当今高校人事代理工作存在的问题及解决方案

王旭杰 孙中举

（南京师范大学 人事处，江苏 南京 210097）

当今高校人事代理工作存在的问题及解决方案

王旭杰 孙中举

（南京师范大学 人事处，江苏 南京 210097）

高校人事代理制度开展至今已经20多年，其作为一种过渡性用工形式，在实施中产生了一些问题。本文通过梳理高校人事代理工作的主要内容，分析了其在人档分离、保险缴纳、人员出路等方面存在的问题，并从高校的角度提出了相应的解决方案。

高校人事代理制度 问题 解决方案

一、高校人事代理制度的产生和发展

人事代理制度是指政府法规、政策授权人事行政部门所属的人才服务机构，接收用人单位和个人的双重委托，为双方提供人事管理、服务业务的一种制度。

上世纪80年代中后期至90年代初期是人事代理制度的萌芽期，最早的人事代理服务出现在1983年的沈阳人才信息中心，但当时提供的仅仅是档案管理服务，没有提出“人事代理”概念。1995年国家人事部在《关于建立和发展人才市场体系1996—2000年规划纲要》中提出要大力推行和建立人事代理制，标志着我国人事代理制度进入了快速发展期。在高校开展人事代理制度最早可以追溯到1999年教育部召开的全国高等学校内部管理体制改革座谈会，中组部、人事部、教育部联合颁发了《关于深化高等学校人事制度改革的若干意见》，自此人事代理在各级各类学校全面展开。

高校人事代理制度是随着市场经济发展而出现的，是高校人事管理社会化的一种服务方式，是高校人才所有权与使用权分离的技术手段，是一种契约化的行为。作为一种制度，人事代理只是一种介于“终身聘用”与“全员聘用”之间的一种过渡性用工形式，随着教师全员聘用制的全面实施，人事代理制终将结束。虽然在执行的过程中人事代理制度对于高校的用工制度改革起到了一定的促进作用，但是本身也存在着很多问题。

二、高校人事代理工作的主要内容

1.人事档案的管理。

主要建立在纸质档案基础上，近年来随着电子档案系统的发展，也有部分工作能以电子档案及文件原件的扫描图片为基础。涉及以下内容：进校人员档案接收，离校人员档案转递；根据档案出具证明和复印相关档案材料，如开具家庭成员关系证明、协助、同聘用单位开具在职证明、收入证明、工作经历证明等；在岗人员档案管理，包括定期将工资调整单、年度考核结果、聘期考核结果、聘用/劳动合同、校内转编转岗等材料存档，根据需要将专业技术资格评定文件、职务任免文件、奖励处分文件、党团关系等材料存档。

2.工资待遇的管理。

根据受聘人员的岗位、职称职级等信息，参照事业编制人员的工资标准，本着同工同酬的原则进行薪酬管理，及时调整档案工资和其他各类津贴；根据国家法律法规和学校政策规定，保障受聘人员享受探亲、休假、生育、独生子女等福利待遇；为进校人员代办合同约定的养老保险、失业保险、大病医疗保险、工伤保险、生育保险和住房公积金，必须符合国家和所在地区、城市规定的缴纳比例等标准。

3.职业发展的管理。

为受聘人员在职称评定、职务任免、工人技术等级评定等方面提供咨询和相关服务；本着公平公正的原则，根据合同约定和岗位职责要求，对受聘人员进行相关考核；帮助受聘人员进行职业规划，鼓励其在学校规定允许范围内参加与其工作有关的进修或对其本身发展有利的学历学位教育。在发生单位解聘、人员辞职等情况时，做好再就业咨询、求职指导和必要的心理疏导。

三、高校人事代理工作中存在的主要问题

1.人档分离导致管理不便。

部分规模较大的高校设有省市级人才交流中心的分中心，因此会将人事代理人员的档案放在本校，但可能由于学校办学规模扩大、新校区建设等原因产生人档分离现象；规模较小的高校将人事代理人员的档案托管在上级人才交流中心。这两种情况都将导致档案接收、转递，以及日常档案资料归档的不便。

归档只是单向的工作，更重要的是用人单位在开具相关证明、职称评审、工资晋升等工作时需要查阅、借还档案，造成了工作量的增加，并有可能在查阅、借还的过程中造成档案的损坏和流失。除此以外，由于人档不统一，可能会出现用人单位未能将相关档案材料及时归档的问题，而保管档案的人才交流中心又没有回溯追查、催交材料的权利，导致人事档案在完整性方面有所欠缺。

2.保险缴纳导致成本增加。

由于体制问题，高校属于事业编制，因此到目前为止基本还没有实行养老保险等社会保险金的缴纳制度。如果采用代理模式，则高校不仅要缴纳档案代管费及人事代理服务费，还要缴纳“四金”（医疗保险金，社会养老保险金，失业保险金，工伤、生育保险金）等社保费用，这样就使得用人单位的短期成本大大提高了。

有的高校虽然采用人事代理模式，但是把人事代理人员作为高校事业编制内人员 （即编制内人事代理），这样虽可以免交养老金，但实际上由于没有为人事代理人员缴纳相关保险，会产生两个结果：一是将视同其事业编制身份，国家人事部曾明确规定不能把高校富余人员推向社会，因此高校无法与人事代理人员解除聘用关系，事实上跟高校“老员工”一样，能进不能出；二是高校方面提出与人事代理人员解除聘用关系，一旦诉诸法律，小则高校按照劳动法对人事代理人员给予一定的赔偿，大则高校由于欠缴本单位人事代理人员的保险金而补缴甚至罚款。

