高校图书馆安全防护之危机管理

淮安信息职业技术学院图书馆〔江苏省淮安市 223003〕 陈永光

高校图书馆作为高等学校的文献信息中心,具有设备设施密集、读者流动量大且相对不稳定的特点,潜存着诸多诱发安全危机的隐患。科学技术迅猛发展导致的自动化设备大量引入、传统图书馆向现代图书馆过渡带来的服务方式转型、文献信息资源多元化发展和读者文献信息需求的不断变化与提高等新形势,又给高校图书馆带来了一些新的安全隐患。这些安全隐患时时刻刻都在威胁着高校图书馆的安全。本文拟通过分析高校图书馆安全危机种类,提出加强安全危机预防和危机管理工作,尽量消除和化解各种危机,以避免或减少高校图书馆的损失。

一、高校图书馆安全与危机管理

(一)高校图书馆安全危机管理

“危机”是指一个单位、部门或组织因内外环境因素所引起的一种对该单位、部门或组织生存具有立即而严重威胁性,并且要求人们在时间紧迫和不确定性极高的情况下,必须对其作出关键决策的情境或事件。“危机管理”就是一种针对上述危机情境或危机事件所作出的管理措施及相应策略,以尽量避免或减轻危机给单位、部门或组织带来的严重威胁和损失。现代危机管理的内涵包括对危机前、危机中、危机后所有方面的管理,不仅重视危机爆发期的控制措施,还强调危机原因分析、潜在危机分析、危机的预防控制及危机后的恢复管理和学习机制。借用上述定义,可以把高校图书馆安全危机管理理解成,为应对其内外部环境变化引起的、对高校图书馆安全存在严重威胁的情境或事件所进行的检测预警、预控预防、紧急应对、恢复重建、评估总结和自我诊断的全过程。

(二)高校图书馆危机管理的内容

关于危机管理过程框架,国内外学者提出了多种看法,如危机前、危机中和危机后三分法危机管理框架;缩减、预备、反应、恢复四分法危机管理框架;信号侦测、准备及预防、损害抑制、复原、学习五分法危机管理框架;避免、准备、确认、控制、解决、获利六分法危机管理框架等。从诸多文献来看,在这几种分法中,以三分法危机管理框架最为通用。在三分法危机管理框架中,危机预防是危机处理的基础,是危机管理的起点和真正目的,危机处理是危机管理的核心,善后与评估是危机处理的反馈和总结,是危机管理的完善和发展,三者相互联系,共同构成一个完整的危机管理过程。本文试从三分法危机管理框架角度,进行危机管理内容构建的思考,把高校图书馆危机管理内容分为危机预防、危机处理、善后与评估三大块,并在此基础上又进行了细分,如“图1”所示。在“图1”中,本文将每一大模块都进行了细化。在危机的预防模块中细分出四个小模块。其中,“树立正确危机观念”是危机预防的思想前提,“建立危机预警系统”是危机预防的设备保障,“建立危机管理机构”是危机管理整个过程的组织保障,“制定危机应急预案”是危机处理的制度保障。这几个模块须在危机处理前建立,共同构成危机处理的前提基础。在危机的处理模块中细分出四个小模块。其中,“危机事件评估”是危机处理的前提基础,“危机管理决策”是危机处理的结果,“危机沟通”和“媒体管理”是危机处理的工具。在善后与评估模块中细分出三个小模块。其中,“制定恢复管理计划”是善后工作的制度保障,“恢复与重建”是善后与评估的恢复实践,“危机管理评估”是危机处理的反馈和总结。这些模块共同构成高校图书馆危机管理的基本内容。

图1 高校图书馆危机管理基本内容

二、高校图书馆安全危机分析

高校图书馆的安全危机有火灾、水灾、虫灾、霉变、疾病、地震、偷窃等传统安全危机,以及图书馆转型带来的自动化设备安全、网络系统安全等新问题。本文现从高校图书馆组成要素方面,对高校图书馆安全危机进行分析。

(一)文献信息资源安全

高校图书馆作为搜集、整理、收藏文献信息资源,供师生阅览、参考的文献信息中心,其文献信息资源载体都具有可燃性、易损性,若保护不当,极易使大量文献信息资源损毁。造成高校图书馆文献信息资源损毁的灾难种类多样,而使每种灾难发生的诱因也很多,如电器设施老化、吸烟、雷击、恶意放火会引起火灾;管道破裂、暴雨会引起水灾;高温潮湿会引起图书资料霉变、生虫;老鼠撕咬会引起鼠祸;沙尘暴会引起尘土灾害;偷盗、规章制度不健全、工作人员疏忽会引起文献信息资源破损丢失;黑客攻击会导致电子文献信息丢失、系统瘫痪等。

(二)设备设施安全

电子计算机技术与网络技术的应用使高校图书馆的管理工作及业务开展发生了革命性变化。大量自动化设备设施的引入为高校图书馆工作的开展提供了极大便利的同时,也带来了一些安全隐患。近几年来,各种媒体报道的电梯伤人事件、电路老化引起的火灾等公共场所安全事故,就为我们敲响了警钟。对于大多数高校图书馆而言,常见设备包括电梯设备、照明设备、电子监控设备、防火报警设备、消防设备、计算机系统设备等。这些设备,若无科学的管理方法进行有效管理,会因管理不善、设备老化等原因引起设施被盗、火灾、水灾等灾难。

