公共图书馆业务档案管理工作刍议

李娜

摘要：图书馆档案管理工作对图书馆各项工作来说既是基础，又是保证。加强业务档案管理对于图书馆运作具有重要意义。当前，公共图书馆档案管理虽然取得了较大成效，但在管理模式、管理制度、人员素质、安全技术等方面都存在诸多问题。因此，必须积极探索公共图书馆业务档案管理的新举措。

关键词：图书馆；业务档案；管理

中图分类号：G251文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2011）06-0120-02

档案工作是一项实践性很强的工作，它对实践的指导尤显重要。档案记录了人们在活动中的思维发展历程，以及在各种活动中的成功与失败，经验与教训，认识与成果，对今后的工作具有推动作用。图书馆的许多工作的开展也离不开档案工作的支持，档案完整地记录了图书馆一切工作历程，做好档案工作有利于图书馆工作的交流、提高，促进各项服务工作的更好开展。图书馆档案工作管理水平的提高必将促进各项业务工作的加速发展。加强档案管理与建设对图书馆管理水平的提高有着重要意义。

一、图书馆业务档案工作的必要性

（一）是图书馆业务工作规范化的体现

现代化的图书馆要求业务工作标准化，这样既有利于本馆自身的科学管理，又有利于图书馆界的协调与协作。图书馆业务统计是用数据来反映图书馆工作的实际情况，内容包括图书馆系统最基本的要素，如人员、藏书、设备、经费、技术方法等。业务统计做得合理、规范、科学，正是图书馆业务工作规范标准的直接体现，是业务档案建设的重要组成部分，因此，业务档案建设工作是业务工作规范化、标准化的体现。

（二）为图书馆发展提供依据和参考

图书馆业务档案是分析总结业务工作必不可少的第一手资料，它既包括收集、整理、鉴定、检索、统计、保管；又包括复制、利用和研究。因此，通过现有的业务档案，便可了解到图书馆工作的全貌，迅速及时地发现问题，提出最优决策以便及时改进工作，达到科学管理，从而使图书馆的业务工作稳步有序地向前发展。同时，业务档案为宣传图书馆事业提供生动形象的资料，利用多年来图书馆累积的珍贵的实物图片和有效数据等资料，向社会宣传图书馆，引导社会各界认识图书馆、重视图书馆工作，提高图书馆的社会地位，促进图书馆事业的发展。

（三）是图书馆研究的资料保证

图书馆的档案信息资料，是图书馆自身发展建设的第一手资料，翔实可靠。在知识经济、网络经济和教育全球化的新形势下，它对图书情报学、图书情报事业以及图书馆自身发展和建设的基础理论研究和应用研究都十分重要。图书馆档案信息资源凭借其丰富的现实资料、数据以及新的知识，能为图书情报事业和图书馆自身的发展研究提供可靠的信息资源保障。

二、公共图书馆业务档案工作存在的问题

（一）管理模式落后

据了解，许多图书馆至今没有建立统一管理档案和档案工作的综合档案室，没有配备专职的档案干部。有的馆将文书档案划归人事部门管理，有的将业务档案划归业务办公室管理，有的档案材料没有收集整理，仍存放在各部门及有关人员手中。这种分散的管理模式存在许多弊端，最主要的是致使许多有价值的档案材料严重损失，未能发挥其应有的作用。

（二）管理制度欠缺

一方面，各项规章制度不完善，缺少档案管理制度及管理工作中的建档制度，一人一个干法缺少规范化管理，使档案建设受阻；另一方面，随着科技的发展以及各种电子仪器设备的剧增这些设备的使用管理操作规程、基本技术等缺少技术档案的建立，档案业务建设基础薄弱。

（三）人员素质低下

有的图书馆至今没有设立专职档案员，或虽已设立，但由于一些领导对档案工作缺乏正确的认识，把档案工作看成是一项可有可无、可急可缓的工作使得档案管理人员在工作分配上往往兼职过多，很难集中精力把档案工作做好。

（四）安全技术薄弱

安全技术是指用户使用管理和系统安全管理，其中包括身份认证和使用授权。对于数字化档案来说，电子档案的原始纪录性、法律凭证性和保密安全性受到冲击，缺少数字环境下规范的管理办法。

