高校图书馆编目业务外包之SWOT分析

●程 敏，沈 引，万国珍

（1.中国科学技术信息研究所，北京 100038；2.上海第二工业大学 图书馆，上海 201209；3.上海经济管理学校 财经系，上海 200060）

1 图书馆编目业务外包产生的背景

上世纪50年代末，美国已出现商业性编目及图书加工服务外包服务商，他们通过契约签订等方式取得处理图书馆技术服务业务的授权。[1]上世纪80年代，欧美、日本等国图书馆已开始逐渐采用编目外包策略。[2]1998年美国国会图书馆副馆长Deanna B.Marcum在美国图书馆协会冬季会议上提出了对编目业务前景的展望。[3]在中国，随着计算机互联网技术的迅猛发展，CALIS、JALIS、国图、上图等书目数据公共服务体系的相继建立；高校图书馆为了达到评估对馆藏量的要求而加大图书采访量，从而导致高校编目工作压力巨大，在此背景下，从90年代开始我国图书馆编目业务外包应运而生。

2 SWOT方法简介

SWOT分析，是把企业内外环境所形成的机会、威胁、优势、劣势结合起来进行分析，以寻找制定适合于本企业实际情况的经营战略和策略的方法。SWOT分析提供了4种战略，即SO战略、WO战略、ST战略、WT战略。SO是一种理想的竞争态势；WO是利用外部机会来弥补内部劣势；ST是利用被研究对象的优势回避或减轻外部威胁或风险；WT是一种应付研究对象危机的战略。

3 编目外包战略分析

SWOT分析提供了4种战略。分别是优势机会（SO）、优势威胁（ST）、劣势机会（WO）、劣势威胁（WT）。见表。

表 编目外包内外部条件综合分析

3.1 优势分析

3.1.1 图书加工成本下降

高校图书馆作为非赢利性事业单位的一个部门，主要实行馆员收入和职称挂钩的方式，干多干少一个样的模式导致图书馆馆员长期以来工作积极性和效率较低；另一方面由于图书馆编制问题，引进新人相对比较困难。图书馆编目业务的外包解决了图书馆所面临的加工成本过高、图书积压的实际困难。由于图书馆外包加工的从业人员多采用计数取酬方式，且从业人员年龄结构较轻，故在图书加工效率上大大提高，图书加工成本相应下降。

3.1.2 有利于加强图书馆核心业务力量

外包不是简单地降低成本、提高效率，其根源是要探索、扩展图书馆的核心竞争力。现阶段图书馆的核心业务主要体现在图书情报学研究、图书馆知识管理、深层次读者服务、网络资源编目研究、数字图书馆等方面。因而，图书馆可以采用外包方式将一些事务性业务交由相关机构完成，腾出人力、财力加强图书馆核心业务的建设。当然各高校图书馆的规模不尽相同，应而在具体界定核心业务内容上也各有区别。如大型高校图书馆，馆藏上千万，编目业务发达成熟，有一支精通分编业务的专业团队，参与全国性的联机合作编目项目共建，则编目业务应保留为馆内核心业务之一。而对于馆藏较少，学校办学规模不大的图书馆来说，可将编目业务逐步外包，转而更多地关注读者服务业务。

3.2 优势威胁分析

3.2.1 实行奖惩制，减少外包加工人员流动性

图书馆实行编目业务外包后，原有的馆藏图书积压问题得到了很大程度的改善，图书加工成本也得以降低。但是由于委托书商为降低成本，雇用的编目加工员多是外来打工性质人员，普遍素质不高，人员流动性很大，这一特性使得很多图书馆面临图书编目质量下降问题。这其中有业务不熟悉的因素，但工作责任心不强也是很重要的一个方面。图书馆就此问题可以采取数据问责制，一旦发现图书加工数据有误，可每月将具体差错汇总，交由书商，责成对具体相关责任人员进行奖金扣罚；而对月数据无错误者可实行奖励。此举可提高加工人员的责任心，同时也相应增加了熟悉业务的外包人员收入，减少了业务人员的流动性，使他们对业务更加熟悉，从而实现了良性循环。同时也可采取外派图书馆编目人员去外包地点对加工人员进行现场指导和对数据账目做最后验收，保证图书在送达图书馆前的正确率。

