谈附书光盘的网络化管理与利用——以漳州师范学院图书馆为例

漳州师范学院图书馆

〔福建省漳州市 363000〕

徐雅丽*

随着计算机技术、多媒体技术与网络技术的飞速发展,图书馆的馆藏资源已不再是单一的纸质文献信息资源,而是形成了以印刷型书刊为基础,各种电子书刊、网络书刊为补充的多元化文献信息资源体系。同时,图书馆文献信息资源载体的类型也呈现出多样化趋势。其中,与图书一起出版发行的附书光盘在馆藏资源中所占的比重越来越大。附书光盘需要得到合理的管理,才能满足读者的需求,适应图书馆业务的发展。经过不断探索与实践,每个图书馆对附书光盘的管理模式都不尽相同。本文通过对比研究,结合漳州师范学院图书馆的工作实际,拟着重对附书光盘的网络化管理和利用进行探析。

一、附书光盘的特点

(一)载体特点

1.体积小、重量轻、存储容量大、可反复使用。附书光盘的体积小、重量轻,便于附在书中,随书一起出版发行。光盘就像一种新型的纸张,一张厚度只有1.2mm、重量只有20克的光盘,却可以存储大容量的数据。常见的 CD、DVD,其容量大约为700MB和4.7GB,如果单纯存放文字,一张 CD-ROM的存放容量相当于15万张16开纸的存放容量,足以容纳数百部著作。

2.具有机读性,时效性强。光盘的内容需要借助计算机等设备才能进行浏览。附书光盘的时效性强,如果不进行传递、流动与阅读,很快就会丧失它存在的意义。例如,一些计算机专业光盘,随着技术的不断翻新,其内容很容易过时而被淘汰。

3.需要正确的存储与使用。光盘具有特殊的材质和构造,在使用时,任何微小的划痕、尘埃、指印、油渍等都会造成数据的读出错误或无法正常读出。保存时,应做到防尘、避免高温或潮湿、防止挤压变形与损坏。当光盘出现污垢,需要清理时,应选择柔软的布(最好是镜头纸或者专用布)由里向外呈放射性地擦拭。

(二)内容特点

1.附书光盘可与图书配套使用。附书光盘在图书的基础上出版,以便更好地说明与补充图书的内容,扩大图书的信息含量。它可以呈现出多彩多姿的图片素材、实用清晰的音频材料、生动丰富的视频信息等媒体资源,给读者创造出一个前所未有的阅读新空间。目前,附书光盘几乎应用到所有的学科,以补充纸质图书不能体现的内容,如计算机类图书中的安装软件、程序实例、素材文件,语言类图书中的听力音频材料等。

2.内容自成系统的光盘可单独使用。例如,教学视频、电影视频、音乐欣赏等,独立于图书之外,依然有很强的学习与利用价值。

二、附书光盘的传统管理模式

(一)只藏不用

这种管理方法不能充分发挥附书光盘的利用价值和辅助作用,没有体现以人为本的服务理念,忽略了读者的需求,与图书馆的宗旨相悖。

(二)图书与光盘一起流通

图书与光盘一起编目加工、一起流通,这种管理方法虽然方便了读者对附书光盘的利用,却也存有不足之处:(1)光盘出借后极易损坏和被替换,甚至丢失,造成资源的浪费。 (2)增加流通部门工作人员的借还工作量,也不利于管理,降低了工作效率。

(三)光盘存放于电子阅览室阅览

光盘与图书在编目加工之后,光盘存放于电子阅览室,读者可以根据索取号等标引信息进行查找,并利用阅览室的计算机设备阅读光盘内容。这种管理方法为读者阅读光盘提供了设备条件,既可以在一定程度上避免光盘外借造成的损坏与丢失,又可以提高光盘的利用率。我馆原来也采用了这种光盘管理模式,但经过工作实践,这种方法也存有一定的缺点,需要加以改进:(1)阅览室的空间有限。随着光盘数量的逐渐增加,占用的空间越来越大,有些光盘只能下架存放于光盘储藏室不予流通,造成了资源的浪费。 (2)借阅光盘时只能手工查找与登记,需要花费一定的时间与精力。(3)只能在本室内阅览光盘,一张光盘同一时间只能供一位读者使用,在地点、时间上有一定的限制,给读者带来不便。(4)阅览室管理人员既要负责读者上机工作,还要负责光盘的排架、借阅工作,增加了管理人员的工作量。

