浅谈艺术档案管理

■方芳

艺术传承是文化传承的重要组成部分，艺术档案则是珍贵的艺术历史资料，也是文化传承过程中的重要佐证。但长期以来没有被引起足够的重视，尤其是在市场经济迅速发展的今天，很多珍贵的艺术档案甚至被人遗忘在艺术研究所、档案馆、文化馆的角落里，长期不为人知，也就更谈不上有效保护、合理利用，其职能和作用显然远远没有被开发出来。因此，如何加强艺术档案的管理，使之发挥出积极的作用，促进文化艺术事业的繁荣发展，已成为一个甚为重要的现实课题。在市场经济条件下，只有将艺术档案融入人们社会生活中去，服务于社会发展，艺术档案才会爆发出新的生命力。

一.艺术档案管理的重要性

1、艺术档案是历史财富和知识宝库。艺术档案是指反映各类艺术单位和艺术工作者的艺术实践活动和艺术成就的历史记录。按照中华人民共和国文化部和国家档案局发布的《艺术档案工作暂行办法》，将艺术档案细分为16个类别，如艺术生产档案、群众艺术档案、艺术教学档案、艺术研究档案、专业表演艺术汇演档案以及个人艺术档案等均属于艺术档案的范畴。艺术档案具有独特的性质和形成特点，一般讲艺术档案具有三个特点：①形象性。艺术档案反映社会生活，反映艺术工作者的精神劳动及其艺术创造成果，通过艺术作品本身的艺术形象这一特殊手段体现出来。②整体性。一项艺术业务活动所形成的艺术档案是一个完整统一的整体。她能反映出综合艺术各要素的不可分割性，反映出各类艺术业务人员共同进行艺术思维活动的全过程，反映出艺术业务活动所取得成果及其在当时造成的社会影响，也能反映出各种艺术形式之间内在的历史联系。③多样性。艺术档案用多种不同的记录手段，在不同的载体上，以不同的方式共同反映一项艺术活动的全过程及其取得的艺术成果，加之各类艺术手法表现的形式、内容千差万别，这就必然成就艺术档案材料、类型的丰富多样。

因此说，艺术档案是按照艺术形式生动形象地反映各个历史时期，社会、政治、经济、科学文化、人民生活情况的历史记录，是国家继续进行艺术活动的重要依据和条件，它除具有一般档案的规律和共性外，还具有独特的个性。比如讲艺术档案带有浓厚的艺术家个人色彩，由于艺术家各自生活的阅历不同，思想性格千差万别，审美情趣存在差异，艺术才能参差不齐，文化修养各有千秋，因而导致了他们的作品也会有所不同，形成各具特色的艺术风格。而且同一个艺术家在不同的时期内，其艺术思想、倾向、风格、创造方法也不尽相同。根据个人风格和各自创作方法的不同，艺术家还被分为各种流派。通过对艺术风格流派、性格特点、形成发展规律的研究，我们可以总结艺术创作和表演的历史经验，繁荣文化艺术事业。

2、艺术档案管理是文化艺术传承的重要环节。艺术档案是文化艺术事业可持续发展的基础，艺术档案管理是进行文化艺术传承中的一项重要工作和具体手段。建立艺术档案、管理好珍贵的艺术档案，是文化系统艺术业务和档案业务的新发展，也是文化系统业务建设中的一项重要内容。只有拥有全面、完整的艺术档案，才能充分发挥艺术档案对文化艺术研究、文化艺术教学、文化艺术交流的积极作用。历史经验告诉我们，通过各种相应的物质载体、技术手段记录下来的丰富的艺术档案已经成为各类艺术表现形式的历史凭证，也已成为古今中外文化艺术交流、借鉴、提高、发展的重要艺术理论基础，更是我们现代艺术工作者进行艺术活动、艺术创作、艺术研究和艺术创新的源泉。因此，高度重视艺术档案的管理工作具体非常重要的现实意义。

3、艺术档案管理是文化艺术事业创新发展的重要条件。艺术档案管理的最终目的就是为文化艺术的创新发展服务，文化艺术事业创新发展要有其精彩的内容做支撑，文化艺术工作的主要内容是文化艺术生产，只有拥有适应市场、顺应时代、与时俱进的艺术作品，我们的艺术团队才能立于不败之地，才能形成自己的个性、品牌和形象。艺术创作、艺术生产的生命力在于艺术作品的推陈出新、发扬光大，而丰富完整的艺术档案和及时有序的艺术档案管理就能让艺术档案发挥超出其形成单位及其专业内涵的重大作用，为文化艺术教学、文化艺术交流、文化艺术活动、文化艺术传承和文化艺术创新服务，从而发展和繁荣文化艺术事业。

