探讨医疗设备档案的科学管理

周建学 杨继庆

随着医学科学技术的发展，各级医院的整体实力相应提高，医疗设备是医院整体实力的基础平台，医疗设备管理是医院管理的重要分支，而设备的档案管理则是设备管理的重要环节，其管理水平的好坏直接影响到医院的医疗质量和技术水平。建立完整的、系统的医疗设备档案系统,进行科学的医疗设备档案管理是管好用好医疗设备、提高医疗设备的使用率和医疗器械的开机率、减少医疗设备的突发故障的有效办法[1]。

医疗设备档案是医疗设备在咨询、论证、购置、安装、验收、使用、维护保养、维修、报废等全部活动过程中直接形成的，其中包括具有参考和保存价值的文字、图纸照片、声像载体材料和随机技术资料，属于专业档案。

1 医疗设备档案管理存在的问题

1.1 缺乏对医疗设备档案管理重要性的认识

医疗设备档案是医院医疗设备从申请购置到申请报废为止的整个过程中的所有资料, 如同是一台设备的户口本[2]。但在实际工作中, 还存在医院对医疗设备档案管理工作的意义和重要性认识不足的现象。如只重视购置医疗设备，而对所购置的医疗设备缺乏建立完整的、系统的医疗设备档案，或者设备档案信息不全等。

1.2 缺乏完善的检查监督措施

医疗设备档案管理缺乏完善的检查监督措施，档案管理制度不健全, 管理范围不明确，造成档案管理工作混乱, 档案资料分散于各职能科室，导致资料收集不全、信息漏填或设备技术档案丢失，给以后的医疗设备管理、使用及维修工作带来障碍，以至于影响了临床工作，甚至会对医院的经济利益造成损失[3]。

2 医疗设备档案所涉及的内容

医疗设备从申请购置到报废要经过购置、安装、转移、报废4个环节，设备从申请购买、论证、招标、签订合同、安装验收、使用到报废是一个动态的管理过程[4]。医疗设备档案的归档范围要根据医疗设备档案的管理要求，结合本医院实际情况来明确归档内容，医疗设备档案的内容分静态和动态两部分[5]。

2.1 医疗设备档案静态部分

医疗设备档案静态部分所涉及的内容是指医疗设备从申请购置过程到验收完毕后形成的文件和资料[6]。其中包括：设备购置可行性论证报告、考察记录、招投标书、中标通知书、采购合同、发票复印件、医疗器械产品注册证、经营许可证、营业执照、合格证、检测报告、装箱清单、发票复印件、安装验收报告、设备使用培训计划单、设备随机技术资料等。设备技术资料包括设备安装、使用、维修手册, 线路图及其他有关资料[7]。对于科研和教学类可以享受减免税政策的进口设备，还应包括设备外贸合同、海关免税证明、进口机电证、报关单、质量保证书、商检报告等。

2.2 医疗设备档案动态部分

医疗设备档案动态部分所涉及的内容有医疗设备运行过程中形成的文件和资料，通常指设备从正式投入使用直到淘汰报废为止。这部分包括: 设备使用登记、维修保养记录、设备检测计量记录、各种保修合同以及设备报废申请表等。

在医疗设备运行过程中所形成的档案具有生成的延续性、保存的长久性和作用的久远性等特点。因此要做到：①对每台设备配发设备使用登记本，详细记录仪器使用的时间、次数、运行状况、使用者等信息；②器材设备科印制维修保养登记本，对每次维修进行记录，做到对设备的运行进行全程监控；③医疗设备的计量档案是设备档案很重要的一部分，是医疗设备能否继续使用的依据，设备一旦计量不合格就必须停用，粘贴强制停用标签，等待维修或报废换新，切不可继续使用；④需报废的设备首先由使用科室填写报废申请表，经设备科鉴定后,填写相关意见，报院部领导审批，待批准后，到设备科和财务科进行备案、销账[8]。医疗设备档案不仅记述了设备的技术性能和参数，还反映了医疗设备在使用过程中的状况，对设备的跟踪服务和有效运行都起着不可替代的作用。

3 建立医疗设备档案数字化平台

医院应建立医疗设备信息管理系统，成为医疗设备档案数字化平台。该系统功能强大且覆盖面广。主要功能模块包括：设备出入库、建档及修改、组合查询、设备标牌设置、维修动态管理、设备等级调整、折旧及报废、各类数据的动态统计等，使得档案管理者查询时简便快捷，和纸质档案互为补充，极大地提高了工作效率。

4 档案管理制度的完善与落实

医疗设备档案应由专人进行管理，并不断提高医疗设备档案管理人员的素质，将设备档案归档范围、职责等明确列入管理制度中，让设备档案管理人员清楚明了。医疗设备档案的建立通常以台、件进行归档, 实行一机一档, 坚持集中、统一及分类的管理原则。强化规范管理，明确收集范围、收集责任、分类方法、编号规则、建档流程和借阅查询等制度。将电子图片纳入验收范围，按设备的使用科室或类别制作电子相册，保证设备档案的真实性、完整性[9]。制定医疗设备档案管理人员和临床使用人员培训考核表，详细记录培训资料和考核成绩，将设备的临床使用培训及考核纳入设备档案管理范畴，使设备档案管理真正地融入设备购置、临床使用、故障维修的各个管理环节和全部管理过程。加强对医疗设备档案管理制度的宣传，强化和完善医疗设备档案管理制度, 充分发挥档案资源在医疗、教学和科研工作中的作用, 高效、快捷地为临床服务[10]。

5 结语

医疗设备档案是知识和信息的载体, 是医院管理和建设十分重要的资源。医疗设备档案的有效利用是档案管理工作得以持续发展的基础，是医院发展进程中不可或缺的重要环节。医疗设备档案管理人员要加强自身业务素质，以主动、积极、周到的工作态度保证档案资料的有效性和完整性, 收集和捕捉有用信息, 充分发挥设备档案的有效监督功能，在医院医疗设备的采购、使用、维修及管理等工作中发挥其社会效益和经济效益。

[1]梁静.医疗设备档案管理[J].中国医学装备,2009,6(12):28-29.

[2]王晓萍.医疗设备档案在医院管理中的地位与作用[J].现代医院,2009,9(9):127-128.

[3]章萍.从医疗设备档案的内容看其重要性[J].机电兵船档案,2009(9):46-48.

[4]刘欣.浅谈医疗设备档案管理工作[J].中国医疗设备,2009,24(7):89-90.

[5]阚英华.浅谈医疗设备的档案管理[J].医疗装备,2009,22(6):37-38.

[6]张鲁闽.医疗设备档案在医院管理中的作用[J].中国医疗设备,2009,24(5):84-86.

[7]于秀珍,张丽.医疗设备档案的应用与管理[J].北京档案,2009(5):33-34.

[8]赵保群.谈加强医院医疗设备管理[J].河南预防医学杂志,2008,19(6):484-485.

[9]章文,田晓琼.浅谈医院档案管理的思路[J].医学信息学,2008,21(6):854-855.

[10]潘思巍.医疗设备档案管理的体会[J].现代医院,2008,8(1):146-147.