“协同E智”的债权债务管理在勘测设计企业的应用

杜 明，蒲康华

（中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院，贵州 贵阳 550081）

1 传统意义的债权债务管理

企业债权债务的范围包括企业在生产经营活动中因发生购销产品、提供或接受劳务等业务而形成的暂收、暂付、预收、预付、应收、应付、备用金等往来款项。有效的债权债务管理不仅对企业的财务有利，还惠及企业的市场开发、生产管理等多个方面，同时也需要企业其他部门的协同配合。

传统意义上的债权债务管理往往过多的被强调为是企业财务管理的一项重要内容，而忽视了其他相关部门的参与，造成了较多的问题。其一，债权债务其实是在市场开发、合同签订以及生产的过程中产生的，它的实现也需要企业的市场、生产甚至法律部门的参与，而财务只是债权债务流程中的一个资金环节，传统意义上的债权债务管理仅仅从财务管理着手，相当于抓住了问题的表象，并没有从本质上解决问题。其二，由于没有整体的工作思路，自然没有全局的工作策划，使债权债务管理的各个环节往往各自为政，缺乏统一的规划和流程控制机构，以部门为营，自觉不自觉地形成了企业债权债务管理的一个个 “信息孤岛”，导致效率低下，信息失真。

2 “协同E智”的债权债务管理

笔者认为，真正有效的债权债务管理，需要企业的市场、生产、财务等相关部门的协同工作，故以此为基础提出了 “协同E智”的债权债务管理模式 （见图1），从 “协同”和 “E智”两个方面彻底解决债权债务问题。

图1 “协同E智”的债权债务管理模式

“协同”的债权债务管理，就是围绕债权债务的核心——“合同”开展管理工作。要求市场开发部将各类合同、协议、工作委托书等全部列入合同管理，并负责维护合同上明示的相关基础信息；生产管理部根据合同要求安排生产、采购计划，负责维护生产任务、采购计划实施情况，作为启动合同收、付款的 “触发事件”，系统自行比对并自动触发提示市场开发部，实施应收、应付款程序；财务资产部负责维护实际收、付款的相关信息，系统自动将该信息与应收、应付款信息比对，根据比对结果 “终止”或 “持续”提醒市场开发部实施收、付款程序，必要时采取相应的法律措施；如此循环往复，封闭运行，直至合同执行完毕，法律责任解除。

“E智”的债权债务管理，就是利用信息化、网络化的技术手段，建立衔接合同管理系统、CRM系统、生产及采购管理系统、财务管理系统的数据共享机制，消除信息 “孤岛”；建立系统自动触发的工作流程控制模式，强化信息传递过程控制；建立系统操作日志，按照职责划分，便于对管理绩效的客观考核。

3 “协同E智”的债权债务管理系统的实现机理

“协同E智”的债权债务管理系统的实现机理就是通过一个互联互通的债权债务管理平台，将企业各相关部门的工作有机联系起来，通过对企业各类编码规则的统一，实现各子公司债权债务的合并、分类、自动确认，以及数据库的共享、查询，从而达到对企业债权债务更有效的管理 （见图2）。实践中需要注意以下几个方面：

图2 “协同E智”的债权债务管理系统实现机理

3.1 债权债务管理理念的更新

债权债务管理属于企业综合管理的范畴，不仅与财务管理联系紧密，而且与经营管理等密切相关。必须改变债权债务管理只是财务部门的事情，账务不清也是财务部门责任的传统观念。只有加强企业内部各相关部门之间的协作意识和整体观念，才可能实施对债权债务系统化、程序化的管理。

3.2 建立部门协同工作机制

建立企业各部门协同工作的债权债务管理机制，包括事前管理、事中管理、事后管理。

事前管理主要包括：①明确各部门债权债务管理职责，梳理优化管理流程；②规范合同、客商、会计科目编码；③对原有的债权债务进行清理登记造册，对往来单位的信用进行评价等。

事中管理主要包括：①及时准确地建立和健全合同信息；②及时、正确维护合同约定的收、付条件成就信息；③收、付款的核算及反馈；④债权、债务的确认；⑤对合理展期的债权债务明确专责跟踪督办。

事后管理主要包括：①超期债权债务的特别管理程序；②客商的信用管理；③账销案存债权债务管理。

3.3 协调整合各部门管理子系统，消除信息 “孤岛”

根据企业各有关部门在债权债务管理中的职责、债权债务的业务流程，梳理形成各部门协同的工作流程，并以该流程 “串联”起各部门管理子系统，实现信息共享。

4 “协同E智”债权债务管理的应用

在实行 “协同E智”的债权债务管理之前，贵阳勘测设计研究院 （以下简称 “贵阳院”）的往来款项一直居高不下，2008年末应收账款、其他应收款占流动资产的22%，且3年以上应收款项达500多万元。在企业的利润空间越来越小的情况下，应收款项过大已经成为企业发生财务困难、影响企业健康发展的隐患。此外，由于多方面的原因，对一些签订时间较早，执行时间较长的合同，有关的债权债务管理信息存在诸多缺失，不同程度地增加了形成坏账、呆账的风险。管理活动以部门为中心而不是以工作为中心的格局仍惯性地存在，多套管理子系统并行，信息流通迟滞，环节冗余，协同一致的工作机制没有完全建立。

针对上述情况，由财务资产部牵头，在贵阳院实行了 “协同E智”的债权债务管理模式。贵阳院根据 “协同E智”债权债务管理模式的实现机理，充分挖掘用友NC软件和GMIS企业管理信息系统的功能，协同合同管理、生产管理、财务管理的有关功能，实现了信息源的唯一、信息流的共享、控制过程的自动，在债权债务管理方面不但形成了院内各有关部门协同工作的局面，而且逐步达到了智能化的控制要求。

