项目设备档案管理的现状与应对措施

丁秋波

（浙江浙能镇海发电有限责任公司，浙江 宁波 315208）

设备档案伴随设备而产生，是对设备生命周期全过程的记录，是具有长期保存价值的设备资料。在维护设备资料形成、积累、保存的完整性、准确性起着十分重要的作用，同时，也直接影响着建设项目工程的质量。项目建设中产生的设备安装、调试、运行资料，是项目建设档案的重要组成部分。在项目设备档案管理过程中，探索设备资料与设备档案“一体化”管理方法，使设备档案在项目管理建设过程中得到有效的控制，显得尤为重要。

1 项目设备档案管理的要求

1.1 明确设备档案管理的同步性

在贯彻实施档案法和国家档案管理标准过程中，不断完善设备文件资料的来源、归档时间、归档内容以及设备管理形成过程等方面档案规章制度。从档案制度层面上，规范了设备档案管理行为，以及设备制造、运输、安装和使用等全过程管理。档案管理部门在履行全过程的档案管理职能中，不断开拓设备档案管理“三同步”工作环境，使设备档案管理与项目管理同步。设备档案管理“三同步”即：设备档案管理与设备招投标、设备合同管理同步；设备档案交接与设备交接同步；设备档案验收与设备验收同步。设备管理的关键点，就是档案管理与项目管理的衔接点，档案管理工作与其他职能部门管理工作的连接点，从而确保档案管理与其他专业管理步调一致，实现设备档案网络信息化系统管理。

1.2 保证设备档案组卷的一致性

《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》的实施，对项目文件的整理、组卷、排列等都有明确规定。从档案工作标准上，对保证档案组卷的一致性有了质的规定，使设备档案的内容随设备的生命周期不断丰富。无论设备场地如何转移、产权怎样变化，设备档案管理标准不变，设备档案管理程序不中断，设备档案谁承办、谁管理的原则不改变，使设备档案工作有参照的坐标，为档案管理主动纳入项目体系管理创造了条件。

1.3 维护设备档案的可靠性

《建设工程文件归档整理规范》的颁布实施，对建设项目档案信息完整、真实、有效提供了保障。通过项目质量监督管理，将项目档案管理列入质量体系管理范围。通过第三方管理监督，维护设备档案管理安全、健康地开展。随着项目质量验评工作的全面开展，为设备档案提供了第一手客观依据，从源头上控制了设备档案质量。

2 存在的问题

2.1 设备管理与设备资料管理不兼容

建设项目对设备质量控制是从设备制造开始，通过设备制造监理到设备安装监理，再到建设项目全过程监理，围绕设备生命周期运行特征，主线清晰，自始至终有人维护。而设备资料大都停留在设备开箱验收管理的表面层。由于设备管理与设备资料管理犹如两条平行线互不兼容，存在的问题是：设备名称、设备资料名称与现场设备命名不一致；设备资料移交数量与合同应移交数、工程安装需求量不一致；设备资料与设备档案管理完整性、成套性归档范围不一致；纸质材料归档与电子文件内容不一致。

2.2 设备与设备资料数量不统一

设备与设备资料图实相符，设备资料是设备运行轨迹的真实记录，这是保管设备档案的初衷。在项目管理中，设备资料管理存在滞后性，档案管理受到忽视。存在的问题是：设备数量与设备资料数量不等，如2～3套设备，只移交1套资料及归入1个案卷；设备安装记录数据不完整、计量单位不规范；设备异同报告与设备资料所反映的内容不一致。

2.3 设备资料与工程管理不同步

设备档案是从设备制造到设备申请退役所形成全部设备资料的总和。归纳为3个阶段，2个交接点。3个阶段是：设备生产、设备安装调试、设备使用管理阶段；2个交接点是：设备开箱验收、设备竣工验收交接点。设备档案目标是完整、准确地反映设备生命周期的全过程。而现有的项目设备档案管理，在设备制造、出厂验收、运输等多处出现档案管理盲点，失去了设备资料的前端管理，影响了设备与资料的同步管理。存在的问题是：设备招投标合同对设备资料没有技术质量管理条款；设备出厂验收缺少设备资料验收事项；设备施工安装忽视了设备资料验收环节。

3 加强项目设备档案管理的建议

3.1 加强对项目设备资料的质量控制和人员管理

项目设备资料记录的主体是人，通过规范制作人的行为，明确规定设备施工、安装、调试单位设备资料范围，对设备资料所涉及的范围实行全方位控制；通过统一的设备资料记录格式，统一的质量控制标准；使设备资料积累与工程项目施工进度、现场实际考核相统一。

