医疗设备档案信息系统的表格应用

鹿泉忠

在信息化、网络化飞速发展的今天，计算机技术在医疗卫生管理中的应用不断得到发展。面对这一新的变革，医疗设备档案作为医院设备管理工作的重要信息来源，迫切需要加强档案管理的信息化建设［1-2］。建立医院设备管理信息系统，实现档案信息的网络化存储和使用，探索适合医院档案管理工作的发展模式，以推动医院的整体创新发展。

1 医疗设备档案表格在管理信息系统中的作用

以知识现代化为主要特征的管理信息系统，能够提供系统完整的信息，有效地支持管理、决策过程，从而越来越受到医院管理层的重视。建设医院档案管理信息系统，首先要认清现实的工作状况、明确管理信息系统功能，同时要大力借鉴医院其他机构，成熟运作的标准化设备管理工作流程的成功经验。例如，在医疗设备购置阶段，要求管理信息系统能够提供背景资料和相关历史信息，为专家论证提供准确的数据。在医疗设备运行阶段，为医疗技术人员提供各类医疗仪器和设备的相关手册和详尽的说明书［3］。然后在具体的设计阶段中，除去方案的整体必须实用以外，主要表格的设计必须紧密结合现实工作的需要。力争做到简单易懂，操作方便且经济实用。

2 医疗设备档案管理信息系统中常用表格的设计及应用

2.1 医疗设备档案内容登记表(表格1)此表格是医院购置医疗设备仪器时的原始资料，此表共分2项:(1)归档项目包括:件号、文号、归档文件目录、日期、页数、保管期限;(2)送件信息包括:送件日期、送件人姓名。

临床科室因医疗新技术的开展或以旧换新需要更新一台医疗设备，首先需要填写“医疗设备申请表”，呈送医疗设备管理部门。相关部门经过医疗设备市场调查、医疗设备有关技术性指标和仪器性能经充分考察和论证后，经医院主管领导研究讨论后同意购买，并进行公开招标采购。在这个过程中，形成的文件就是原始资料，填写“内容登记表”。在随后的工作环节中，前期资料将不断得到补充，逐步形成一份完整的医疗设备档案。

2.2 医疗仪器设备价值万元以上档案一览表(表格2)此表格可反映医院的主要设备整体情况，在购进同类大型医疗设备时可以作为对比医疗功能，拓宽医疗技术手段和开展多项医疗诊治的先进性的重要参考。也为今后划分医疗设备档案的性质，明确医疗工作重点，做好归档工作奠定了基础［4］。此表共分12个项目:(1)年度号;(2)编制档号类目;(3)设备名称;(4)规格型号;(5)品牌;(6)数量单位;(7)招标信息:招标公告，招标评标中标文件;(8)合同信息:合同价格，签订日期，经办人员;(9)供应商信息:经销企业名称，经销范围许可资质，工商税务证明;(10)生产商信息:制造企业名称，制造范围许可证明，生产厂地;(11)验收信息:验收日期，参加人员，验收记录;(12)使用信息:所在临床科室名称，设备的具体负责人。

表1 医疗设备档案内容登记表

表2 医疗仪器设备价值万元以上档案一览表

这种表格的用途主要是规范设备档案所包含的内容，具体要结合每台设备的实际情况，并且要根据设备的性质及功能用途，统一设置档号类目。其中，档号类目是由年度号、分类号、案卷(件)号3部分组成。年度号:是由4位阿拉伯数字组成，用自然年度表示，例如:2010年。分类号:是档案的主体，分类号由多级类目组成，一般是1、2级类目，少数扩展到3级类目。1级类目可以采用名称主词的汉语拼音的第1个字母缩写简称，如She Bei(设备)缩写SB，然后再用两位阿拉伯数字表示案卷号(件号)。2、3级类目是对1级类目各问题(课题、项目、种类等)细分，按医院设备的用途设置。2级类目暂时可分为4类:①监护类(01用两位阿拉伯数字表示)包括各种多参数监护仪系统等;②检查类(02同上)包括CT、MRI、DR、彩超、生化检验设备等;③治疗类(03同上)包括血透机、呼吸机、麻醉机、各种手术窥镜等;(4)其他类(04同上)包括电梯、锅炉、水处理流程等。案卷(件)号:是以3级类目为主体的设备编号，一般是按照单体设备组织案卷，实行一机一档，并且根据设备启用日期的顺序排列。