4.1 总体架构

建立债权债务管理工作框架，整合财务管理系统和GMIS管理信息系统合同管理、生产管理 （包括项目管理与采购管理）模块功能，按照债权债务管理工作流程，在模块间形成数据共享和流程管控（见图3）。

图3 “协同E智”的债权债务管理总体框架

4.2 管理功能

（1）合同信息管理。合同由市场开发部门统一管理，并按职责在GMIS中维护有关合同基础信息，合同基础信息经审核后发布。

（2）债权债务成就信息管理。由院生产管理部负责，根据合同约定，将服务提供情况等债权成就条件或接受产品、服务情况等债务成就条件录入系统，系统自动触发启动收、付款程序，通知市场开发部办理有关工作。

（3）收、付款程序管理。由市场开发部组织实施，与合同对方衔接，办理收、付款审批程序，办妥后提交财务资产部。若不能按合同约定办理，则在CRM管理模块中记录有关信息，系统对客户自动进行评级授信和信用政策管理。

（4）款项收、付和核算。由财务资产部办理款项收、付手续，并在用友NC中予以正确核算、归集。用友NC根据收、付款信息终止收、付款程序。

（5）备用金管理。将备用金的控制限额落实到部门，每个部门的备用金余额不能超过其核定的金额，一旦超出，系统将给出提示，并且不能进行后续操作。

（6）清账抵消提示。在有关部门进行收、付款手续时，能够提示债权方和债务方同为一个单位的有关信息。

（7）决策支持。将原始数据分类汇总后，对债权方和债务方在资金结算过程中的各项信息进行分析，适时提供所需的债权债务管理信息。

（8）信用管理。通过对往来单位各类信息进行集中处理，依据欠款规模、拖欠时间、业务规模、业务频率及其基本信息等建立的测算模型，对该客商的信用进行综合评测，为系统内各部门及单位开展业务、选择结算方式和清欠款项提供依据和参考。

（9）预警和通报。按不同需求提供债权、债务信息汇总，对超期无动态、数额过大等非正常债权债务进行预警和通报。

4.3 实施程序

（1）统一指导思想，统一规划方案。统一思想，成立了债权债务管理工作小组，制订 “协同E智”债权债务管理的规划方案和实施计划，并分解到各有关部门的年度工作目标计划中。

（2）清理历史债权债务，完善基础资料。组织实施清欠工作，盘整存量资产，激活僵化财源，摸清债权债务家底，形成 “协同E智”债权债务管理的基础信息库。

（3）建立统一的基础编码规范。由财务资产部牵头，市场开发部、生产管理部、人力资源部参与，以合同为起、终点，规范合同、客商、部门、职员、项目、科目编码体系，以编码为依据建立各工作环节的流程衔接，实现计算机网络管理。

（4）职责规划、流程规划。根据债权债务管理规划方案，进一步明确各相关部门的职责，确保管理责任无遗漏，业务分工无死角。根据债权债务管理的工作流程，将各部门职责以工序的概念固化，形成计算机自控流程，互为因果，避免人为因素造成管理过程的中断、冗长。

（5）程序化管理。 “协同E智”债权债务管理的起点、终点均为合同，市场开发部将新增合同录入系统中并审批发布后，债权债务管理流程自行启动，必须在各有关部门完成相应职责，并标注于系统中后，该项工作方被标注为完成，并自动归档，否则，将在当前工作任务中不断予以提示处理。

（6）监控与考核。审计监察部对债权债务管理情况适时进行监控，对超期情况提出督办要求。系统将自动记录债权债务管理各有关参与部门的履职情况、完成时间等管理执行力，由相应部门据以实施绩效考核。

4.4 管理效益

通过实施 “协同E智”的债权债务管理，为贵阳院建立系统的债权债务全程管理，暨事前控制、事中跟踪、事后分析，提供了扎实的数据基础；并使贵阳院的债权债务管理工作更加高效、系统、准确，为实施客户管理、销售和采购政策管理提供了依据；为践行 “守法、诚信、互动、双赢”的经营理念夯实了基础。其管理效益主要表现在以下方面：

（1）市场经营管理效益。为企业提供信用管理，帮助甄别客户，提高履约能力，树立品牌口碑，使市场竞争力得到提升。

（2）生产组织管理效益。有效整合经营与生产，形成 “经营带动生产，生产促进经营”的良好互动局面；并实施了有效的采购管理。

（3）资金管理效益。资金预测的准确性及效率大大提高；加速了资金回笼，减少了资金占用，增加了资金收益。

（4）决策支持效益。债权债务管理数据库可以为授权使用者提供远程、实时的债权债务信息查询，为管理者决策提供支持。

5 结论

传统意义的债权债务管理仅仅强调财务管理的职能，并不能满足现代企业债权债务管理的需要。结合计算机技术的应用，提出了企业市场、生产、财务等各有关部门 “协同E智”的债权债务管理模式，并在贵阳院推广应用，取得了良好的效果。随着今后 “协同E智”债权债务管理体系的不断完善，它必将为贵阳院的发展发挥更大的功效。

［1］ 李龙刚，吕备战.市场竞争下企业如何有效地进行债权债务管理［J］.中国集团经济， 2007（12）:143.

［2］ 屠建平.建立综合管理系统，加强债权债务管理［J］.铁道物资科学管理， 2000（6）:15-16.

［3］ 洪其根.债权债务信息库系统的开发与应用［J］.铁道物资科学管理， 2003（3）:45-46.

［4］ 洪其根.债权债务管理系统的设计与应用［J］.铁道物资科学管理， 1998（5）:30-31.