3.制度矛盾导致出路限制。

高校实施人事代理的人员主要在管理岗位和教辅岗位，而教师岗位的人事代理人员相对较少。目前在实施人事代理制度上大多以进校时的学历为界线，硕士以上学历的人员为正式在编人员，硕士及以下学历的人员则实行人事代理。

通过自身的努力和学校的培养，人事代理人员可以按照学校规定进行在职或脱产的学历教育，聘任专业技术职务、晋升干部。部分高校在其担任高级专业技术职务或晋升六级以上职员后，将其重新并入老的用人体系中，由新的人事代理制又回到老的终身聘用制。这有悖于高校人事制度改革建立新的用人制度的初衷，实际上是人事改革的一种倒退，在一定程度上损害了现有高校人事改革的既得成果。

另外，部分高校没有正视人事代理人员上升渠道的问题，仍然采取观望、回避的态度，按照学校人事代理的相关规定签订短期合同。人事代理制度在全国推行的力度在各地区之间、各高校之间是不平衡的，这种不平衡性降低了实施人事代理制力度较大的高校对人才的吸引力，并可能造成人事代理制聘用人员流动到未实施人事代理制的高校。

四、高校对人事代理工作存在问题采取的解决方案

1.完善电子人事档案系统，保持完整性，提高利用率。

为了解决人档分离的问题，需要建立电子人事档案系统，利用网络的优势弥补地域上的距离，从而提高档案的利用效率。电子档案系统在结构上应该是一套数据库基础上的两个应用：一方面，人事部门根据日常工作及时更新人事代理人员电子档案，并将纸质档案及时转递给档案部门，另一方面，档案部门根据接收到的纸质档案完善人事代理人员的细节资料，并将重要资料扫描到系统中。

人事部门在开具各类证明的时候可以在线查阅电子档案和扫描件，省去了取送、查阅档案的麻烦。档案部门可以及时看到人事、工资变动，及时催缴各类归档材料，保证档案的完整性。同时，如果人事代理人员辞职、调出，就可以根据对方单位的要求将电子档案和纸质档案一同转出，便于对方单位了解该人员在调出单位的整体工作情况。

2.明确人事代理的范围和方式，按照规定缴纳社会保险。

高校人事代理一般采用“老人老办法，新人新办法”的原则，在现有的事业单位人事制度框架内推行。目前高校人事代理大多都是从应聘人员出发的，达到某一条件就进编，没达到就归入人事代理，这其实不符合高校岗位设置的原则。高校应该更多地从岗位出发，对于可以有一定流动性的、技术性不是太强的，比如图书馆、校医院、后勤保障等岗位首先实行人事代理；对于稳定性、技术性很强的岗位，比如教学、辅导员等岗位仍采用旧有的事业编制，随着高校人事政策的改革和社会保障的完善逐步推进人事代理制度。

当出现人事争议的时候，任何仲裁或诉讼结果都至少损害了人事代理人员和高校其中一方的声誉、利益，胜诉的一方也会因此耗费时间成本、人力成本、经济成本。因此，高校出于人力资源管理成本的角度考虑，在招聘人事代理岗位人员的时候就需要明确岗位性质和薪酬待遇，做到信息公开透明，保证双向选择的公平性，避免应聘人员因为错误认识而在进校后发生跳槽离职或工作懈怠等现象。人事代理的岗位必须按照市场化的运作模式，按照规定为其缴纳社会保险，保证其进出通道的畅通。

3.创新聘用合同签订，培养人才，留住人才。

高校不同于其他事业单位，教育、科研和服务社会的三大功能要求其人才队伍保持相对的稳定。而目前高校人事代理人员的合同签订大多还是参照了事业编制聘任合同的模式，采用固定的、短期的签订方式。在推进岗位聘任制后，在人事代理人员聘用合同中进一步明确了岗位等级、上岗要求、岗位职责等信息。但是固定编制和人事代理最大的差别，即合同中规定的聘任时间并没有做到差别对待。人事代理人员在聘任高一级的专业技术职务或晋升高一级的职员后，如果还是按照以往签订短期聘用合同，就势必会影响其积极性。而一旦受聘人员辞职离岗，由于聘任合同没有变更，其违约责任并没有因为其本身能力、岗位的变更而增大，违约成本大大降低。

这种不够灵活、低级简单的合同签订方式无法有效地留住人才，为了解决这个问题，高校可以推广目前已经开展的特聘教授岗位聘任的经验。对于专业技术岗位高层次人才和高级管理人才等实施差别化的合同聘任时间，在其聘任专业技术职务或晋升职员的聘期结束后，签订聘任时间更长的合同。长时间的聘任合同可以增强其自尊心和工作主观能动性，提高其安全感和归属感，强化与人事代理人员的心理契约。

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［2］房坤，江国，刘蕾.对高校人事代理工作的思考.教育与教学研究，2009.10，VOL23，（10）.

［3］陈鹏，张春美.从高校人事代理看聘用制改革的困境及出路.文教资料，2009.11，（上旬刊）.

［4］胡林龙.论高校人事代理关系——种新的法律现象的思考.教育科学，2006.12，VOL22，（6）.