当前酒店业采购管理存在的问题及对策浅议①—— 基于浙江CW酒店的实地调研

浙江经济职业技术学院 张颖

当前酒店业采购管理存在的问题及对策浅议①
—— 基于浙江CW酒店的实地调研

浙江经济职业技术学院 张颖

浙江省作为国内经济发达省份，酒店行业的发展蒸蒸日上，一直在国内名列前茅，但也存在诸多问题和不足，在采购成本管理方面尤为突出。本文以CW酒店为典型，通过对这一只麻雀的解剖，分析了当前酒店业采购管理中存在的问题，并对这些问题的解决作了初步探索。

酒店 采购 供应链 仓库管理软件

浙江省作为国内经济发达省份，酒店行业的发展一直在国内名列前茅，近年来增长尤为迅速，尤其是星级酒店的发展速度很快，明显高于低星级酒店。本文通过对浙江某三星级酒店(以下简称CW酒店)为典型的财务成本管理改进的调研，对酒店成本控制的现状有了比较深入的了解，发现了采购工作中的一系列问题，并且发现这些问题并不是这一家酒店所独有的，具有广泛性。因此，试图以该酒店为典型，通过对这一只麻雀的解剖来发现当前酒店业采购管理中存在的问题，并对这些问题的解决略陈短见。

1 采购在酒店经营中居于至关重要的地位

采购是酒店物流的中心环节，酒店各部门所需的几乎所有物品都需经过采购部购买进入酒店内，然后分散到各部门。采购工作虽不直接面对顾客，但却直接决定着酒店所提供各种服务成本的高低，是酒店降低成本、提高利润、增强市场竞争力的最关键环节。

2 当前酒店采购管理存在的问题

当前酒店业尽管采取了一些列加强和改善采购管理的措施，但仍存在一系列问题。

2.1 采购的内部管理机制不够完善

酒店管理者对酒店采购工作的重视仍停留在传统的成本意识上，对相应的管理机制并没有给予足够的重视。

2.1.1 采购部门设置有欠缺，对采购员的监督失效

CW酒店没有单独设置采购部，采购任务隶属于财务部，由财务部经理安排人员负责。整个酒店负责采购的任务由采购主管自己担任，虽然在审核上也是按照各级领导审批的流程，但是上层领导根本无暇详细审查各种采购申请，即便审查也仅能核对表面，往往只是顺手签字而已，无法真正起到审核的作用，使得对采购员的监督作用失效。从询价的过程及结果到最终供应商的选择，这些复杂的过程，在实际工作中往往由采购员一人决定，其权力虽说受财务经理的约束，但操作过程并不透明，且没有外部的监督。

2.1.2 缺乏采购计划

采购计划是采购整个过程的起点，地位至重，但目前CW酒店的采购工作却缺乏计划性。如对于酒店仓储物资，是依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，并据此决定采购与否及采购数量。这种粗陋的管理方法不仅导致仓库存货过多，而且使得部分商品存放时间超过保质期而无法使用，甚至导致部分库存不足，影响使用部门的正常使用和服务质量，并使不少新增、更换物资绕开采购计划改为零星物资采购或紧急采购，使管理失真失效。

2.2 采购的具体操作存在弊端

2.2.1 采购订单不规范，降低了采购效率

CW酒店目前采购环节的控制要求基本都是针对酒店内部员工的，对与外部的各种交往活动未予应有的重视。酒店的订单操作很多都不够规范，除更新、改造工程物资必须签订合同外，大多采用电话等方式，由采购员直接向供应商下订单。这种操作方式虽然高效、灵活，但却存在相当大的守约风险。收货部门对所送货物的质量也不易把握，易与供应商发生争执。

2.2.2 采购信息沟通不畅，仓储采购管理软件亟待开发

目前，采购流程中传递信息的主要工具是纸质的请购单，一样的物品，若经办人员不同，在填请购单时往往对其描述也会不同，这就给采购人员确定采购标的带来了难度，常致采购进程迟缓或所购进物品不合要求。这种情况使采购人员不得不与其他人员反复地进行信息沟通，不免会产生厌烦情绪，部门之间彼此抱怨，影响了部门间的合作，并进一步阻碍了信息的传递。当前酒店所采用的仓储采购管理软件不是标准的ERP系统，不是基于网络的信息系统，只是充当了传统的手工会计中入库单和出库单的功能，只是机械地统计数量，完全达不到从供应链范围去优化酒店资源、改善酒店采购流程的作用。

