告别信息孤岛，实现协同管理（二）——公路施工企业实现合同与资金协同管理信息化探索

◎ 重庆交通建设（集团）有限责任公司 周关怀 杨 静 陈海生

（接上文）

企业协同管理系统具有以下技术特点：

（1）采用三层式B/S体系结构，将应用功能分成表示层、功能层和数据层三部分，对这三层进行明确分割，并在逻辑上使其独立，原来的数据层作为DBMS独立出来。三层B/S体系结构的一个重要的优点就是可以进行严密的安全管理。越是关键的应用，用户的识别和存取权限设定愈重要。在三层B/S结构中，识别用户的机构是按层来构筑的，对应用和数据的存取权限也可以按层进行设定。采用三层式B/S体系结构一个重要的安全优势在于表示层与功能层之间不需要安装数据库厂商的网络通信协议，只需在功能层与数据层安装数据库厂商的网络通信协议，这就杜绝了前端通过数据库厂商的网络通信协议直接攻击数据库的可能。

（2）该系统基于Microsoft .NET平台搭建，提供了一个企业级的计算模型和运行环境用于开发和部署多层体系结构的应用。它通过提供企业计算环境所必需的各种服务，使得部署在.NET平台上的多层应用可以实现高可用性、安全性、可扩展性和可靠性。 .NET的优越性在于：做为主流操作系统的Windows系统的广泛应用，使得基于 .NET标准开发的应用可以方便的与Windows系统产品相结合；系统选用.NET的C#语言，是一种非常安全、严格，这使开发者可以编写出非常可靠的代码； C#.NET提供了企业计算中所有服务，且更加易用。

（3）该系统采用SOA架构（service-oriented architecture，也叫面向服务的体系结构或面向服务架构），组件内部高内聚，组件之间低藕和，提高了系统的可维护性、扩展性和可移植性。这是一种为了解决在Internet环境下业务集成的需要，通过连接能完成特定任务的独立功能实体实现的一种软件系统架构。SOA是一个组件模型，它将应用程序的不同功能单元（称为服务）通过这些服务之间定义良好的接口和契约联系起来。接口是采用中立的方式进行定义的，它应该独立于实现服务的硬件平台、操作系统和编程语言。这使得构建在各种这样的系统中的服务可以以一种统一和通用的方式进行交互。

（4）该系统集成了短信引擎，辅助无线掌上设备完成系统信息的通知功能。利用手机短信技术(高速群发，>500条/分钟)提醒用户有发文、通知、待处理业务、突发事件等需要查看和处理，负责建立与多路IP-GSM短信网关、CMPP短信网关和SGIP短信网关的连接，并维护短信队列和短信收发。

（5）该系统工作流管理采用Silverlight技术，基于Web RIA应用技术，着重用户体验，在无刷新页面之下提供快捷的界面响应时间；提供通用的用户界面特性如拖放式（drag and drop）以及在线和离线操作能力。

（6）该系统客户端页面基于jQuery框架开发，通过AJAX技术方便、快速、简洁的处理客户端请求，并采用大量jQuery客户端插件，完善用户对系统的操作体验，服务器与客户端的数据交互采用轻量级的数据交换格式JSON (JavaScript Object Notation)，扩展性良好。

重庆交建信息中心在完成软件测试后，迅速召集各职能部门、各分子公司负责人、各项目部管理人员组织培训，付诸实施。

这里以重庆交建某项目部与重庆某劳务公司签订一项劳务协作合同为例，演示系统的管理思想和业务流程：

1、项目部合同管理员填写合作单位基本信息登记表，并将其相关的证照信息一起报至集团工程管理部审查，审查通过后相关资料转至信息中心系统管理员，由系统管理员录入供方数据库，该单位初始等级为“普通”。

2、项目部合同管理员在系统中申报劳务协作合同，合同甲方为项目部，合同乙方在供方数据库里选择该劳务公司；在合同清单中上传固定格式的EXCEL表并导入，系统会根据合同清单的汇总金额自动判断审批流程；在合同附件里上传合同谈判记录和其他辅助决策资料。