二.艺术档案管理的基本方法

根据艺术档案管理的基本要求和发展趋势，艺术档案归档管理的基本方法如下。

1、艺术档案室是国家积累和保存艺术档案的基层组织，艺术档案管理人员要保证本单位每一项艺术活动成套艺术文件材料的收集完整；2、艺术档案的组卷要体现出艺术档案的整体性和成套性，以每项艺术活动的成套艺术文件材料作为一个不可分割的整体，案卷名称即艺术活动项目名称必须规范统一；3、每一项艺术活动中不同载体所形成的艺术档案材料要分别保管，并且以同一个案卷名称和案卷号把它们联系在一起，以便艺术档案的保管和利用；4、编案卷号一般按艺术活动项目的时间先后顺序编号，一项活动为一号，以次类推，防止串号；5、每项艺术活动的整套档案材料视其数量多少，再分若干保管单位 （盒、册），在案卷号之后编保管单位顺序号；6、全部案卷分别不同载体材料按照案卷号顺序排列；7、以保管单位为单位编写卷内目录，并复制一份汇总分年编案卷目录；8、每年进行案卷统计一次，统计本年案卷数、各类保管单位（盒、册）数和各类文件材料件数，以及本年的各类累计总数。

艺术档案的归档管理是一项长期性工作，需要我们每位档案工作者持之以恒、勤劳细致、认真负责的精神。

三.艺术档案管理的主要对策

1、要切实提高对艺术档案管理工作的认识。艺术档案管理工作的最终目的是为文化艺术发展服务，各文化艺术单位应高度重视，把艺术档案管理工作纳入文化艺术单位的全面工作之中，纳入单位领导的职责范围，纳入单位目标管理考核的范围，切实加强对文化艺术档案管理工作的领导，进一步完善文化艺术档案管理的工作机制，从人、财、物等方面为艺术档案管理工作的顺利开展创造条件，全面推进文化艺术档案事业的健康发展。新形势下，艺术档案管理工作必须积极适应市场需求，综合保护开发利用，使艺术档案管理工作得到领导的重视和社会的认可。近年来，我国在非物质文化遗产保护工作中取得了很大的成果，保护和抢救了一大批宝贵的文化历史遗产，我们应该在抢救过去历史文化遗产的同时，更加注重当前艺术档案的成果收集、整理和补充完善，为将来留下更多、更优秀的文化艺术资料。

2、要切实提高艺术档案管理人员的综合素质。各文化艺术单位要注重对艺术档案管理人员的培训，加强队伍建设，提高艺术档案管理人员的自身素质，从而促进艺术档案管理工作。艺术档案管理工作纷繁、杂碎，管理中首先要进行归类，这就要求管理人员在掌握专业技能的同时，要具备一定的文化素质和艺术鉴赏能力，在进行初步归类时就能做好去粗取精、去伪存真工作。艺术档案管理工作随机、细致，这就要求管理人员要有端正工作态度和良好的道德修养，要能随机采集，细致认真。在新形势下还要有创新意识、时代意识，注意艺术档案管理工作的创新发展。

3、要切实加强艺术档案的标准化和信息化建设。采用标准化和最新信息化管理的手段和管理方法是艺术档案管理的必然趋势，艺术档案信息资源建设的目的在于实现社会共享，最终实现馆藏档案的数字化，注重馆藏资源的特色，对相关档案按标准进行加工、处理，实现数字化管理。艺术档案管理人员的服务方式也要逐步从原件、复制品及文献汇编等传统服务，走向艺术档案的信息管理和网络管理，使艺术档案管理工作焕发出新的无限生机。

4、要切实转变服务方式开创艺术档案管理工作的新局面。艺术档案管理工作要正确面对社会变革与技术进步的机遇和挑战，顺应时代发展的潮流，发挥艺术档案特有的长久生命力，艺术档案的管理工作就必须要面向社会，走进大众。我们可以顺应现代人追“星”的心理需求，积极挖掘现有艺术档案的历史价值，举办诸如历史上各类明星、各大流派、各大画派……的生平事迹介绍、艺术档案资料展览、艺术流派讲座等，把封闭在库房的珍贵艺术档案变教育学生、引导时尚的活教材，把各类艺术档案馆办成社会的课堂和科研教育基地。要充分利用和发挥艺术档案的独特优势，吸引社会力量共同开发艺术档案资源，采取多种形式开创艺术档案管理工作的新局面。

总之，艺术档案管理工作是文化艺术管理工作的基本内容之一，是记录文化艺术事业发展历史，保存艺术成品，造福后世的重要手段。在新的历史形势下，我们要充分认识艺术档案管理的重要意义，引进先进的管理理念和手段，面向社会、面向大众，实现艺术档案管理工作的良性发展。