关于做好高校教学秘书工作的几点思考

罗笑芳

（闽西职业技术学院 文化传播系，福建 龙岩 364021）

关于做好高校教学秘书工作的几点思考

罗笑芳

（闽西职业技术学院 文化传播系，福建 龙岩 364021）

教学秘书是高校教学管理中最基础的一支队伍，在教学秩序和教学改革的突破方面有着不可替代的重要作用。本文从教学秘书工作的职责出发，分析阐述了做好高校教学秘书工作需要具备的素质要求和能力结构。

高校教学秘书 素质要求 能力结构

教学秘书工作是高校工作的一个重要环节，是连接学校教学教务管理与系级教学工作的桥梁和纽带。高校教学秘书是各系教学主任的助手，是学生们的良师益友，是领导和一线教师之间的枢纽，是与其他教学单位直接对话的代言人。教学秘书必须通过不断的分析判断和勤奋思考才能营造一个良好的教学环境，才能使各教学活动有序地进行，也才能完成提高教学质量的历史使命。我结合自己几年来的工作体会，对如何做好这个角色进行了总结和思考。

一、教学秘书要有充分的为教学服务的意识和良好心态

教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、学历、地域等均有所不同，面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，教学秘书的服务对象有特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。新型的管理，人是管理的主体，即管理方与管理相对方均是管理主体，绝不应将管理相对方视为管理对象或客体。［1］

二、教学秘书工作强调协调、合理地安排教学工作

在教学管理的整个过程中掌握好协调艺术，是教学秘书做好工作的关键所在，所以教学秘书要经常与各相关管理部门保持密切联系，及时进行沟通。［2］因此，在教学管理中，教学秘书还应该处理好“四个关系”。

1.与教学主管领导的关系。主管领导对教学工作的领导要靠教学秘书的具体工作去实现。这里领导者同教学秘书的相互配合默契、职能互补显得非常重要。一方面，领导者要帮助教学秘书解决教学管理中的具体矛盾，对秘书的建议冷静分析，主动听取合理的意见，支持秘书的工作，做秘书的后盾。另一方面，教学秘书要充分发挥主观能动性，积极地做好工作，对于工作中的问题，要主动取得领导的支持，并给予及时的处理和解决，对于上级主管部门布置的有关工作事项要及时向领导汇报，要始终与领导者取得密切的联系，在本职工作范围内创造性地开展工作。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。

2.与教研室教师的关系。在教学管理过程中有很多工作要经常同教研室老师取得联系，并依靠他们去落实。因此，教学秘书要主动听取教研室老师对教学管理工作的意见和建议，协调各教研室相互之间的关系，及时解决教研室老师提出的有关问题，不能协调处理的有关问题要及时向系领导汇报，以求解决。教师是教学活动的主导，教学秘书是教学管理工作的组织者。“管理就是服务”，教学秘书要有强烈的服务意识，为教师的教学科研服务。教学秘书与教师接触频繁，负责征订教材，核对教学任务，督促教师上交教学大纲和成绩单等，核对教师工作量，调课、补课、监考人员的落实，期中教学质量检查，期末考试日程安排等工作。教师与教学秘书作为教学工作的实现者和管理者，二者之间几乎没有一天不联系。教学秘书要及时督促教师完成每项教学任务，要坚守服务信念，服务教师而不是管理教师，端正态度是与教师建立良好沟通的第一步，只有取得教师的理解与支持，教学秘书的工作才能持续有效地开展。

3.同广大教师和学生的关系。教学秘书要尊重老师，关心爱护学生；要善于听取老师的意见，做学生的知心朋友，热情处理和及时解决教师及学生教学和学习中的有关具体问题。教学包括教与学，学生是教学活动的主体。教学秘书在工作中面对的另一大对象就是学生。教育工作要围绕“一切为了学生，为了一切学生”的目标来进行，教务工作也是如此，因此教学秘书的工作不能脱离这个方向，也要服务于学生。教学秘书的大部分工作都是面对学生，如组织各类考试、调课、补课、补考和重修的安排、学籍管理、成绩管理，等等。每一项工作都与学生的切身利益息息相关，不可马虎大意，必须具有高度的责任心和责任感。面对学生的同时，不可避免地要与学生家长打交道，个别学生或家长可能把社会上的不良风气带到学校，这就要求教学秘书要有严格的组织纪律性，做到不该说的话不说，不该做的事不做，不弄虚作假，不感情用事，坚持原则，做到公正、严谨。同时教学秘书对学生还具有榜样示范的作用，教学秘书的工作态度、一言一行对学生都起着言传身教的作用，因此，在教务员工作中要做到以身作则，为人师表，既要严格管理，又要理解关心学生，在与学生之间构建一座心灵沟通的桥梁。