3.2 建立设备资料全过程管理

掌握设备生命周期的运行规律，制定管理坐标。及时排查设备资料管理过程中容易出现的危险源。建立设备资料与档案一体化管理方式，以设备资料文件夹为载体，进行垂直管理。设置设备资料管理路径：设备资料经开箱资料验收合格，以设备资料文件夹方式跟踪管理。每个设备资料文件夹上有统一的档案分类标识，无论该设备周转到那个阶段，档案管理人员都应通过对档案分类标识识别，实行全过程控制。

3.3 按照设备时间流程实施管理

设备时间流程一般包括物资采购、设备到货验收、设备安装、调试、试生产、设备竣工验收等阶段，不同阶段设备资料有着不同的记录内容。

（1）物资采购阶段，是设备档案产生的第一时间。档案管理及时加入，明确设备资料管理要素，对重大设备列出设备档案管理文件夹，确立设备资料提交内容和质量标准。

（2）设备到货验收阶段，是设备档案控制的重点。设备档案控制是以设备监理提供的设备出厂监理文件为基本依据，按照设备验收程序，档案管理部门参与设备开箱验收，确认资料管理文件夹内容齐全，符合档案验收标准。经设备开箱验收后，标上档案分类标识的设备资料，允许进入设备资料安装运行流程，明确设备资料由谁进行收集、积累。

（3）在设备安装、调试、试生产阶段，根据工程实际进度，按设备领用、安装、调试、试生产时间顺序实行设备资料闭环管理。各施工安装单位根据资料管理文件夹内容，对设备进行分类组卷，然后进入单位工程文件包管理程序。

（4）竣工验收阶段，是设备资料进入设备档案质量控制的关键阶段。设备资料管理的收集、积累、分类和整理工作程序结束，设备资料通过全面质量管理验评合格后，实施设备资料竣工验收，验收合格的设备资料随设备移交生产。

3.4 按照设备管理职能部门实施管理

要使设备资料过程管理与竣工档案的最终管理实现首尾相连，把设备资料归档范围和保管期限以设备资料文件夹形式，进行分类归属。在同一个项目管理中设备档案管理只有一个标准；使用档案部门统一制作的管理模板；统一设备资料归档、立卷操作步骤。用示范案卷方式，实行设备资料组卷程序化，设备档案从外封面到卷内排列规范化。按照设备资料形成的规律通过案卷质量控制流程，把设备资料检查、对接、验收、移交程序，简化为具体的操作方式。

按照设备资料与档案一体化管理流程，由设备管理职能部门实施管理：

（1）物资管理部门。承担设备招投标、设备合同管理过程中的设备资料形成、技术质量范围的设置职能；负责设备资料验收、整改情况跟踪处理反馈；是开启设备档案质量管理之首。

（2）设备安装、调试、运行单位。承担建设项目中设备资料形成、积累、归档全过程，是设备档案质量管理的基础。

（3）工程管理部门。承担设备、设备资料原始性、真实性、完整性执行情况全过程检查职能，对设备异动后设备资料的图实相符的检查，把好设备安全运行关。

（4）质量监督部门。承担设备资料在建设项目中的全过程监督审核职能，负责设备资料原始性、成套性质量关。

（5）监理部门。承担设备制造、运输、安装、调试等过程实施监督职能，检查设备、设备记录表单的图实相符情况，确认设备、设备资料准确无误，齐全完整。

（6）档案部门。承担合格设备档案管理职能，负责设备资料的归档范围和内容制定、编制设备档案分类标准和设备档案管理标准，维护和检查设备资料管理和设备档案管理的运行情况，定期开展档案业务交流和专业技术指导，按照施工进度确定设备档案归档时间，控制档案质量。

3.5 严格按设备档案验评要求实施管理

设备档案验评是建设项目档案管理的重要环节。根据设备档案不同专业的特点，由参建单位提出，监理单位、安全质量部门、工程管理部门、档案部门验评后签字盖章，执行审核签证管理程序。通过设备档案验评，设备档案才能取得合格证书；通过设备档案验评，做到不同类型档案、不同载体档案的有机统一，取得专业部门对设备档案真实性的认可，达到设备档案齐全准确、图实相符的目的。

4 结语

加强对设备档案管理是提高项目档案质量的需要。由于设备安装、调试的短期性与长期性、设备运行安全可靠性决定了设备档案管理的严肃性、设备档案保管的长期性。各相关管理职能部门应共同维护项目设备管理与设备档案管理的质量，为保证建设项目工程的质量夯实基础。

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[3]陈秀菊．电力科技档案管理手册（第二册）[M]．北京：中国电力出版社，2006．

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