图1 系统上线后组织培训现场

图2 系统的业务流程

该项目合同总额超过100万元，要按如图3的流程审批。

该系统采用了先进的工作流平台，在实施过程中系统管理员可以自由进行流程设计。为了提高审批效率，合同会签过程中同一行政级别的审批人可以不分先后，同时会签。

图3 合同审批流程示意图

3、合同在网上会签完成后，项目部合同管理员打印合同，双方代表在合同上签字、盖章，合同生效。

4、工程进行一段时间后，业主的计量支付款到位。项目部计量工程师对系统中的总承包合同进行结算，项目经理签字确认。集团委派会计在资金管理模块中申报资金录入单据，经集团财务部门签字确认，并同期办理银行付款手续，资金进入项目账户。

5、项目部开始对协作单位支付前的准备——合同结算，按照合同清单、已完成数量等计算出应支付金额，按照合同条款扣除相应垫付款项及各类保证金，计算出实际支付金额。在系统中上报资金支付计划，同时对协作方前一周期的工作情况作出评价。

6、各级领导在审批资金计划时可以点击合同编号，查看合同的所有内容；点击收款单位名称，查看该单位的所有信息。而且相关职能部门在审批过程中，可以根据项目部的资金状况，适时扣回项目部的借款和管理费。这些信息，为领导决策提供了有力的数据支持。

7、资金计划审批后，项目出纳按照审批情况在网上银行完成转账或开具支票，并在系统中逐条录入支付时间、支付金额、收款账户等相关信息，经委派会计核实后该数据自动与合同、供方数据相关联，形成合同支付记录和供方付款记录。

8、合同履约完毕后，集团工程管理部根据供方的履约和评价状况进行供方等级调整，评价好的供方上调一个级别，在以后的合作中减少履约保证金收取比例；评价不好的供方下调一个级别或直接划入黑名单，划入黑名单的单位不得在集团范围内签订新合同。

通过一系列管理流程的实施，集团和二级公司完全实现了对项目合同、资金零距离的监控，可以随时随地了解某合同的执行和支付状况，也可以了解某协作单位在集团内的签约和履约状况， 从而大大的降低了合同风险。

ECS系统实施3个月后，系统便整理和收集了200多家供方单位的完整资料，完成合同审批200余份，取得了一定的效果。在审批过程中，通过对同一时期不同项目类似合同、类似清单的仔细分析，管理人员发现，同样的材料、设备采购价格在不同项目中价格相差较大，考虑地域、施工条件、运输距离等一系列客观因素，部分项目的价格仍偏高。为了提高项目利润，控制采购成本，工程部在参考其他项目类似清单的基础上，充分考虑各类外在因素，确定指导价格，责成项目部按照指导价格重新与供货商进行谈判。因为加强了供方管理，集团管理人员能迅速在信息系统中查询到所有项目的供方信息，可以迅速找到更合适的供方，使得项目部在合同谈判中也有了资源依托，合同谈判往往以项目部胜出而告终。重庆某高速公路路面项目部的一项重油采购合同便因此节约采购成本70万元。通过实施合同网上审批之后，各在建项目的所有合同在系统中一览无余，打破了传统审批模式下的信息孤岛，大大方便了集团的整体管控和决策。

2008年5月，集团承接了自成立以来最大的工程项目——重庆绕城高速公路东、北段路面工程，采用BT模式建设，合同金额10亿元。作为路面项目，材料和机械成本占到了整个项目成本的80%左右，如何控制好这两项成本成为该项目成功的关键。在尝到了信息化带来的“零距离”项目管理的好处后，集团决定在该项目试点大宗材料和机械招标制度。首先对信息系统中采集到的供方进行了梳理，然后对社会上的一些大型供应商发出了邀请函。通过一系列的招标，大大的降低了该项目的采购成本，发展了一批有实力、有信誉、履约能力强的供应商。该工程历时一年，项目部共通过信息系统申报和审批对外合同482份（另有2份BT总承包合同），涉及金额9.2亿元，未发生一起合同纠纷，为企业创造了良好的经济效益和社会效益。

目前该系统已实施两年多，通过该系统的实施，重庆交建有效地解决了上述问题：

1、以合同网上会签为切入点，实现了对项目合同零距离监控，实现了以多种方式对项目合同进行查询、追踪，做到合同的全面管理，实现了集团对项目合同履约风险的把控。通过对供方的深入管理，建立了供方名册、供方历史项目评价、供方等级评定、合作经历、付款记录等，和合格供方建立长期合作关系，组建了集团的战略伙伴关系网络。

