学校行政语言艺术浅谈

吴莉莉

[摘要] 学校行政语言艺术是紧紧围绕学校范围的特殊群体而发展起来的一类新的语言表达方法。在表达的原则、种类、要求等方面对行政语言表达进行浅析。本文意在帮助初涉学校这一特殊职场者提供一个参考,把握人脉关系,在工作中更能得心应手。

[关键词] 行政语言原则准确声情并茂

行政语言是指行政人员在特定的范围、场合使用的工作用语,包括书面用语和口头用语。本文专门就行政语言的口语部分进行浅析,以下涉及行政语言均特指行政口语。

一、学校行政语言的原则

学校的行政语言有其特定的场合,即在学校范围。与居家、休闲、交友等场合使用的语言有所不同,学校行政语言应当遵循的原则,概括起来有以下几点:

(一)针对性原则

学校行政语言针对的对象一般是身份特定的几类:校外领导干部、学生及学生家长、本校同事,还有少部分的有业务往来的人员。这些人由于个性、身份、经历千差万别,所以在语言使用方面也就要看什么人说什么话,到什么山上唱什么歌。

学校行政人员是学校活动的直接组织者、践行者,其根本职责在于有效贯彻落实党的路线、方针、政策和上级教育部门的决策、指令,组织正常的教学活动。这就免不了要与各类人物打交道,与他们交谈。行政人员在语言表达上必须看准对象,针对不同类型的谈话对象,采取不同的表达方式,因人施言,力求明晰、透彻、有新意。

(二)准确性原则

行政人员在日常工作中,经常要向学生或学生家长说明党的路线、方针、政策,办事程序等,这就要求语言表达必须准确无误,偏离这个前提,就容易偏离党的路线、方针、政策,偏离办事的根本,其后果难以预料。

准确性原则包括语言表达内容的准确性和语言表达形式的准确性两个方面。

内容准确主要是指思想内容要准确,即阐明观点要鲜明,叙事要清晰确切,不可模棱两可,含糊不清。对政策及规定性内容的诠释,不能随意加进个人的主观臆断。

形式准确是指语言表达措词要贴切精准,要根据服务对象的接受能力和内容要求,选择合适的词语。使用的词语要规范、严谨、准确,语调、语气、语速都要注意恰当无误,要用严谨、精确的语言准确地表达观点、意见,避免对方产生理解上的错误。

(三)通俗性原则

在日常工作中,口语表达应力求浅显易懂。学校行政接触的对象文化层次复杂,无论在公开场合还是个别谈话,都要让人易于把握要点又有贴近感。因此,语言表达必须从简入手,逐步深入,力争寓情于理、引人共鸣。有些确实难以言表的话或事,可以用言外之意、弦外之音的办法,巧妙地加以解释引出新意。要注意把语言的生动性、大众化、口语化放在重要位置,尽量地避免使用文学性过强的或偏激的、主观的、粗陋的语言,把握好语言的得体度和分寸度,通俗而不滥俗。

(四)简洁灵活性原则

所谓简洁性,就是语言表达要精炼、不重复啰嗦。所谓灵活性,就是什么话可以讲,讲到什么程度,什么话绝对不可以讲,哪些话先讲,哪些话后讲,都应有一个通盘的考虑。使语言精炼,不重复啰嗦的方法有几个:一确定中心,中心明确就不容易偏离话题;二安排要点,谈话的时候按照要点一二三安排秩序,避免颠三倒四;三浓缩语言,一句话能讲清楚的,绝不用两句话。

语言的灵活性要求说话人熟练掌握谈话的技巧,以及谈话对象的身份地位和理解程度。

二、语言的种类

行政语言大致的可以分为两类:一类是电话用语,一类是面谈用语。电话用语和面谈用语在行政工作中都有相通之处,即都要求表达清晰准确,也就是要把事项说清楚,让对方明白,从而达到沟通交流的目的和效果。但电话语言与面谈语言还是有区别的。

随着人类社会的发展和科技的进步,电话成为现代人最主要的通信工具。它比其他的通信方式更为便捷高效。往往一个电话,就能把要办的事办好。但是,打电话也是一门艺术,电话语言掌握不好,直接影响到所办事情的效果。下面介绍几点电话语言的交际技巧:

(一)起始语要恰当礼貌。有的人拿起电话“喂”一声,就等着对方回应,这是很没礼貌的。当我们拿起电话,不管是接听还是拨打,首先就应该问候“你好!”,如果是拨打出去,那么应该马上介绍自己,态度要谦恭有礼;如果是接听,也应该主动报出自己的单位或部门名称。

(二)事项表述要有条不紊。在打电话之前,将要传达的信息按轻重缓急顺序记录下来。打电话的时候就能够有条理地表述清楚了。

(三)重要事项要重复强调。电话中,涉及时间、地点、数量、金额、名称等内容时,要重复一遍,以确定对方是否清楚。

(四)语气平和、态度端庄。由于电话语言只能通过声音传递信息,所以语气、语调的影响力很重要。语调过高或过低、语速过快或过慢、语气不友善都会给电话对方留下不良的印象,所以打电话时,语气尽量做到自然亲切。

(五)时间选择要恰当。电话不是随时随地都能打的,要估计对方方便的时间才更有效果。一般不要在对方处理紧急事务、休息时间打电话。

(六)多使用礼貌用语,如“请、谢谢、对不起、打扰了”等。中国有句俗语“礼多人不怪”,客气一些总不会有错。

面谈语言也就是面对面地交流,相比电话交流要生动得多,但对于说话者要求也相应地提高。说话人不紧紧在言谈方面要注意,还要善于运用各种肢体语言表达。如谈话时目光尽量落到对方的脖子以上部位,不要眼神闪烁不定或不看对方,也不能只盯住某一个部位,另人产生不受重视或不安感。肢体语言涉及到礼仪知识,笔者在本文中不加赘述。

三、提高语言能力的几点要求

学校行政语言不是硬邦邦地简单地说话,而是要很好地表达说话人的意图。所以,语言表达就是一项艺术。表达能力强的人更易于达到预期的效果,其标志就是声情并茂。在说清事理的基础上做到声情并茂,可以使行政语言更具有感染力和说服力。

要做到“声情并茂”中的“声”,有“三要”:

第一,气要通,即气息通畅。气、声、字,这三者中,气是前提。气者,声之帅也。气息不通畅,声音就容易嘶哑,吐字也不清楚。

第二,声要悦,即声音悦耳动听。因为人的声带条件不一样,不可能个个声如洪钟,但是通过训练,可以让你做到气息通畅,让声音锦上添花,听起来更悦耳、舒服、优美。有的人说话过于用力,脖子上青筋暴起,声音嘶哑,这些都属于用气发声方法不正确,气息不通畅造成的。也有的人说话吞吞吐吐,欲说还休。这两种的人讲话,听起来不悦耳,从而必然影响讲话的效果。

第三,字要清。讲话时,不要求字正腔圆,但要做到吐字清晰。不少行政人员受地方方言的影响,说话吐字不清晰。如赣方言地区中有个地方an和ang两个音不分,前鼻音和后鼻音不分,上船说成了上床,人名说成人民。听话者必须要根据具体的语境判断才不至于产生误解。

"声情并茂"中的"情"。情,就是讲话的吸引力,通过语言抓住听话人的心;情,就是讲话的感染力,能让人哭让人笑,让人紧张兴奋,使人完全融入到谈话当中。

讲话声情并茂需要多锻炼,在使用标准普通话的同时,灵活地插入地方方言,增强语言的趣味性。

口才突出的人,大都文化修养较高,或对生活有比较深刻的认识,有比较丰富的感情世界和易于激发的感情冲动。这样,说出话来就爱憎分明、是非分明,具有强烈的感情色彩,从而产生强烈的感染力。所以提高行政语言艺术的根本途径,关键在加强文化素养。作为行政人员,必须自觉地不断地学习,努力提高自身的素质,更有效地干好本职工作。

参考文献:

[1]江景平,刘六英.《语文——说话与交际实训课程》江西高校出版社1999年版。

[2]黎运汉,《公关语言学》暨南大学出版社,1996年版。