4.各专业之间的关系。现代社会各学科越来越向综合化发展，这样就形成学科之间的交叉，因此，在教学管理中，各专业教师互相交叉任课，甚至课程之间交叉现象很多，这就对教学管理工作提出了新的要求。教学秘书要了解、熟悉各有关专业的基本情况，协调好各专业教学中的关系。教学秘书与各专业（系）之间的联系主要表现为各专业（系）的教学秘书之间的横向协调。同时教学秘书的工作具有相似性，工作内容大致相同，教学秘书在工作中难免会遇到困难或挫折，这时可以向其他教学秘书咨询或者寻求帮助。加强沟通，互帮互助，在教学秘书之间建立团结协作的良好关系，有利于营造教学秘书工作良好的工作氛围。

在处理以上四个关系的过程中，教学秘书要特别重视各项具体事务的协调，要掌握协调的方法。如“明”协调、“暗”协调。所谓“明”协调，就是利用各种会议形式和其他公共场合进行协商对话，把问题摆在桌面上，当面协商解决，以达到协调目的；而“暗”协调，就是利用非正式场合进行协调，对矛盾比较尖锐复杂，不宜公开协调的问题，暗中周旋。“暗”协调主要是靠秘书在暗中穿针引线，疏通关系，化解矛盾。“暗”协调用得好，就可能起到“明”协调所起不到的作用。

三、教学秘书应注重自身整体素质的提高，重视继续教育

高校教学秘书应强化学习意识，养成不断学习的习惯，这样才能使自身的综合素质得到不断提高，才能真正胜任教学秘书工作。一个称职的、成功的教学秘书应是“通才”和“杂家”，不仅要学习专业知识，而且要学习辅助管理知识，更应该不断调整、更新知识结构，增强表达能力、参谋能力和记忆能力，这样才能与科技发展的速度同步。教学秘书应该系统地学习各种有关高等教育管理知识，如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学，等等，加强理论研究，提高创新能力、文化素质和业务素质，使个人素质显著提高。定期或不定期参加有关教学管理方面的培训班或研讨会，学习、交流教学管理工作的经验，取长补短，以不断提高业务水平。

四、高校教学秘书必须学会科学管理，提高创新能力

教学秘书的日常工作主要分为三大部分：一是各类教学文件的存档管理；二是日常教学工作的运行管理；三是教学质量的监督管理。这不仅要求教学秘书能够使用一些先进的仪器设备如计算机网络及许多相应教务教学软件等，而且要学会科学化的管理模式。一些文字资料的存档是检验教学秘书基本功的尺子，在许多新建的院校中，学科专业的发展规划、教学计划和培养目标是学院的指导性文件，教学秘书对这些文件一定要吃透，把它作为日常工作的指南，这样对于这许许多多的教学资料在吃透的基础上再进行分类存档就会得心应手了。此外，在做这项工作的时候还要注意完整性、规范性。所谓完整性就是指教学文件必须具备它的基本要素和连贯性，否则就会失去其应有的价值。规范性是指资料必须符合学校的要求，如纸型、字体字号、封面、备注等，这样从表面上看很整齐，也很美观，并便于查看。

教学秘书要更好地服务教学工作还要时刻牢记一条准则，所有工作都必须以它为向导，那就是“立足本职，开拓创新”。由于教学秘书工作繁杂，如果不理出一套切实可行、简单适用的工作方法，就会整天被各种事情所累。所以，教学秘书要勤于在工作中学习、总结，充分发挥主动性和创新性，有一定的创新能力。［2］教学秘书的创新意识，就是要创造性地贯彻教育方针和领导意图，既尊重教育教学的客观规律，又能突破条条框框，在看似呆板滞后的工作中寻求出新的突破，突现出新的活力。这就要求教学秘书克服因循守旧、墨守成规、按老套套办事的习惯性心理和怕吃亏的畏难心理，主动从工作观念、工作方法、工作手段上寻求创新，高效地为领导、教师和学生提供服务。

五、高校教学秘书要不断提高科研能力

教育教学管理是一门学问，是一个跨管理学和教育学的学科。因此，教学管理人员既要有很强的组织管理能力，又要有较高的学术造诣和较强的研究能力。只有这样才能按照教学和教学管理的自身规律创造性地搞好教学管理工作，从而促进教学管理工作迈向新的台阶，为培养高质量人才提供更好的保证。

随着我国教育改革的不断深化与拓展，高校管理不断成熟与发展，对教学秘书的要求也越来越高。这对于教学秘书来说，既是机遇，又是挑战。一方面，我们要善于抓住机遇，充分发挥自己的才能，在高校管理中尽自己之全力，为学院管理作出自己应有的贡献。另一方面，也要敢于迎接挑战，坚持学习，从全局出发，改革旧的、不合时宜的工作模式和管理方法，努力学习新知识、新观念和新技能，不但要提高自己的业务水平，更重要的是要逐步培养和提高自己的基本能力。

［1］曹义孙.高校教学管理［M］.北京：法律出版社，1997.

［2］李文博，周燕.高校教学秘书队伍专业化建设的思考［J］.科教文汇，2009，（1）.

［3］徐辉.创新能力在高校教学秘书工作中的重要作用.科技信息，2008，（9）.