浅谈药库的现代化管理

谢 平

（沭阳县人民医院药剂科，沐阳 223600）

药库管理信息系统软件已经成为现代化管理医院的必备，结合药房库管理系统软件和现代管理理念进行药库日常工作管理，对于医院现代化管理模式的建设，医院的用药安全，药品的库存控制起到至关重要的作用。

1 药库工作流程的建设

通过多年的药库管理经验。药库管理系统软件的应用，结合现代化管理理念制定药库工作流程，保证任何工作人员，任何工作步骤都有复核检验的环节，每个工作步骤都有固定的人员、固定的操作模式。

2 药品的分类分区编码

2.1 库位库区编码方式

根据医院的用药模式、仓库面积、药品的剂型、药理作用、储存要求将药品进行分库分区，所有库区进行2位数编码，在每个库区中，每个药品存储库位进行3位数编码。这样，每个药品就有一个固定的5位数编码，前2位数代表库区，后3位数代表库位。库位为3位数编码，理论每区可分为999个库位，每个库区都留有空位编码，以便增加新品种新规格。

2.2 药品名称首拼编码方式

药库管理软件在录入药品基础信息时一般都能自动生成首拼编码，在查询时能按首拼码排列；各种招标文件中，药品名称也按照首拼排序；在电子表格处理软件以EXCEL为例，药品名称也可以方便按字母顺序排序。

3 药品的入库验收

药品入库验收在待验品库区，统一双人验收，一人负责清点药品，检查外观质量，核对名称、剂型、规格、数量、批号、有效期、生产厂家等，另一人核对发票上信息，保证入库药品数量等信息和发票一致。麻醉药品必须清点验收到最小包装。清点结束后由工人协助存入相应的库区库位。根据发票进行数据库录入，录入人员自己核对名称、规格、数量、金额、批号、有效期、生产厂家等。录入结束后，发票交药剂科会计，会计着重核对药品名称、规格、数量、金额等财务信息，打印药品验收入库单，药库保管员双签字确认后由药品会计交财务科。在药品入库验收过程中，每个环节都有两人以上核对，确保入库药品准确无误。

4 药品在库养护

一般二级以上医院药库硬件设施都逐步完善和现代化，药品在库养护已经不成为药库管理难题，因此本文不做重点论述。

5 药品的出库调拨

药品出库由各药房通过药房库管理系统软件请领，药房按照近效期先领，先产先领原则请领，请领单包含药品名称、规格、库存数量、单价、金额、批号、有效期等信息。药库初审请领单时同样遵循“近效期先出”，“先产先出”原则修改请领单，打印请领单，严格按批号发放药品，发药过程中核对药品名称、规格、库存数量，请领数量、批号等，发药后在请领单打钩，特殊情况文字备注。出库前由双人核对品名、规格、数量等。根据请领单备注信息修改电脑出库单，电脑发药，打印出库单，药房根据出库单核对药品，出库单药库药房双签字交药品会计报财务科。由于药品的中包规格包括6、8、10、12、20等数量，即使非常有经验的药库保管人员也会偶尔疏忽而导致数错，采取同时清点出库数量和库存数量的方式可以有效地减低这种差错的发生。

6 药品的盘点

药库进行季度盘点，大多药库管理软件不支持库区库位排序方式，可以导出药品库存信息至EXCEL，利用原先编制的EXCEL库区库位信息表，用EXCEL中“Vlookup”函数查找配对药品库存信息和库区库位信息至一张工作表中，以库区库位信息排序工作表生成盘点预备表。因盘点预备表中的排序和药品库区库位排序完全一致，给盘点工作带来极大的便利。

7 药品的计划采购

药品采购一般每月一次，根据情况可以制定临时采购计划。药库管理系统一般都可以设置库存高低限，库存低于低限会报警，库存高限减去低限生成采购计划量。高低限可以随时调整。但是这种系统生成的计划单有许多显而易见的缺陷：

7.1 当某种药用量很少时，药房的调拨几乎就是一次采购量，也就是整个药库的库存量，药库库存为零时就会生成计划单，但确需采购的时间可能是几个月以后。

7.2 当某种药的用量忽然发生较大的变化（临床上常有这种情况），高低限的调整往往要延后几个月才能实现，如果用量突然变低，就会产生积压，如果用量突然变高，就会产生缺货。

改善这种情况可以：①结合EXCEL导出最近6个月的销量，公式计算每个月的平均销量（函数AVERAGE），和最大销量（函数MAX），以及在最大销量月份用条件格式突出显示。统计库存时同时统计各个药房的即时库存以便参照。②根据临床用药结合仓储面积，药品单次采购量分成2个月销量、3个月销量、有些用量小的品种甚至是半年销量或者1年销量。③用IF函数比较最大销量和平均月销量的偏离程度，如达到某一极限突出显示，并以最大销量乘以系数，否则用平均月销量乘以系数得出一个理论采购量。④结合表格给出的信息人工逐条审核分析，得出实际采购量。

在现代药库管理中，必须充分利用药库管理系统进行数据管理，根据实际工作经验对药库管理系统软件开发提出建议，利用EXCEL电子表格补充分析数据，并根据现代管理理论不断完善药库的工作流程。