期刊MARC数据维护与质量控制探讨★

浙江树人大学图书馆

〔浙江省杭州市 310015〕

龚丽萍*

数字化和网络化是信息化社会环境下图书馆发展的一个必然过程。在这个过程中,人们越来越重视书目数据的质量。高质量的书目数据不仅有利于提高读者检索的查全率和查准率,有利于提高本馆文献信息资源的开发与利用,而且还为开展网上联机合作编目和实现文献信息资源共享创造了条件。因此,建立完善的馆藏书目数据库是由传统图书馆过渡到现代图书馆的一项基础工作,对馆藏书目数据的维护工作也是馆藏质量控制的一个重要环节。近十年来,不少高校都进行了合并与扩建,各高校图书馆的自动化管理系统也随之进行了整合。这就意味着高校图书馆的文献信息资源在原有基础上有所增加,并进一步实现了文献信息资源的共享和互补。但是,由于原来各高校图书馆的自动化管理系统及文献著录规则不尽相同,在合并的过程中便产生了著录重复与著录不一致的现象,需要对书目数据进行合并、完善与维护。本文拟结合数据维护与质量控制的实践,阐述期刊 MARC数据维护与质量控制的必要性及其方法,并提出相关的建议。

一、期刊MARC数据维护与质量控制的必要性

(一)历史原因造成的期刊MARC数据不准确

高校图书馆合并组建后的期刊数据库,从表面上看,期刊种数有较大增加,而实际情况并不一定如此。合并前的各高校图书馆大都有自己的一套图书馆管理系统,而且各自的管理方式也不完全相同。在合并组建后的数据导入过程中,如果不经过查重或数据合并等步骤,就可能造成在期刊数据库中,一种期刊有多条MARC数据记录的状况。这样,既不能准确反映期刊的种数,也会给后续工作带来很多意想不到的麻烦。因此,必须对其进行数据维护与质量控制。

(二)人为原因引起的期刊 MARC数据不准确

所谓人为原因,主要是指由于期刊管理人员的工作态度较差及工作积极性不高导致的疏忽或误操作。例如,很多高校图书馆过刊的馆藏地点都会根据年份进行变更,在过刊实物馆藏地点变更的同时,需要在管理系统中及时进行数据变更。但是,有些期刊工作人员对此疏忽大意,主观地认为实物存放地点虽有变化,只要读者能借阅到此本期刊就可以了,而将期刊MARC数据修改工作搁置。另外,由于查重工作不仔细,也会造成期刊MARC数据的错误和重复。如果不进行期刊MARC数据的维护与质量控制,时过境迁,就很难理顺关系了。

(三)期刊本身的动态变化要求

期刊作为一种连续出版物,在长期的出版过程中,因自身的发展和读者的需求,刊名、出版周期、开本、责任者等都可能发生变化,因此馆藏期刊MARC数据也将随着期刊的变化而处于一种动态变化过程之中。这种变化,使期刊数据库具有可持续发展的生命力[1]。

我们在对我馆期刊 MARC数据进行维护与质量控制时,发现存在以下一些问题:(1)有些期刊有两条或两条以上的重复数据;(2)有相当一部分期刊MARC数据属于简单编目,仅有刊名、出版项、订购项等必须的几个字段;(3)有些期刊 MARC数据更新不及时。因此,需要对这些期刊MARC数据进行合并、转移、删除与补充著录项等工作。

二、期刊MARC数据维护与质量控制的重点及方法

(一)保证每种期刊MARC数据的唯一性

期刊MARC数据的唯一性,是指在一个期刊数据库内,同一种期刊只能有一条MARC数据记录,不允许重复记录存在。如果同一种期刊存在两条以上的记录,那么这种现象就是MARC数据重复。这种现象的存在,不仅破坏了期刊 MARC数据的唯一性,影响期刊资源体系的构建和期刊资源的管理与利用以及整个数据库的管理,而且也不利于读者对期刊资源的检索与利用。造成期刊MARC数据重复的原因有很多,不同管理系统间的转换、查重工作不到位、编目程序操作不规范、编目权限设置过多等都会造成期刊MARC数据的重复。在对期刊MARC数据进行维护与质量控制时,一旦发现有重复数据,应随时合并或删除,以保证期刊MARC数据的唯一性。在操作时,要对同一种期刊的各条MARC数据的著录项目及其内容进行比较分析,选择著录内容比较齐全的一条作为保留数据并加以补充,然后把其余重复数据删除。这样才能确保保留的期刊MARC数据信息的唯一性与完整性,从而提高期刊数据库的质量。

