住院医师规范化培训管理系统初探

赵 沛,沈历宗,朱滨海,虞海平,洪新建,全钰平

南京医科大学:1公共卫生学院;2第一附属医院教育处,南京 210029

根据卫生部“专科医师培训标准”要求,所有在培住院医师都要详细登记培训过程中所学习到的病种名、病例数、操作记录等各项内容;考核记录包括日常考核、出科考核、阶段考核、年度考核等各项内容。这些数据具有琐碎、繁复的特点,且难以有机整合、共享。这是我国当前住院医师培训过程中较为薄弱的环节,制约了我国住院医师培训规范、科学地发展。迄今尚未建立起全国范围内统一规范的住院医师培训管理系统。如果建立适合江苏省现有培训模式的计算机管理平台,采用信息化手段搜集、处理各类信息和数据,将能进一步规范住院医师培训的过程管理。通过信息系统采集到的数据真实、可靠、及时,能够大大减少繁复的查询、考核、评估工作,优化培训流程,并为管理部门的科学决策提供强有力的支持[1]。

江苏省自上世纪90年代初期即开始住院医师规范化培训工作,有着良好的工作基础,取得了一定成绩,在业内有一定的影响。为进一步做好该项工作,加强过程管理,我院于2009年初在调研国内省、市类似信息管理系统的基础上,逐步建立了适合我院的“住院医师规范化培训管理系统”,并通过不断试用,加以完善。2009年9月开始在新一批住院医师培训时正式使用该系统。该系统集成度高,临床应用更深入,由单纯的培训管理系统发展成为临床标准化培训管理系统。除已经具备的完善的医师管理模块外,还预留更多的接口,以满足将来全方位、多层次的住院医师培训管理要求(如全省统考、资格认定等)。对住院医师培养的统筹规划工作,也可在此基础上进行扩展,这是一个必然的发展趋势。

1 系统简介

系统设计的目的是实现住院医师规范化培训的网络化和现代化,运用计算机技术来优化管理的流程,提高住院医师培训的质量。在此理念的指导下,技术人员以卫生部“普通专科医师培训登记手册”为模板,以管理流程为依据,设计成为供住院医师、带教教师、科主任、基地管理员等多角色使用的集登记、管理于一体的系统。参加住院医师培训的人员具有本科、硕士和博士的学历,系统能够实现在同一系统、同一标准下完成登记和管理。

现行系统兼有登记和管理两大功能,其主要内容有以下6个方面:①医院基础信息维护。主要包括培训基地信息维护、专业信息维护、科室信息维护;②系统角色设置。添加住院医师、指导教师、科主任等角色信息,编辑、删除角色信息以及各种角色的权限分配管理;③轮转信息管理。轮转模板管理和选择,排班管理;④住院医师学习登记。个人轮转计划查询,科室学习情况登记;⑤指导教师审核。审核住院医师原始记录,签署原始记录审核意见;⑥科主任查询、审核出科。完成出科考核的功能。

2 系统特点

2.1 标准化

可将卫生部不同培训专业的培训内容及要求制定成标准模板,每位培训医师可以套用对应专业的培训模板进行工作和学习,使医院管理者安排培训工作时更加标准化、精细化。病种、病例数全部按照卫生部“专科医师培训标准”的要求,能够让管理者和住院医师看到所要完成的目标和已经完成的登记,并会提示未完成的项目。在完成培训以后,可实现打印功能,将打印材料装订成册,即是卫生部颁发的“普通专科医师培训登记手册”。

2.2 个性化

在标准模板的基础上,医院可针对自身的需要和特点制定个性化培训模板,系统在不允许改变标准模板的工作量及要求的情况下,可针对个性化培训模板的要求有部分提高。比如在病例、病种方面,设计统一格式,允许添加标准以外的病种、病例。这是在实际操作过程中必然遇到的。

