事业单位档案的规范化管理

　　［中图分类号］G27 ［文献标识码］ Ａ ［文章编号］ １００９ — ２２３４（２０１1）０４ — ０１72 — ０１
　　
　　档案工作是适应社会实践的需要产生和发展的。各机关行政事业单位在工作和生产活动中不断形成大量文件，各项工作的继续和发展，就需要对这些文件进行管理。档案管理是行政事业单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对当代社会对于行政事业单位的发展来说极为重要。在一个行政事业单位中，档案工作的规范化、标准化是事业单位档案管理的关键，是整个行政事业单位协调、掌握、高效管理运行的有效保证。所谓行政事业单位档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应行政事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要，不断提高档案工作的现代管理水平具有积极意义。
　　1.档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，是档案工作的起点，通过收集工作为档案工作提供实际的管理对象。档案的手工做是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要具体措施，收集工作的规范与否，工作质量的高低直接关系到档案工作的其他环节。收集及时，档案材料完整系统，鉴选得当，则为档案管理的各个环节创造良好条件，广泛的开展档案的利用工作。如果档案收集的很少，或者只收集了一些残损零乱的和实用价值不大的档案材料，不仅会给整理、编目、鉴定、保管等一系列的工作在很大程度上造成无效劳动，而且更重要的是不能提供档案为各项工作服务，这对工作的开展是极为不利的。大量的经验证明，收集工作是档案业务基础工作中的基础，做好档案工作首先必须从档案的收集工作做起。档案的收集，既然是行政事业档案室取得档案的一种手段，要开展收集工作，就必须要与各行政事业单位内个相关部门，有关的工作人员以至社会各界人士进行直接接触。在收集的过程中就要处理好这些关系。行政事业单位档案室的档案收集工作的主要途径，是建立和健全行政事业单位内文件的归档工作。各行政事业单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕后，经由文书部门人员整理立卷，定期移交给档案室集中保存，即归档。它是文书工作最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，两者交接的一个环节。行政事业单位内文件的归档是档案室档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。所以，行政事业单位档案的规范化管理，建立和健全归档制度是非常重要的。因此，行政事业单位要做好档案的收集工作，应该以主要力量组织好事业单位内部文件的归档。档案的收集工作政策性较强，做好收集工作，必须提高政治水平，加强法制和政策观念，并应注意经常不断的做好宣传工作，不断总结工作经验，讲究工作方法。
　　2.收集工作之后就是档案的整理。档案整理工作，就是将需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合和编目，组成有序的体系。档案整理工作，在档案整理管理中具有重要意义。繁琐的档案，若不进行科学的整理，在查询档案时便如同“大海捞针”一样困难。而且不能把档案联系组合起来，就不能充分体现档案的特点，就会影响档案的利用价值。只有把档案组成条理化的体系，才能客观的反映出各种活动的本来面貌，便于系统的调查研究。所以，档案的系统整理，是档案利用、开发，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。规范化档案管理工作，这就要求我们在这一环节要优化档案整理工作，促进档案工作系统各个环节的良性运动和协调发展。通过档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，以便及时改善和调整。档案经过系统的整理和基本编目，为全面鉴定档案的价值奠定了科学基础，而且这几项工作往往可以结合进行。只有整理好的档案，才能为档案的统计和检查提供一个完整的体系，便于维护档案的完整。所以，档案整理工作是开发档案信息的重要基础，档案整理规范化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。
　　3.档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，去掉无须保存的档案予以处理。可根据档案材料的价值，确定其保管的期限，拣出无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或其他相应的处理。档案鉴定是去粗取精，提高管理效益的科学措施。随着工作时间的推移，社会实践和各项工作的成果发展，档案的数量不断增长，有些档案失去了保存价值，就要及时按照相关规定进行处理。档案的鉴定是鉴定其是否具有保存价值和具有怎样的保存价值，首先应该明确，档案的保存价值是由什么决定的。概括来说，档案的保存价值是由档案是否对于本单位的发展有积极的作用决定的，是否有利用的需要。档案的鉴定工作也许是档案管理中最困难和最重要的一项专业判断。因此，开展档案鉴定工作必须严肃认真，而且要求具备较高的专门知识和业务水平，以最大限度的保证鉴定的准确性。
　　4.档案的保管。档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定的条件下具有决定性的影响。档案保管的好，就为整个档案工作的进行提供了参考对象，如果不能有效的延长档案寿命，那就会使整个档案工作丧失最起码、最基本的物质前提。如果保管的杂乱无章，也都会影响整个档案工作的秩序。档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一，它与档案工作其他环节有着密切的联系，不能离开其他环节而孤立进行，要想做好档案保管工作，就必须与档案工作的各个环节密切配合，掌握档案工作各环节对保管工作的影响，并注意在进行其他各环节工作中保护档案。在行政事业单位，对档案的利用是长期的，要求档案的内容系统化，完整化。但是由于一些种种因素，可能使档案材料遭到损毁，保证档案能够完整的留存，这就需要档案的保管工作来解决了。保管员要了解和掌握档案损坏规律，通过工作经验，采取有效的技术措施，最大限度的防止和减少档案的损毁，维护档案的系统性和完整性。例如，可安放除潮机，空调等设备，档案室要避光通风。保管员要学习和掌握有关的科学技术知识，具有高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案的保管处于最佳状态。
　　以上是档案规范化管理的一些基本流程，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住有利时机，紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求，加强学习，形成系统的档案管理思想和观念，更好的适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。