2.2.3 采购简单，未建立良好的供应链

长期以来，CW酒店管理者一直忽视库存管理，觉得这一场所对创造利润贡献很少。因此，大部分物资的采购都遵循了酒店——厂商供货模式，造成供应链的结构简单，运作也比较容易，但是物品的存储成本却比较高，也同时造成了CW酒店采购员人数单一、长期固定不变。然而随着竞争的加剧，酒店不得不努力降低内部管理成本，酒店库存管理地位日益凸显。当前，社会物流业的发展和供应链运作技术已经相当成熟，这使需要庞大物资做支撑的酒店行业急需改革内部管理，优化供应链结构，将此作为降耗提效的重要手段。

3 酒店采购环节的改进措施

3.1 完善部门设置，改进监管控制环境

3.1.1 选用合适的采购人员，使其具有专业水平

酒店应重新调整采购部门，单独设置一个采购部，增设两名采购员。采购主管和采购员的职责要分工明确。酒店在选任采购人员时，应避免所任用的采购人员与酒店高层领导间存在亲属、朋友等关系。坚持严格的用人原则，选拔坚持原则、责任心强、为人正直、不为金钱所动的员工来从事采购工作。另外，酒店选任采购员时，还应考虑其专业水平，尽量选用能够鉴别商品优劣，懂得商品相关知识，对采购市场和餐饮市场有较深的经验，熟悉食品原料标准和质量的人员。

3.1.2 改进监管方式，设置采购监督管理小组

酒店在监管方面应该从以下两方面去考虑：(1)遏制采购部人员贪图赚取回扣，与供应商合谋高报价、低采购等不良行为，提高采购部门内部及其与其他部门间的协作水平。(2)由总经理、财务总监以及房务总监、工程总监、采购主管等组成一个采购监管管理小组，在该小组下设日常工作岗位——采购审查人员，参与酒店采购，并独立向监管小组负责。

3.2 制定采购计划

酒店应制定采购计划，科学安排采购任务，借以避免过去由采购管理员凭经验判断库存的数量而产生的弊端，提高酒店的库存管理水平，降低库存成本。可以由前面所提到的采购监督管理小组的成员，共同负责审议每年的采购预算、年度采购计划、重大招标项目、供应商评审、采购部工作考核等事项。采购计划作为采购的第一步，其制作水平的高低直接关系着整个采购活动的成败。采购计划包括年度采购计划、月度采购计划、每日采购计划即临时采购申请四种。

3.3 开发库存管理软件，准确有效地进行库存管理

在信息化时代，酒店应该配合供应链建立一个仓库管理系统软件，以此从供应链范围去优化酒店资源，改善酒店业务流程，提高酒店市场竞争力。该系统应该配备以下内容：商品供应商管理、商品管理、盘点管理、仓库区域划分管理、需求管理、采购管理等。系统的界面和内容的关系可以设计成酒店仓储采购管理结构图(图1)，酒店可按照这个逻辑关系图进行软件设计，借以提高酒店仓库管理的效率和专业化，节省酒店管理成本。

3.4 合理选择供应商，建立与供应商互惠的网络供应链

3.4.1 做好供应商的选择和管理

首先，酒店应该建立共享的供应商信息管理平台，加强供应商信息管理，并将其融入到酒店仓储采购管理系统(图1)中。其次，酒店应该确定供应商供货比例，避免独家供货。选择供应商，建议采用“1＋2＋N”原则。所谓“1＋2＋N”，指对一类商品，宜选一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。同一类商品宜有一个主供应商，大约70%的物资从他手中购买，以此使酒店凭借数量优势而获得价格优势。2个辅助供应商提供20%左右的物资，这2个供应商既作了主供应商的备份，也使酒店能够随时对主供应商的价格、质量进行监督，一旦主供应商出现问题可由其他供应商立即顶替，不至于对酒店造成损害，同时也可遏制主供应商在价格上瞒天过海。最后，酒店还可以将各个使用部门对供应商所供货物及服务给予综合评价，并可考虑制定严格的供应商会商制度，在供应商的候选、选择和使用阶段进行考核。

3.4.2 积极利用网络资源节约酒店库存管理成本，提高采购效率

要设法建立与供应商的互惠互利关系，从而达到酒店库存管理的动态优化，使酒店的采购和库存能够较好地与供应商管理结合在一起，不仅节约采购成本，而且使采购环节透明化，减少采购人员舞弊行为的产生。为便于看清楚供应商与酒店管理系统以及供应商与物流中心的关系，本文设计了一个简单的关系图加以展示，见图2所示。

[1] 蒋春艳,张锦.酒店采购中存在的问题及建议[J].商场现代化,2008,(22):127.

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F272.3

A

1005-5800(2010)11(c)-058-02

2009年度浙江省教育厅人文社会科学规划项目《浙江省星级酒店财务成本管理模式的建立和应用》(Y200908431)的阶段性成果。