三、附书光盘的网络化管理模式

(一)网络化管理的必要性

在当今建设数字图书馆的大环境下,网络已成为文献信息资源获取、交流、共享的重要渠道,图书馆的各项业务也正朝着自动化的方向逐步发展。显然,上述各种传统、手工的附书光盘管理模式已逐渐跟不上图书馆业务发展的步伐。于是,将附书光盘的镜像制作、存储、查询检索、下载浏览、咨询、反馈集成于一体的网络化管理模式,便成为附书光盘管理的一种必然趋势。

(二)网络化管理的可行性

随着图书馆网络的建立与完善和图书馆服务器与存储设备等各项硬件条件的具备,大多数图书馆都已经具备了对附书光盘进行网络化管理和读者阅读所需要的软件与硬件条件及技术支持。而且,许多读者个人也都拥有了电子计算机设备,可以进行附书光盘的网络化利用。

(三)网络化管理的优点

(1)光盘数据保存在服务器上提供下载服务,避免了光盘因反复读取、借阅造成损坏而不能再利用的问题;(2)读者可以不受开馆时间、阅读地点、使用人数的限制,可以在网上自行下载光盘内容,实现了附书光盘获取的“无墙化”,提高了附书光盘的利用率;(3)光盘数据直接存放于大容量的存储设备中,解决了光盘因物理存放空间有限,只藏不用的难题;(4)工作人员可以省去每天对光盘的整理、借还等管理工作,利用自动化系统进行检索与统计,可以大大提高管理人员的工作效率。

四、漳州师范学院图书馆基于麦达光盘系统附书光盘网络化管理实践

(一)麦达光盘系统服务器端配置与管理

目前,漳州师范学院图书馆对附书光盘的管理,已经从原来的电子阅览室借阅管理模式转变为基于麦达光盘系统的网络化管理模式。实践证明,麦达光盘系统的网络化管理模式,使附书光盘的利用率得到了大大提高。在硬件方面,目前采用一台Web服务器、5个 T的存储空间。在软件方面,采用麦达光盘系统和 SQL SERVER数据库管理软件等。附书光盘系统在整个光盘资源管理中起到了重要的作用,它具有光盘镜像制作上传及资源存储、发布、下载等各种功能。首先,在window server 2003计算机系统环境中,安装附书光盘系统的服务器端软件与SQL SERVER数据库管理软件。安装完毕后,测试网络是否连接。接下来对服务器 IP、资源服务器地址、网页发布地址等内容进行设置。资源服务器用来存储上传上来的光盘镜像文件,随着数据的增多,可以将其存放在几个不同的资源服务器空间上,系统可以同时对这些资源进行管理和利用。这种方式为光盘镜像文件的存储提供了更大的空间。

(二)附书光盘镜像文件的制作与上传

在光盘和图书一起到馆后,经过验收、编目,单独著录,附书光盘具备了 ISBN号、索取号、条码号等信息。镜像制作人员在制作光盘镜像文件之前,利用该附书光盘系统与本馆图书自动化管理系统无缝衔接的优点,将自动化系统中的光盘MARC数据导入到光盘镜像制作系统中。接着,通过检索找到与所做光盘相同MARC数据的记录,选择对应记录,将光盘制作成 ISO格式的镜像文件,单独或批量上传到资源服务器上。光盘镜像文件一经上传,即可自动在W eb页面上发布,读者便可以在光盘网页上通过检索对光盘内容进行浏览或下载。已经制作完毕的附书光盘根据条码号顺序,统一存放于光盘室的光盘柜中。

(三)网站发布端的功能与操作

附书光盘系统提供了一个独立的发布网站,在网站首页提供检索栏、公告栏、借阅排行榜等内容。(1)检索。读者可以在检索栏处通过题名、ISBN号等各种途径对光盘进行检索。(2)下载浏览。找到所需的光盘文件之后,在安装有虚拟光驱软件的前提下,点击“光盘浏览”可以直接查看光盘的内容,也可以点击“下载”将光盘内容下载到个人计算机上。(3)请求光盘。如果查找到的只有光盘目录,没有相应镜像文件,读者可以点击光盘请求按纽,提交请求信息,管理人员即可及时上传所需的光盘。(4)留言。读者可以通过留言咨询相关问题,管理人员通过回复,形成互动。(5)后台管理。在网站的首页,可以登陆到管理后台,进行各种日志查询和系统设置,如浏览下载日志统计、人员权限分配、访问 IP的控制等。