(二)保证每种期刊 MARC数据的准确性和时效性

期刊作为一种连续出版物,由于出版周期短,信息量大,能及时刊载新思想、新动态及新的研究成果,是读者了解各种信息,把握科学研究方向与学术前沿的主要窗口。期刊在长期的出版过程中,为适应读者的需要及自身的发展,刊名、内容、版别以及出版周期、发行渠道等经常处于变化之中。这些变化都会给高校图书馆的期刊管理工作带来一定的影响,所以要求期刊管理人员要有高度的责任心和积极性,及时对数据进行更新与完善,以保证期刊MARC数据的准确性和时效性。期刊的变动情况主要有以下几种[2]:

1.刊名的变化。包括正题名和副题名等题名的变化。如《矿产勘查》,2009年前刊名为《岩土工程界》,其MARC数据中应增加 430字段。 430字段的含义是“继承”,即继承了原来的刊名。修改完成后,在今后的检索中,不论是以“矿产勘查”还是以“岩土工程界”为主题词进行检索,都可以检索到此条数据记录。

2.刊期的变化。期刊内容的拓宽与缩小都将带来出版频率的改变。如果刊期在年初发生变化,一般在订购时修改即可。但有的期刊在一年中用两个刊期,就会给签到、装订、排架等工作带来不便,所以必须及时进行更新。

3.开本的变化。一种期刊在一年内的开本大小一般是不会改变的。但是,有的期刊由于中途刊名的变化或改版等原因,会使开本大小发生改变,这就会给期刊装订工作造成极大地影响。不同的装订开本有不同的装订价格,也会直接影响到入库资产的变化。

三、制定和完善期刊MARC数据维护与质量控制的措施及制度

(一)严格坚持查重制度

期刊的订购、签到、编目、典藏等业务环节都需要查询指定刊物,因此在这些环节中的查重工作显得非常重要。如果把一种期刊的MARC数据登记在另一种期刊上,就会出现物账不符、严重缺刊的问题,导致在后续的各环节中增加工作量,甚至要从头返工。查重时应采取不同的查重策略,分别从题名、ISSN号、CN号等不同途径进行检索。找到记录后,也要将上述各个项目与原刊核对,严格按照期刊著录规范和工作流程进行操作。

(二)正确使用原始文献,提高编目质量

一条书目数据看起来很简单,而实际工作却很复杂,尤其是文献的分类和主题标引,是数据维护与质量控制的关键所在。随着科学技术的迅猛发展,文献信息的内容交叉,多主题的趋势日益明显,对主题进行全面标引,把文献中隐含的主题全面规范地揭示出来,才能为读者提供有价值的分类主题索引。这就要求编目工作人员能够正确地使用原始文献,认真分析文献主题,依照《中国图书馆分类法》进行文献的分类。同时,要按照文献著录规则和MARC编目标准格式进行编目。在期刊编目过程中亦应如此。但由于期刊的一些特点,其MARC数据不可能是一成不变的,每年在期刊典藏等过程中,都应该与原始期刊进行比照,查看变化情况,并及时修改和补充。

(三)加强部门间的沟通与交流,共同制定和完善期刊MARC数据维护与质量控制制度

期刊的订购、签到、流通、典藏等环节虽然是个连续的过程,然而由于每个过程经手人的不同,可能会导致各方信息的不畅;又由于每个人操作权限的不同,发现问题不能及时修改。例如,在期刊流通过程中,工作人员发现排架号错误,就应该在工作日志上进行登记,每天早上上班的时候,各环节工作人员要互看前一天的工作日志,了解在工作过程中出现的问题,并相互协商解决。这时,部主任便可以在充分征求相关工作人员意见和建议的基础上,制定出期刊MARC数据维护与质量控制的制度,并在实践中不断加以完善。

四、小 结

期刊 MARC数据的维护与质量控制是一项长期的、动态的与复杂的工作,不可能通过一两次整理与维护就一劳永逸地解决了质量问题,必须有计划地定期进行数据维护与质量控制,这应成为高校图书馆期刊工作的一个常规性工作。并要结合本馆实际,制定出切实可行的期刊MARC数据维护与质量控制计划和实施方案,不断地完善和细化有关标准和规则,使高校图书馆期刊MARC数据时刻保持准确、新颖和完整。

[1]孙敏,周卯,任慧玲.汇文系统中文期刊MARC数据维护要略 [J].医学信息学杂志,2009,(4):24～25.

[2]王静华.刊名的变化对期刊管理的影响及应对措施 [J].河南图书馆学刊,2007,27(3):87～88,91.