2.3 自动化

加强了医院、基地的住院医师整个培训过程的管理。医师进入基地安排轮转计划、培训过程记录、执行考核管理、理论学习记录登记等,整个过程全由计算机网络登记完成,同时具有统计报表生成及分析等功能,提高了管理人员的工作准确性和工作效率[2]。住院医师登录系统,可让医师查看自己登记完成的情况以及排班;带教教师登录系统,可以排班、审核记录、出科考核,并能够查看本科室所有的住院医师登记情况;基地管理者进行基础设置和过程管理,满足医院不同层次人员的使用需求,还可以根据各种反馈对系统作出微调。

2.4 真实性

在系统设计上,设定了住院医师每月登陆系统的次数,避免集中突击填写,保证记录的实时性。医院对培训资源进行统一管理,使信息实时、准确、快速地传递并共享在整个管理区域,帮助各层管理者、决策者快速地分析、查询、统计和整合资源,并使各层管理者实时监管整个培训过程,使培训过程具有更高的真实性、客观性,提高了数据的有效性和准确性,降低了管理成本[3]。

2.5 方便性

系统主要涉及的使用角色包括培训医师、指导教师、医院管理者,根据培训管理工作各尽其职的要求,将每个角色选择性分配了实际工作中具有的操作功能。系统还能自动分配角色,同时实现各个角色之间的互动联系,与实际工作内容较符合。各个角色的用户使用权限是不一样的,在添加用户的时候就进行分类,这样能够批量导入用户,节省时间和精力。

2.6 反馈性

系统将各个角色之间的互动反馈工作表现得较全面,医师对指导教师、科室、理论培训考核评价;指导教师或科室负责人对医师进行日常考核、出科考核、年度考核等。采取背对背的形式,能够客观地反映教与学的真实情况[4]。所有的评价通过系统都能够看到,管理者能够根据评价的内容,来监控培训的过程管理。这些评价可以作为年终医院对培训者和带教教师进行奖惩的依据。

系统的另一个特色就是添加了申诉功能。对于在轮转期间内未能达到轮转要求的病例和病种,允许说明原因,由带教教师进行审核。在长期使用系统之后,这些申诉的内容,就可以作为修订培训标准的依据。

3 使用情况

3.1 进一步强化过程管理

住院医师的培训内容在录入系统以后,各级用户都能根据权限进行查询和操作。通过系统,管理人员能对排班、住院医师登记、带教教师审核、出科考核进行全方位的跟踪和查询,导出数据,并将意见反馈给科室和培训学生。目前,正在落实的工作是将电子病历和住院医师培训管理系统做接入,这样就可以通过系统直接核实最原始的记录,确保记录的真实性。此外,反馈功能有利于管理部门挑选一批优秀的带教教师,更好地促进培训工作的开展。

3.2 个性化与标准化的兼容

3.2.1 科室设置 医院科室设置和卫生部专科医师培养标准科目设置有所不同,我们采取设置子目录的方式。例如:对于心血管内科,我院下设普通心脏病区、冠脉病区、介入病区、综合心脏病区四个子目录,在统计查询的时候则使用卫生部专科医师培养标准的科目设置,统一使用心血管内科,这样既能满足培训计划的要求,又符合医院的实际情况。

3.2.2 培训时间 我院临床科室排班时间是按照月份来安排的,有时候培训标准要求的月数不能连续排在一起。例如:心血管内科4个月,可能先安排1个月再安排3个月,也可能先安排2个月再安排2个月。系统均能够识别进行统一汇总。

3.3 回填方式的运用

培训内容里面包含一些跨学科的病种和稀有病种,允许在出科以后进行填写。当然,每条记录都有登记时间,如果登记时间在排班周期内,则是当时轮转记录;如果在排班周期以后,应该为回填记录。回填方式的运用,能够使住院医师更好地完成病例、病种数的要求。

