用状态,并可以选择好需申请的车辆和时间段,向车辆管理员提交申请,经部门领导和车队队长审核、审批后,就可以直接用车,用完后相应的行驶公里及用车情况也可以直接在网上办理,并提交部门领导确认。一切事宜均可以在网上办理完成。

5.2 应用分析

长江委水文局综合协同办公系统整合单位内部的各种人、财、物、信息资源,建立协同交互优势,提升管理水平和办公效率,创造单位发展的最优环境。其具体的作用体现在以下3个方面。

(1)规范办公流程。有助于建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,使职工责任明确,权限分明,具体事务落实到人,查有所依。单位的办公流程变得规范、有序,效率大大提高,执行力大大提高。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真,保证正确、及时的反应。

(2)加快信息流通。下达的文件、通知、任务能够及时传达到相关人员,无任何中间环节。职工的意见和建议都可以畅通无阻地直接反馈到最高领导层,便于及时发现问题、改进过程和发现人才。领导可以清晰、准确地了解职工对某一事件的倾向性以做出正确的决策,可以及时关注下属的工作动态,及时发现问题。员工们每天都可记录下当天的工作内容和心得,领导层可以直接查看、指导。所有干部职工都可以在第一时间知道单位的最新动态和政策,更加关注单位发展。职工与职工、职工与领导之间可以方便、直接、充分地进行沟通交流,建立融洽的职工关系和单位文化。

(3)提高办事效率。有效协调多部门之间的协同工作问题,实现高效协作办公。信息流通速度成倍提高,带来职工反应速度的成倍提高。领导层能够随时查看分配过的任务数量、责任人及其进度情况,跟踪监督以提高执行效率和力度。职工能够清晰查看到自己当前领取的各项任务的状态以合理安排时间。员工之间可以快捷地在线发送文件、通知和留言。免去了诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰,节约纸张、人力等办公成本,将资源、精力和时间用于核心业务。另外,员工还可以在网上快捷查看各种资料。

6 结 语

本文主要阐述了长江委水文局综合协同办公系统的建设目标和功能需求,并基于信息共享、资源整合、应用集成的思想,给出了综合协同办公系统的基本设计方案,使得系统能够面向用户提供一个方便、高效的协同办公服务。最后,对系统主要核心功能模块的实现情况进行了介绍,并对系统的应用进行了简要的分析。长江委水文局综合协同办公系统的实现是长江水文信息化建设取得的一个重要的成果,它提高了单位办公效率,实现了单位资源合理配置和信息共享,优化了单位机构运作流程,促进了工作流程的规范化和制度化,将在长江水文发展过程中发挥重要的作用。