新时期高校学生档案管理改革初探

吕亚梅

摘 要：高校学生档案管理工作在整个学校基础工作中占有举足轻重的地位，高校自从2003年扩展开始，学生人数多、人员素质参差不齐，给高校学生档案工作增加了很大的难度，本文对新时期高校学生档案管理的漏洞进行分析，并提出有效的改革措施。

关键词：高校学生档案管理；档案管理改革措施

一、高校学生档案管理的本质

高校学生档案管理分为学生终身档案和临时档案。终身档案指的是学生从进校开始到毕业以后由学校临时建立起的档案，这里面包括学生的表现情况。而临时档案中一部分内容在学生毕业以后会装到学生终身档案里。由于这两种档案阶段性的不同，学生的临时档案一般包括学生基本情况审核表、军训考核情况、大学各科成绩表、综合测评情况等。在学生毕业以后，临时档案的相关内容要放到终身档案里面，包括其中的学籍以及军训表、奖惩表、体检表等等。

二、高校学生档案管理工作中出现的问题

1、高校学生档案管理工作没有得到广泛的重视和认可

高校学生档案的管理也是学校档案管理的一部分，很多高校只重视教学和其他管理的档案工作，对学生档案工作没有充分的认识，同时相关的监督与指导也没有合理进行，学生档案管理工作自然得不到有效的实施。

2、学生的档案管理工作缺乏专业性和规范化

高校学生的档案管理工作较为传统，目前，高校仍未推出一套完善的学生档案管理工作规范，大学生档案管理工作的管理模式、管理体制、以及技术手段仍然较落后。

3、毕业生档案后续管理工作不完善

毕业生的档案是在毕业生毕业以后由学校传递给学生，学生找到工作以后由用人单位向学校索要学生的档案，而没有找到正式工作的学生档案由人才市场等代管，但是由于生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，因此忽视了对高校毕业生档案的管理工作，再加上转递档案的环节又很复杂，致使一批学生的档案丢失，给学校的就业也就带来了不好的影响。

4、档案管理的信息失真

目前很多用人单位在接受学生档案的时候都希望看到学生的真实信息，更多的是希望从中能得到有关体现个人能力的信息，如诚信度、创新能力等等。然而当前的档案却似乎对于这些方面体现的很少，大多数也没有关于这方面的记载，即便是有也不过走走过程，没有个体化特征的体现。

三、新时期高校学生档案管理改革

1、提高高校学生档案管理制度上的规范水平

鉴于高校学生档案管理中所出现的问题，笔者给予相关的建议。例如，在学生档案管理上，要实行规范化和统一化管理。这也就是说要保证学生档案的真实性，而高校学生档案管理员也要充实自己的业务水平，统一进行业务的规范管理。由于学生多、学籍分类也多，档案也要分类管理，这里面可依据高校学生的学籍来管理，对于学生学籍要做到灵活管理、目录明确、层次清晰。重要的是要避免文件以及材料重复归档和遗漏等问题。档案管理部门人员要保证各种材料的完整性和准确性，为学校培养高校人才，也大大地提高了高校学生档案管理水平。

2、充分利用高校学生档案的信息资源，扩大高校学生档案管理的信息化范围

高校大学生档案管理的信息化是大学生档案管理工作中急需解决的任务，这对于提高教学质量和提高大学生管理工作上起到促进作用。扩大高校学生档案管理的信息化范围，可以用科学、系统的角度对档案资源进行分析，更好地发挥档案的作用，给用人单位准确、完善的学生信息，这也是解决高校学生就业难的有力措施。因此，档案管理工作人员要重视档案管理的基础工作，也就是对数据的采集、录入、审核等一系列工作都要保证数据库数据的真实性以及完整性，同时也要注意电子档案的完整性，必要时可以加以补充。

3、教导学生加强档案意识

许多高校的大学生对于档案的意识还没有提高上来，甚至远远低于我们父辈的一代，为此，高校要以求实创新的态度，对于毕业生档案管理工作积极开展。与此同时还要利用报纸、广播等媒体手段对档案的作用进行宣传，让学生了解档案，认识到档案对于一个人的重要性，在我国目前档案与户籍以及各项补贴福利制度的关联性较大，因此，一旦失去档案，整个生活都会收到影响。尤其对于那些工作尚未落实的大学生，档案就更重要。笔者有一个远方的亲戚，自2008年6月份毕业以后，档案一直在自己手上保存，直到2011年6月的一天，笔者见到她提起这件事才知道自己的档案竟在本人手中放了三年。有关于档案存放的问题，许多毕业生都不是很清楚，在我国大部份地区，档案如果两到三年之内不进行人士代理，不但工龄要少算，而且对于以后工作、学习、职称申报以及养老保险等都有一定的制约性。作为反映一个人一辈子成长历史的人事档案是极其重要的。

4、用人单位要努力承担起有关毕业生人事档案相关的问题

毕业生的档案一方面可以为用人单位提供筛选人才的依据，另一方面也为用人单位综合选择人才提供了有力条件。高校毕业生来到人才市场挑选工作，而用人单位也在挑选，用人单位根据学生的个人情况，如专业、社交能力、外语能力等等进行择优录取。我国这些年来经济体制等也发生了巨大的变化，合资企业、私营、民营、外商独资企业如雨后春笋般丰富着我国市场经济的大环境，这可以很大程度上解决我国毕业生就业的压力，在毕业生确定就业意向后，用人单位与毕业生签订就业协议，然后将协议书转移到学校，学校将学生的档案以及户口关系等赚到用人单位以及单位的主管部门。然而，目前我国就业压力很大，学生外出找工作时碰到许多单位没有提供各项社会保险等保障措施，其中签订就业协议也就是盖个戳而已，大多数都流于形式，学生将协议反馈给学校，大多数学校也只是进行上报的工作，增强学校就业能力的信誉度而已。

参考文献

[1]王静霞. 搞好知识经济时代的档案管理工作与继续教育[J]. 行政与法 , 2003,(07)

[2]周冀, 孙碧燕. 高校学生档案管理要转变观念[J]. 兰台内外 , 2005,(02)