2、对于资金来源、资金划拨，资金支付统一实施网络审批会签流程——

项目部有资金进账，在系统中申报，经委派会计审核后进入指定账户；

使用前在系统中向集团上报资金使用计划，使用计划以合同为基础，与合同相关联，根据结算情况进行，计划审批完成后项目部才能对外支付；

对外支付完成后逐笔录入相关支付记录（支付时间、付款银行、收款账户、）进行审批，并与合同关联，形成合同支付记录。

通过将合同管理与资金管理相结合，打破合同和资金之间的数据孤岛，以资金控制强化合同管理，藉此强化执行力。

3、通过资金纽带，增强了集团公司对项目部的财务控制，规范了资金使用。

首先可获得知情权，即通过对资金流入、流出的总控制，了解项目部资金存量和流量（如下图,部分信息作隐藏处理），随时掌握其生产经营情况，有效防范经营风险；其次是通过对项目的收支行为、尤其是支付行为的有效监督，实现对下属公司经营活动的动态控制，保证资金使用的安全性。继而从集团的高度融通资金，发挥集团的资源配置优势，实现资金使用效益最大化，增强集团公司的融资和偿债能力。

五、实施效果

（一）管理效益分析

1、实现业务流程的优化和重组，提高了企业的管理水平

通过建立与IT管理手段相适应的流程和管理制度，依托信息平台实现了对合同的全面监管和资金的集中管控，通过纵深管理使项目信息从透明到可控，实现了项目管理从经验管理过渡到流程管理的跨越，以保证业务流程强有力的实施。通过新建流程和优化流程，使企业的基础管理得到规范和提升。

基于“信息一次录入，全程共享”的程序设计思想，重庆交建企业协同管理平台通过采集供方、合同、资金等信息，建立了紧密的数据关联，基于不同角色形成不同的报表，使各个层次的管理者都能在其中找到自己关心的信息，从而节约管理上的人力和物力开支，提高管理效率。

（二）经济效益分析

重庆交建通过管理制度的完善和信息化系统的实施，有效地控制了项目成本，降低了经营风险，迅速摆脱了亏损的局面。在重庆绕城东北段路面项目施工过程中，先后基于供方管理和合同评审组织了21个项目的招标工作和18个项目的议标工作，公开招标项目总金额共计8909万元（限价），中标金额7224万元，节约1685万元，节约比例18.91%。参照招标单价，完成了东段水稳拌和摊铺设备等21个项目的议标工作。议标金额5849万元，节约1044万元。仅此一个项目，重庆交建通过加强合同管理便节约成本3000余万元。据相关职能部门统计，重庆交建在以信息化手段加强合同和资金管控以来，项目利润率提高了20%左右，2009年便产生经济效益116万元，以目前重庆交建年营业额10亿元计算，预计2010年产生的直接经济效益将达300万元。

（三）社会效益分析

通过合同与资金协同管理的实施，重庆交建合同纠纷大幅减少：

实施该管理模式前，重庆交建2007年共计发生合同诉讼案件24件（其中16起为被告），涉及案件标的额为2547万元。实施该管理模式后，重庆交建2008年共计发生合同诉讼10件，标的额为1380万元；2009年共计发生合同诉讼9件，涉及案件标的额为927万元。2007年重庆交建营业额约为10亿元，2009年激增到50亿元，在公司业务逐年大幅增长的情况下，合同诉讼案件逐年大幅减少，企业形象明显改善。2010年被重庆市交委纳入首批诚信施工企业。

（四）生态效益分析

实施信息系统后，项目部人员不再开车到处追着领导签字，节约了大量人力物力。从2008到2010的两年半时间里，系统累计审批合同2000余份，审批资金单据3000余份，以平均每笔单据找4个领导签字，平均往返路程200公里计算，平均每100公里油耗10L计算，仅此一项，集团便可节省燃油消耗近10万L，为低碳节能环保做出了应有的一份贡献。

不跟风、不盲从，始终围绕企业的发展来确定信息化的实施进度，确保每一步走得扎实而稳健。经过三年的信息化建设，重庆交建信息化已初具规模，目前除了合同管理、资金管理，企业协同管理平台内的人力资源管理、办公管理、财务管理、知识管理等也实施得有声有色，质量管理、安全管理、风险管理、成本管理也已经进入开发阶段，相信随着企业改革的不断深入，信息化必将在未来的企业发展中发挥出更大的作用。（全文完）