3.2.2 签订外包加工合同，明确权利与义务

图书馆编目外包的目的是降低成本、提高效率，而外包书商所追求的是获得最大的利润，这就是一个矛盾。而且大部分高校图书馆的编目业务是由图书供应商来承担，双方的加工是建立在采购合同基础上的，并没有订立专门的外包加工合同，这样双方的权利义务都不明确。另外，图书馆在选择外包商时，主要是考虑对方的供货能力、折扣优惠幅度等，对外包加工质量往往只作为参考辅助条件，这样外包图书质量难以保证。为了解决这一问题，图书馆应同书商在签订购书合同以外，单独或在原合同上附加上明确权利、义务和图书外包加工合同或条款，明确图书加工质量的要求。

3.3 劣势分析

3.3.1 鼓励馆员业务学习

随着越来越多高校图书馆把编目业务外包，使得编目这一图书馆传统核心工作地位受到了很大冲击。业务外包必然导致图书馆内原从事传统核心业务人员的岗位变动，图书馆应当鼓励这些馆员适应业务变化的需要，更多地将精力转移到读者服务、知识管理等深层次诊断性工作及文献检索课程上来。

3.3.2 加强对外包业务的管理培训

目前图书馆编目外包中差错率较高。图书馆应当加强对外包加工人员的业务培训和对图书加工质量的管理。加工图书到馆后，可派一到二位精通分编的馆员对每批图书清单进行检查或抽查，降低图书上架后的差错率。同时也可派一到二位馆员定期对外包加工人员进行业务培训。还可建立一些互动平台，如MSN、BBS论坛等便于及时管理沟通。图书馆应该采取主动的态度行使监督、管理职能。定期对外包商进行评估，及时发现问题、解决问题。

3.4 劣势威胁分析

图书馆编目业务外包对人力资源配置带来了冲击。一方面它节省了人力资源，但另一方面它必然带来人力资源重新配置的问题——编目人员因业务外包而引起岗位变动。随着现代图书馆核心业务的转变，图书馆员也要努力适应时代发展的变化，紧跟信息技术前进步伐，从传统的图书馆馆员角色中解脱出来，投入到数字信息资源开发、整理，电子图书业务与功能开拓、图书情报学研究、图书馆知识管理、深层次读者服务、网络资源编目研究、数字图书馆等方面。

4 基于编目外包的图书采编业务流程的方案设计

在分析了图书采购和编目外包的种种因素以后，我们提出了基于采购和编目外包的图书采编业务流程。在确定图书采购流程之前，首先需要根据学校学科和专业建设规划、年度图书文献建设预算以及师生数变化情况，结合各部门上报的图书文献采购意向，确定每学期的图书文献采购计划。对图书供货商提供的图书文献供货清单，需先检查拟采购书目中是否有馆藏复本，以及复本数量和经费许可，对不符合馆藏政策或超出经费预算的部分，进行调整。对符合馆藏要求的则列入图书采购清单，进入采购程序。见图所示。

5 总结

图 图书采购编目外包加工流程

随着图书馆编目业务外包经营管理模式的应用，图书馆的工作效率必然会得到很大提高，同时外包也为图书馆核心业务转变和拓展提供了人力资源保障。图书馆要加强对编目业务外包的质量控制，在具体落实方法上尚需进一步探索和试行。只要解决好这一问题，编目外包工作一定会达到预期的效果。

[1]Karen A Wilson.Outsourcing Copy Cataloging and Physical Processing:AreviewofBlackwell’s Outsourcing Service for the J.Hugh Jackson Library at Standford University[J].Library Resources&Technical Service，1995，39 （4）：363.

[2]王萍.美国图书馆业务外包极端化的危害性分析[J].江苏图书馆学报，1999（5）：49－50.

[3]MarcumDB.ThefutureofCataloging[J].LibraryResources&TechnicalServices，2006，50 （1）：5－9.