三、完善图书馆业务档案管理的措施

（一）加强业务档案的集中统一管理

对业务档案所收集的文件，在内容范围、项目设定、标准衡定等方面进行统一规范，要在业务档案的分类归档范围、业务统计项目的统一规范上相应作出规定，使得业务档案的建设与图书馆基础业务建设统一起来，从而提高业务档案的内涵质量。全馆的业务档案工作，都应该由档案室集中管理，而不应由各只能部门或个人分散保存。同时，对图书馆业务档案所收集的内容进行规范化处理，以职能分工为基础并结合事物属性，适当顾及档案文献载体的情况为原则，对业务档案的内容进行界定和划分，并对分散的档案信息进行有效整合、集成，实行集中统一管理。如在图书馆业务档案中，大多数职能部门都建立了读者活动档案，若按照各项活动的主题，将各个部门的读者活动档案整合起来，使其以分门别类的面貌呈现，图书馆管理者通过读者活动业务档案，便可一目了然图书馆读者活动工作的全貌，得以迅速及时的发现问题，总结经验，提出最优决策以改进工作。

（二）制定相应的目标责任考核制度

档案管理是一项长期工作，要使各级严格把关，责任到人，还须建立相应的考核制度。公共图书馆应将此内容纳入部门管理责任书之中，档案的立卷归档也明确列入目标责任制管理中，制定相应的考核标准，定期进行考核评比。档案人员实行岗位责任制，明确其职责范围，将档案管理与工作实绩考核奖惩挂钩，让档案管理人员真正负起业务文件材料形成、积累、整理和归档的责任，而确保档案的收集归档。

（三）实现业务档案管理的信息化

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，档案信息化建设是一个由档案管理向档案信息管理转变的过程。其目标是最大限度地延长档案的寿命，最广泛、最快捷地提供档案信息。在图书馆业务档案信息化建设工作中，首先应将档案管理与文件处理两个过程结合起来，纳入到一个统一的管理系统中，实现文档一体化的操作模式，这种模式的作用在于：一是避免重复劳动，提高工作效率；二是提高档案管理水平，使大量的文件输入工作在文件处理过程中一次性完成，更有利于信息资源的共享。随着计算机的大量普及，图书馆的纸质文件与数字化文件同时大量并存，极大地拓展了图书馆档案管理的工作内容，为图书馆档案资料的收集、整理、存储、使用带来了新的机遇和挑战，使文档一体化的管理模式成为可能。同时由于电子文件传递与处理是通过标准化文件格式完成的，这有助于解决纸质文件的弊端，也为图书馆档案管理工作带来了实质性进步，为各级档案工作者提供了一个真实的操作平台，使档案管理工作变得更为具体、直接，使档案查考利用变得更为方便快捷，对于工作效率的提高具有极大作用，也对图书馆的档案管理工作走向科学化规范化轨道起到了关键作用。

（四）做好档案的开发利用工作

图书馆档案管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。在开发利用方面，档案管理人员应做到以下几点:一是针对网络时代用户对信息需求快捷、方便、准确的特点，利用现代技术对档案进行深层次的开发，最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。二是在图书馆的日常管理中，图书馆档案管理人员应配合领导决策，配合馆内各项工作及时准确地提供档案资料，为图书馆的各项工作服务。三是充分利用馆藏档案资料，针对用户的实际要求或某一特定专题，开展情报编研、检索服务、定题咨询服务，为用户提供深层次、全方位的服务，以充分提高档案信息的开发利用率。四是为编撰图书馆史志系统提供档案资料。编史修志是图书馆一向长期而不可缺少的工作，图书馆档案记载着图书馆各种情况信息，业务档案在图书馆史志的编写过程中具有不可替代的作用。

（五）提升档案管理人员的综合素质

档案管理事业，对人的品德修养有严格的要求，需要从事档案工作的人，严肃认真，爱岗敬业，无私奉献。图书馆应不断加强对档案管理人员的教育培养，对现有的档案管理工作人员，应定期培训，不断学习，加大对计算机方面的知识培训力度，同时不可忽视思想政治方面的教育，提高综合素质，了解档案专业的最新发展动态等。公共图书馆业务档案工作不仅是图书馆建设的一个基本内容，也是提高图书馆工作效率和工作质量的必要条件，是评估的重要依据。因此，搞好图书馆业务档案建设的基础性工作，并进一步加强档案的信息化和数字化建设，是信息时代图书馆工作的必然要求。

参考文献：

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[2]顾韵.要加强图书馆业务档案建设[J].浙江档案,2003,(4)

[3]崔维梅.谈加强图书馆业务档案管理[J].山东档案,2007,(5)