4 建议

4.1 采用学分制进行评价

学分制是以学分为计量单位来进行评价的一种管理方式[5]。90年代初期,江苏省住院医师规范化培训计划采用500学分制,达标为450分。随着新标准的使用、疾病谱的转变和地区性差异,都给学分制的实施带来了困难。现行的培训标准内容包括轮转科室、时间、病种病例数以及操作,很难判断完成的情况并对其进行评价。将以上培训内容转化为固定的学分进行限定,设置一个合格分数,作为住院医师规范化培训完成情况的一个指标。建议将选轮科室、较高要求设置成为选修学分,必轮科室、基础要求设置为必修学分。统一的学分评价标准保证了各个医院之间培训出的医师水平不会有太大差异,有利于医疗资源的合理配置[6]。

4.2 对病种、病例数的修改

系统运行一年多来,大部分住院医师能认真登记培训内容。在查询病例数据方面,我们发现部分住院医师登记到培训标准所要求合格的数量就不再继续登记了。如果把这些例数作为修改标准的依据,就与实际情况不尽相同。因此,我们一方面加强宣传,鼓励住院医师按实际情况登记;另一方面,在修改病例、病种数的时候,充分听取专家意见,将专家意见和系统收集的数据综合起来,才能真正做出符合客观实际的培训标准。

4.3 对住院医师规范化培训管理系统的补充

尽管每位住院医师认真参加培训,实时记录,还是难免有一些不达标的内容,特别是一些重点传染病和稀有病种。通过系统的申诉功能逐步收集这些病种,然后以系列讲座的形式对其进行必要的补充。充分利用网络技术和流媒体技术,将所有课件、模拟练习等薄弱知识点放在培训系统内,进一步拓展住院医师培训系统的功能,实现本系统全方位的应用价值。2009年以来,我院陆续邀请医院名师、专家针对以上问题开展专题讲座,受到住院医师的广泛欢迎。

4.4 探索硕士住院医师个性化培训方案

硕士研究生住院医师是我国住院医师的主力军,是住院医师规范化培训的重要组成部分[7]。在住院医师规范化培训第一阶段的时间要求上,江苏省有所调整:硕士生为2年,博士生为1年;培训方案由科主任和个人根据“缺什么补什么的原则”协商制定。在这种情况下,每个人的培训方案都有差异,在标准化以及实际操作方面存在着很大的困难。现已做出提交个人培训方案的相关程序。下一步,我们将继续探索在系统内实现个性化的方案,与卫生部专科医师培养标准挂钩,做到有申请、有标准、有审核,确保培训质量。

住院医师规范化培训管理系统是应用标准化资源的采集、交换和整合,采用多维数据库存储、数据仓库建模技术,架构跨平台、多渠道访问的医学人才数据仓库。它是以病人为中心的信息集成及服务,不是单纯的一个管理产品。它囊括了培训的原始记录、临床考核与其他联机服务。既利于各级卫生行政部门对培训系统进行垂直管理,全面掌握,还可以帮助医院和培训学生参照培训标准,达到培训要求及提高培训质量。

[1]李勤.住院医师培训计算机学籍管理系统的研究与应用[J].继续医学教育,2009,23(1):4-7

[2]王健,沈勤,吴超,等.专科医师培训网络管理系统的构建[J].江苏卫生事业管理,2009,20(6):63-65

[3]刘莹,王长青.专科医师培训网络管理平台的分析与设计[J].医学与社会,2010,23(6):104-105

[4]孙维佳,黄利辉,雷光华,等.湘雅-耶鲁住院医师培训体系完善纪实[J].中国卫生人才,2010,(3):28-31

[5]李赋情.学分制的发展历程及对医学院校的启示[J].管理观察,2010,(18):152-153

[6]周海燕,刘冬莹.美国专科医师制度的实践与分析[J].中国高等医学教育,2010,(3):64-65

[7]孙运波,于兰贞,李良,等.硕士研究生住院医师规范化培训的实践与成效分析[J].中国医院管理,2010,30(7):50-53