浅论高校图书馆业务外包

刘庆麟

摘 要： 业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近十年已被图书馆界吸收和采用，将非核心功能工作通过合约外包给社会机构来完成，从而达到降低成本、节约人力资源，提高工作效率，提升竟争优势的目的。本文概述了随着信息时代的到来，图书馆服务功能的变化，业务外包在图书馆的应用将日益扩展，有着更大的发展空间。

关键词： 高校图书馆 业务外包 优点 策略

业务外包是来源于企业的一种经营管理模式，它是指企业为了把有限资源和精力集中在能使企业保持竞争优势并能为客户提供独到的产品或服务的核心业务上， 将企业内部无法胜任、经济效益低或不占优势的业务剥离，让外部专业厂商承包的经营模式。［１］进入21世纪以来，业务外包这一经营管理方法日益受到我国图书馆界的重视，越来越多的图书馆开始业务外包的实践探索，高校图书馆也不例外。

1.业务外包的产生及范围

1．1业务外包的产生及发展。

业务外包（Outsourcing），也称资源外包、资源外置，20世纪90年代，业务外包的方法被西方图书馆界吸收并采用，并被引入我国图书馆界。在20世纪80年代初，日本京都市立图书馆率先实行委托管理（Contracting-out），目前业务外包在欧美等发达国家的图书馆已普遍存在，且外包的业务十分广泛。图书馆业务外包是指图书馆将图书加工、分类、编目等业务交给图书供应商或专门的服务机构来完成。

业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近十年已被西方图书馆界吸收和采用，受到普遍的欢迎。图书馆将非核心功能通过合同外包给社会机构来完成，以便集中自身的力量搞好改变基础结构，提高核心功能的工作效率。业务外包这一经营管理方法日益受到图书馆界的重视，是正在形成的一个趋势。［2］

1．2业务外包的范围。

目前高校图书馆在人力、物力及技术力量有限的情况下，外包工作的重点应该以事务性服务和反应性服务为主。具体说来，下列业务比较适合于外包。

1．2.1图书采购

高校图书馆采访业务的外包主要是“纲目订书”和“现场采购”。

“纲目订书”即图书馆根据本院的办学方向、专业特色、馆藏特点等制定文献采集范围，并拟定成纲目委托书商根据纲目配书。同时，要求书商（即外包商）把相关书目数据通过E-mail发送到采编部门，供查重和建立馆藏数据库用。

“现场采购”即图书馆根据图书市场变化及本学院专业变化和读者的阅读需求，要求书商协助进行现场采购图书，并通过采集器进行查重。

1．2．2图书分编

图书分编包括文献分类、标引、主题分析、文献著录、馆藏分配等。业务外包的方式主要是书商随书配送的分编数据。国外最有名的编目数据源是OCLC，国内较知名的有国家图书馆、CALIS和JALIS等编目数据源。如书商自编数据，也必须严格遵照文献著录标准化原则进行。

1．2．3图书加工

这是目前高校图书馆实施最广的一种外包业务。图书馆将加盖馆藏章、贴条形码、加装磁条、贴书标及书标保护膜等技术含量较低的工作全部交由书商完成。图书馆只需对新书进行查重、验收即可。

1．2．4数据库建设外包

将馆藏资源制成电子出版物，使它们在更大范围内传播，吸引更多读者，是提高信息利用率的一种手段。数据库建设一方面质量要求较高，除了数据的正确性外，还要保证元数据的标准化和接口的规范。另一方面数据库建设需要投入大量的人力、物力、财力。许多数据库本身的技术力量和其他资源都不足以满足这些要求，通过业务外包就能解决这两方面的问题。

1．2．5信息服务外包

图书馆之所以无法满足本馆读者的所有信息需求，是因为图书馆在人、财、物力即信息资源方面存在着欠缺。因此，必须将有关信息服务外包出去，由其他图书馆或公司代为进行。最常见的信息服务方式有合作咨询、查新、定题和跟踪服务等。委托图书馆外的组织撰写专题研究报告、动态分析、综述评论等也是常用的外包服务内容。图书馆还可以委托馆外组织代为进行读者需求调查，以节省人力、财力，并提高调查结果的科学性、准确性、可行性。

1．2．6自动化业务外包

自动化业务外包是指在共同签署的外包协议或合同的基础上，采用系统移植或委托专业厂商设计和开发，服务提供商直接向图书馆提供整套的应用方案，包括咨询、软件系统、实施、运行中的维护、软件的升级、高质量的技术支持等。由于大多数图书馆缺乏计算机专业技术人员，加上随着信息技术的发展，硬件和软件在不断升级，如果相关的图书馆管理系统及应用软件由图书馆自行开发，则图书馆要投入大量的开发费用和人员培训费用，通过服务外包，不仅可以节约时间和费用支出，而且可以直接享受服务提供商提供强径的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务。

1．2．7基础业务与行政事务外包

报刊装订是图书馆的一项基础的常规性业务，但是大多数图书馆并没有专门的装订设备和从事装订工作的人员。而通过成立图书馆装订中心，把若干家图书馆的装订业务统揽下来，不仅形成规模效应，而且有利于提高装订质量。图书馆工作往往需要大量的人力，可以通过对临时工和学生读者的知识技能培训，使他们胜任这项工作。