(四)附书光盘网络化管理实践中存在的问题

1.光盘的存储空间需求面临着巨大压力。我馆对附书光盘镜像文件的存储采用了磁盘阵列模式。为了实现大量的存储和有效管理,存储设备也在不断扩容。随着附书光盘的不断增加,存储空间的需求也面临着巨大的压力。

2.需时刻注意数据存储的安全保障。在附书光盘网络化管理中,最关键的一个环节就是保持光盘数据的稳定性和安全性,防止意外事故对数据造成的破坏,一旦数据丢失将造成资源的损失,影响读者对光盘资源的使用,同时浪费制作镜像文件所花费的大量人力与时间。

3.大容量光盘的镜像制作需进一步探讨。随着DVD光盘在附书光盘中比例的增加,附书光盘在镜像制作时也遇到了新的难题。这就是,DVD光盘的容量一般为2G～4G,有的可达4G以上。这类光盘制作镜像时,因文件容量大、耗时较长,光驱损坏率高。由于FAT32格式的文件系统不支持大于4G的单个文件,如果光盘文件容量超过 4G,在制作时要注意存放在NTF格式的磁盘中上传才不会出现错误。而DVD光盘的内容一般是涉及计算机设计类、教学视频等流通率较高的图书附盘。这类光盘,如果不做镜像上传,会影响读者对光盘的使用,所以对这类光盘的管理值得进一步探讨。

4.需做好具有版权保护光盘的镜像制作。对附有安装序列号、验证码等版权保护功能的光盘,在镜像制作过程中,如果没将这些信息附在光盘说明中,读者将无法使用。还有一些光盘不允许镜像复制,只能使用原始盘进行阅读。

(五)提高附书光盘利用率的几点措施

在附书光盘的管理模式上,我馆经历了存放于阅览室的管理和现在的网络化管理。又在这两种管理模式的实践基础上,逐渐探讨出网络化管理为主、光盘室借阅为辅的混合管理模式,从而极大地提高了附书光盘的利用率。对于管理和利用中出现的一些问题,我馆采取了如下措施:

1.光盘的存放。附书光盘在编目、制作镜像之后,统一存放于光盘室。存放时,统一按条码号顺序放置于特制的抽屉式光盘柜内。既方便存取,又防尘防潮,做到了最大程度地保护光盘。

2.光盘室借阅模式辅助管理。在光盘室内设有专用计算机,读者可以根据条码号进行查找,并在专用计算机上拷贝或浏览。对于利用率低的光盘镜像文件需要进行整理和剔除,以节约存储空间。这些被剔除的光盘原盘仍可以在光盘室提供借阅。对于个别容量大、不易于做镜像的 DVD光盘,以及一些不允许复制的光盘,也可采用在光盘室提供借阅的方式进行管理。

3.光盘数据的安全管理。要定期对光盘数据库数据进行备份,以保证数据存放与传输的完整性,防止任何情况下数据的丢失。我馆采用了磁盘阵列存储数据模式。它具有数据备份、恢复策略、容错、可扩展等功能,可以满足业务的需求。由于计算机网络的开放性等因素,还必须建立系统的安全事件监测,对各种计算机病毒与黑客入侵,进行实时跟踪与防范。

4.提高管理人员的素质。对系统管理人员、镜像制作人员和光盘管理人员不断进行技术培训,提高工作能力,可以及时解决读者使用附书光盘过程中遇到的问题,更好地提供日常咨询服务。

5.做好附书光盘使用的宣传和培训工作。在附有光盘的图书背后贴“附有光盘”的标志,如附有 2张光盘,则贴“附书光盘 2张”的字样,以提示读者该书附有光盘。可以通过读者宣传月、宣传手册、图书馆网站、馆内宣传栏等形式对本馆的附书光盘进行介绍和宣传。要通过每年的新生入馆教育、文献检索课等途径对附书光盘的使用进行培训,并在光盘网站详细介绍使用方法,让读者能够正确使用附书光盘,提高附书光盘的利用率。

五、结 束 语

目前,附书光盘的管理和利用已经逐渐成为图书馆文献信息资源建设的一项重要内容。随着各图书馆对附书光盘管理经验的不断积累和管理水平的不断提高,如果能利用现代技术平台,增强馆际合作,将各图书馆的附书光盘进行整合与共享,共同打造新的服务平台,扩大服务范围和受众面,更好地满足广大读者的文献信息需求,那将是一种非常有益的探索。

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