简而言之，医疗设备档案的号码编制由5个部分组成，编号从左到右排列，不同级位之间、不同类目号与案卷顺序号之间可用下划线“_____”分开，如图所示:

表3 医疗设备档案内容汇总表

2.3 医疗设备档案内容汇总表(表格3)此表共分5个项目:①合同:招标(中标)合同、采购(销售)合同等;②申请论证表:各科室、部门等单位的申请书，论证报告及各级部门的批复及签字等;③证件:在购买过程中，经销商及生产厂家的各种有效证件;④设备材料:医疗设备购进时技术人员及有关部门对设备的安装验收、技术资料、使用说明的基本情况资料;⑤其他:以上几项都不能放入，但认为较重要有保存价值的资料，例如:合格者、保修卡等。

此表是根据“表格1”里所收集的各种归档文件材料，进行整理汇总。也就是说，将庞杂的档案登记的文件分门别类，使之有条理、有重点、有先后。所谓“类”是一个严格的科学概念，人们常说:“物以类聚”，指出了同一类事务具有共同的属性，因而能够聚合在一起。档案也是如此，有着某个共同属性的档案可聚合为一类。故这一表格就以重点和共同性来划分。

2.4 医疗设备档案借阅归还登记表(表格4)此表共分3个项目:①借阅者包括:借阅人的日期、设备名称、档号、查找内容、件数、科室、签字;②归还者包括:归还人的日期、签字;③核对者包括:核对人的日期、签字。使用此表主要是对医疗设备档案的一种保护，也是搞活开放档案信息资源为社会实践服务的一种有效的信息交流。为了能使档案更有效的发挥作用，而又能在不同时期都能保证提供完整资料，所以有必要建此表格。

2.5 医疗设备报废销毁登记表(表格5)此表分6项:①设备名称;②规格型号;③金额;④合同时间;⑤报废销毁时间;⑥原因。医疗设备报废销毁工作，是医院设备管理的最后一个环节。不进行医疗设备报废销账，不利于搞清医院固定资产的情况。必然会影响整个医院医疗设备的管理，因此必须重视设备的报废工作。凡符合设备报废条件的，由科室负责人提出报废申请。再由工程技术人员及设备报废鉴定小组鉴定后，报请上级主管部门批准，方可按报废处理。所以此表是一个永久性的表格，也是非常重要的表格。

表4 医疗设备档案借阅、归还登记表

表5 医疗设备档案报废、销毁一览表

3 小结

我院的实行设备仪器档案系统管理中，充分利用统计表格，使得管理条理化，系统化，规范化，标准化，极大的提高了工作效率，完善了医疗设备仪器档案管理。以上5种表格，不仅涵盖了医疗设备仪器从购置开始到报废终止的全过程，而且明确了各阶段对档案文件的形成过程［5-6］。包括收集范围、分类原则、组卷存档和编目方式及信息检索、鉴定保管、保存期限、报废销毁、使用程序等。建立严格的管理制度，相关人员就能够在各阶段管理中做到制度完备，责任到人。实现设备仪器档案科学管理，必将推进医院档案管理事业的健康发展。

［1］白香梅，夏慧琳.谈医院设备档案的建立和管理.医疗设备信息，2003，18(10):59-61.

［2］蒋红兵，王黎明.医疗设备全段管理技术(五)-医疗设备档案管理.医疗设备信息，2004，19(8):54-56.

［3］陈爱恋.高等职业学院档案管理工作的改革探索.广东档案，2009，3:14-16.

［4］王爱玫，吕辉.医疗设备档案与医疗设备管理.医疗设备档案管理，2003，18(1):59-60.

［5］张旭.浅谈医疗设备的管理.广东省医院协会医疗设备和医用耗材管理研讨会资料汇编，2006，12:18-20.

［6］杨友秀.档案工作基本理论与方法.北京:档案出版社，2004:203.