设立行政督导机构提高学校行政管理工作质量

宋效丹

（吉林职工医科大学，吉林吉林132011）

设立行政督导机构提高学校行政管理工作质量

宋效丹

（吉林职工医科大学，吉林吉林132011）

行政督导；行政管理工作；质量提升

在全国许多所普通高校和成人高校中，都设立了教学督导机构，而设立行政督导岗位的院校据了解到目前为止还为数不多。我校借鉴教学督导在教学工作质量提高方面起到的重要作用，为进一步加强行政部门的服务意识，全面提升行政部门的工作质量和办事效率，在原有教学督导岗位的同时增设了行政督导岗位。

1 学校行政督导岗位职责

我校督导室分为教学督导组和行政督导组，是学校的独立处室。督导室由校纪检委书记分管，督导员由校长亲自聘任并颁发聘书，聘期1年，督导员挂牌开展工作。

（1）行政督导组负责对学生处、人事处、就业处、后勤处等各处室、2所附属医院等部门年度工作目标的完成情况，开展检查、指导、考核、咨询、服务等工作。

（2）负责收集各职能部门行政管理运行情况及相关信息。并将督查信息和建议及时反馈汇报。定期召开学生、教师座谈会，听取并收集整理学生、教师对学校行政管理工作方面的意见、建议。并针对不同时期的重点和突出问题进行专项调研，掌握第一手资料，为学校决策提供依据。

（3）参与学校各种重大活动，参与过程评价及经验总结。

（4）对学校行政管理制度的科学性和可行性进行评估调研，逐步完善管理制度和考核办法，检查执行情况。（5）负责检查指导2所附属医院的医德医风建设和服务质量。（6）每2周在校园网上出一期督导工作简报，通报督导工作情况。

2 学校行政督导工作具体做法和成效

2.1 加强引导，积极推动行政科室工作创新

行政督导组在督导行政科室工作目标完成情况时，积极倡导并推动科室开展创新活动。此项举措我们体会比较深的是在对学生管理系统开展督导工作时，提出并协助学生处建立学生信息员网络。即在学校新生、老生班级中每班随机抽出5名学生、共在学校3个年级抽出了234名学生信息员。在此基础上，与学生信息员通过学校局域网、电子信箱、QQ群等电子信息平台这行支流；发放学生及学生家长调查问卷；分别召开新、老生信息员座谈会；与信息员个别谈话等方式进行全方位立体式交流。其中最受学生欢迎、最简便易行、效果最佳的是网上平台交流。通过交流沟通，及时全面地了解了学生当前的生活、学习情况，尤其是及时了解到了学生对学校教学、生活服务、校园软环境等方面的要求、建议。然后利用督导工作涉及全校各个科室的有利条件，在征得领导同意的前提下，与各有关科室协调沟通，及时疏导学生的情绪，解释困惑，把学校的意图、举措告知学生，及时解决已经出现或在萌芽状态的问题。例如，在我校更换物业公司之际，新接手的物业公司对餐厅、门卫等部门的管理规定，因与学生之间缺乏沟通而产生了矛盾。督导人员通过信息员网很快发现了情况，进行调研后及时将问题向领导做了汇报并通报给有关部门。在校领导的关注下，经学生、学生管理部门、班主任、物业公司几方协作，很快化解了矛盾，问题得到很好解决。使学生心情舒畅、精力充沛地投入学习，使物业公司的管理有的放矢，服务质量也上了一个新台阶。

总结学生信息员网的主要作用，一是使学生与学校管理部门密切了联系，做到了沟通零距离；二是使学生真正体会到了学生是学校的主人，激发了参与学校管理、发展的热情；三是使职能部门增强了服务意识，提高了服务质量。可以说学生信息员网是学校教学及行政管理工作质量的最好的验收平台。

2.2 准确定位，确保行政督导的正性作用，增加实效性

行政督导工作涉及学校各个行政科室。我们认为，在开展行政督导工作时应该特别注意的是：准确界定自身的角色、站位。行政督导既要通过主动联系、积极指导、提供服务、严格考核以促进行政科室工作质量提高，又不能盲目插手、干预科室工作，更不能“喧宾夺主”或“越俎代庖”。工作实践使我们认识到，督导人员应该是领导的参谋、科室工作质量提高的引领员、各科室之间的联络员、学生与学校的纽带、师生的良师益友。由于督导员在工作中注意到了自身的准确定位，使行政督导工作能顺利展开并较有成效，使个别科室人员从对行政督导工作不理解、不配合变成了乐于接受直至主动寻求合作。

2.3 重视调查研究，增强行政督导工作的针对性

学校工作在整体目标前提下，每个阶段都有其不同重点。督导人员应紧紧围绕学校中心工作和突出问题，通过与科室人员谈心，定期巡视校园，网上征求意见，参加科室活动等方式进行调研。将情况综合整理后，有的以简报形式通报全校，有的向主管领导汇报，有的向科室反馈，收到了实效。起到了其他某一科室难以起到的作用，为学校决策提供了依据，体现了督导机构为“决策支持系统”的作用。

2.4 及时客观的评价行政科室工作，发挥督导工作的激励性作用

每进行一段时间的检查和调研，都要尽快地按照评估标准及时评价。并将评价结果尽快向各部门反馈。在评价过程中，注意发现先进经验和有创新的做法，及时向领导汇报，在中层干部例会等会议上作介绍，使科室工作成绩能及时被全校了解，先进经验得到迅速推广。同时将发现的问题及工作中的困难尽可能帮助协调解决。使行政科室工作人员积极性被进一步调动起来，也改变了个别人员懒散、不积极钻研业务的作风，发挥了督导工作的激励作用。

2.5 在督导工作中贯彻“以人为本”、“和谐督导”的理念

进行行政督导是提升行政工作质量的重要手段，而在行政督导工作中体现人性化工作理念是做好行政督导工作的重要保证。行政督导工作应强化指导、帮助、服务功能，做到尊重他人，与人为善，避免居高临下的姿态，以切磋的态度去探讨工作。

2.6 坚持校园巡视制度，协助有关科室确保校园秩序和安全

设立行政督导岗位以来，行政督导人员坚持巡视校园内的教学楼、宿舍楼、实训中心、体育馆、办公楼、餐厅等处。对校园公共设施、“四防”安全、节水节电、环境卫生等进行检查，发现情况及时通报给有关部门。对杜绝“跑冒滴漏”现象，确保校园安全等方面起到了一定作用。

经过2年多的探索实践，我们对行政督导工作的内容、意义有了一定认识，取得了一定收获，但仍存在很多不足。如：缺乏有关行政督导工作的理论学习、工作缺乏前瞻性和系统性、认识问题还存在片面性、行政督导工作评价体系还不完善等迫切需要学习有指导意义的行政督导工作理论及成功经验。我们希望通过学习和工作实践，逐一找到改进行政督导工作的方法，探索出一条适合我校发展的行政督导工作的路子，对提升学校行政管理工作起到更大的推进作用。

[1]张军海.新形势下高校教学督导新思维[J].河北师范大学学报，2008，10：100～103.

[2]周婷.广西高职院校教学督导存在的问题与对策[J].淮北职业技术学院学报，2009，6：121～122.

[3]潘有志.高校教学督导存在的问题及其改进[J].桂林航天工业高等专科学校学报，2010，1：60～62.

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1671-1246（2011）06-0059-02