2.高校图书馆业务外包的原因

2.1国家宏观教育环境因素。

我国政府为了实施“科教兴国”战略，不断加大科教经费的投入力度，高校图书馆经费也相应得到增加。过去重点高校图书馆的年经费一般为几百万元，而现在高校图书馆购置经费排在前十位的有半数以上经费超过千万元。［3］经费的不断增加为图书馆带来了更大的发展机遇，同时也使图书馆的各项工作日益繁重，为图书馆员带来了很大的工作压力。为了缓解工作压力，许多高校图书馆尝试将一些业务外包给其他社会组织承担。可见，国家宏观教育环境因素的变化是高校图书馆业务外包的主要原因之一。

2．2图书市场竞争因素。

随着我国市场经济的发展，图书市场空前活跃与繁荣，图书发行已打破了新华书店一家垄断的局面，出现了国有新华书店、出版社、民营书店、民营书商、作者竞相发行的状况，使得图书发行市场竞争非常激烈。高校图书馆是图书团体采购大户，当然成为众多图书发行商争夺的目标。许多图书发行商为了强化与高校图书馆的关系，纷纷采取直供方式与图书馆合作，并为图书馆提供大量的优质售后服务，如为图书馆提供采访数据、编目数据、装防盗磁条、盖馆藏章、贴条形码和书标等服务。图书发行商采取这种经营策略正好有利于减轻当前高校图书馆的工作压力，促进了图书馆业务外包的开展。

2．3技术发展因素。

由于高新技术在图书馆领域的广泛应用，图书馆利用现代技术手段与外部服务机构的联系合作成为可能，为图书馆业务外包提供了技术支持。以图书编目业务为例，由于网络技术的应用，目前图书馆编目业务已进入联机编目阶段，联机编目中心相继建立。如中国高等教育文献保证系统（CALIS）开发的全国性联机合作编目中心，设立了文理、工程、农学和医学四个学科中心，建立了中外文书刊联合目录数据库。截至2002年4月，已完成中、英、德、日等多个语种的书目纪录130多万条，馆藏纪录300多万条，现在平均每天上载5000多条新数据和馆藏数据。［4］该编目中心的服务对象除进入“211工程”的高校图书馆外，还面向全国其他高校图书馆，其他系统图书馆和有关机构。［5］该编目中心以强大的技术优势可以为高校图书馆提供编目服务或承担编目业务，使得高校图书馆的编目业务逐步走向外包之路。可见，高新技术的发展与应用为图书馆业务外包提供了良好的技术支持。

3.图书馆业务外包的优点

3．1降低图书馆运作成本，提高质量。

专业机构（团体）往往具有规模经济，有着专业程度高和高度效率化，经营成本较低的特点，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠，另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等图书加工工作，而且这些工作是完全免费的。

3．2节约人力资源，克服缺乏专业技术人员的不足的困难。

图书馆实施业务外包，可以借助外部的人力资源，来弥补自身智力资源的不足。受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，因而也使图书馆难以进行技术的研制和开发。在业务外包的情况下，图书馆可以充分利用外部资源保证自已的先进性。如选购成熟先进的图书馆管理软件，既可以降低开发软件的风险，又可以提高图书馆的服务水平。

3．3可以专注于自已的核心业务，提高竟争优势，塑造品牌服务。

图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程、人员配置进行整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竞争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。把更多的专业人员充实到关键岗位，确保核心业务发展，打造自己的服务品牌，形成特色服务，扩大图书馆的社会影响，这是图书馆立馆之本。

4.实施业务外包的策略

业务外包主要是透过与外包商合作及关系之调整，以改善图书馆服务质量，提高工作效率。而图书馆仍要承担规划、目标制定、监督标准制定及执行、评估及修正等工作，换言之，业务外包的服务质量，图书馆应负责任，因此在制定外包策略时应注意以下问题。

4．1决定业务外包考虑因素。

实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，听取各方意见，明确自已的核心业务，从而确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自已完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。

4．2选择合适的外包商，签定合作协议。

外包商选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否。图书馆应全面考虑外包商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量，以及是否熟悉业务、价格水平等条件，在审慎外包商各方面因素后，认真签订外包合约，作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、赔偿问题等。

4．3加强对外包商的控制和管理。

图书馆把业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，图书馆还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理，尤其是技术业务工作，同时还应建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。

4.4建立良好的沟通机制，无论是与本馆职工还是外包商。

图书馆与外包商的关系是互相依靠、互惠互利的双赢关系，双方在充分的沟通与相互理解基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。在图书馆内部，外包势必会影响到一些工作人员的利益，如编目外包，从前图书馆内部往往以编目人员为核心人物，知识层次最高的当是编目人员，由于编目外包，他们可能要转变角色，由台后服务走向台前服务，因此，要做好员工的沟通工作，得到员工的理解和支持。

5.结语

总之，业务外包这种经营管理方式体现了图书馆从传统的经营管理模式向现代化、专业化管理模式转变的趋势。从目前来看，这种方式还不很完善，存在着许多不足，还不是国内图书馆经营管理方式的主流。如何使业务外包的经营方式扬长避短，这是我们应该认真研究的问题。

参考文献：

［1］安慧芹，王立荣.图书馆业务外包策略刍议［J］.图书馆，2003，（5）：74-75，78.

［2］陈光华.关于高校图书馆的业务外包［J］.安徽工业大学学报:社科版，2005，（5）：130-131.

［3］刘立强，刘波.浅谈高校图书馆编目业务外包［J］.现代情报，2007，（6）：184-185.

［4］［5］李海萍.高校图书馆图书招标采购方式浅议［J］.图书馆论坛，2003，（8）：156-157.