(三)网络系统安全

图书馆工作计算机化、网络化也给高校图书馆带来了一些安全隐患。因计算机软硬件及网络技术自身的缺陷,网络的开放性、互联性、共享性,以及网络病毒、黑客攻击、系统软硬件的不稳定性或自然损坏等原因,造成图书馆自动化管理系统和数字图书馆系统瘫痪及诸如馆藏书目数据库、自建电子资源数据库等重要数据的丢失,从而给高校图书馆带来无法弥补的损失。

(四)人员安全

高校图书馆是高校师生课余时间常去的公共场所,具有读者流动量大且人群密集的特点,特别是近些年高校扩招后,在校生人数大大增加,而图书馆馆舍面积大多未能同步增建扩大,致使馆内人员密度明显加大,因占座、排队、工作人员服务不到位等引起的纠纷时有发生;而且,在高密集的人群中,一旦出现传染性疾病或火灾等灾难,极易引起踩踏、大面积疾病传染等安全事故。特别是在普通高等学校中,高职院校占了很大比例。这些高职院校大多由中等专业学校合并升格而来,因管理理念、资金投入、专业人员缺乏、制度不完善、管理不细化等问题而使图书馆存在的安全问题相对更多。

三、高校图书馆加强安全危机管理的策略

(一)加强安全防范建设

预防是危机管理的一个重要原则。它可以使一个单位、部门或组织避免危机或把危机的损失降到最小程度,因此高校图书馆一定要加强安全防范建设。有条件的高校图书馆应根据自己的馆情实际安装自动防火报警系统、二氧化碳气体自动灭火系统、灭火器等消防设备设施、摄像监控系统、自动防盗报警系统、中央空调系统、网络安全软硬件等安全防范设施,建立相应的安全管理制度,落实责任制,并定期进行安全检查,查找安全隐患,督促改进,将安全隐患消灭在萌芽状态。

(二)重视安全教育与演练工作

高校图书馆的安全管理制度、应急预案等相关制度制定得再健全、再完美,若不能有效地实施也是枉然。因此,高校图书馆要重视安全教育与演练工作,做到“有制必依”。对于工作人员,要培养他们的危机意识以提高对危机发生的警惕性,提高其业务技能以避免文献信息资源安全危机、计算机与网络安全危机等危机事件的发生,提高他们的服务技能及素质以减少读者对文献信息资源及服务的不满和抱怨;对于广大师生读者,要加强安全演练工作,培养他们的自我防护能力,使他们在突发事件中能够做到紧张有序、及时有效地撤离事故现场,以避免或减少人身伤害发生。

(三)重视交流与沟通,构建与读者和媒体的沟通渠道

交流与沟通是重要的危机管理工具,是消除谣言、管理决策、协调关系的基础。在危机发生前,高校图书馆可以通过多种途径加强与师生读者及工作人员的交流与沟通,使管理者能够更全面地了解容易引起图书馆安全危机的隐患,及时解决读者与工作人员的纠纷,以便将容易引起安全危机的隐患扼杀在萌芽之中。危机发生时,高校图书馆要随时与师生读者沟通,听取他们的要求和建设性意见,制定合理有效的处理方案,并通过和媒体沟通,避免信息失真和谣言的发生。危机发生后,要积极和工作人员及师生读者沟通,听取他们的意见和建议,以进一步搞好善后工作。

(四)争取学校领导的重视与参与

危机管理机构是顺利处理危机的组织保证,而学校领导的重视和直接参与则是顺利处理图书馆安全危机的关键。因为高校图书馆安全危机的处理大多涉及学校的其他部门,如保卫处、后勤管理处、宣传部等,若无学校领导的重视和参与,很难保证各部门步调一致、协调配合。所以,高校图书馆在建立危机管理机构与拟定计划时,要积极争取学校领导的重视和参与,并要邀请学校有关部门的领导人参与组织领导。

(五)做到危机管理制度化

高校图书馆危机管理制度化要求多借鉴其他高校图书馆的成功经验,制定符合自己馆情的危机管理制度、建立危机管理机构和制定危机应急预案,用制度规范人们的行为,使高校图书馆的危机管理、应急管理步入规范化、科学化的轨道。以便危机发生时,能够做到“有制可依”,有条不紊,协调一致,步调一致,不至于在危机发生时,手忙脚乱,不知所措,秩序混乱,增加伤害。

(六)做好安全危机评估总结工作

安全危机评估是危机管理的最后环节,其目的有二:一是总结经验,吸取教训,预防未来;二是从危机中发现并把握危机中的机会。因此,在安全危机解决以后,高校图书馆应以书面形式及时总结经验和教训,分析事故产生的直接原因和深层次原因,分析危机中的机会,对过时或不适用的制度与组织机构进行完善和调整,以增强应对危机的能力。

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