如何加强天然林保护工程财务档案的管理工作

吴宝华 李高峰

财务会计档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,是各单位的重要档案之一。当前,在国家注重生态保护以及天然林保护工程发展总体方针的指导下,森工企业在各项经济活动及经营过程中积极寻求社会效益与经济效益同步增长的最佳途径,因而作为实施天保工程的森工企业在各项经济活动中真实记录的天保财务档案就显得更为重要,天保工程财务档案管理工作与其他财务档案管理工作一样,已成为实施天保工程单位的管理工作的重要组成部分。

一、明确天保财务档案管理的范围

要做好天保财务档案管理工作,就要明确天保财务档案管理的范围。天保财务档案管理的范围从狭义上讲包括:国家实施天然林保护工程以来,在实施这项工程的过程中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、财务预算、财务决算等书面形式的会计核算资料,上级部门下发的关于天保工程有关天保会计管理的文件、制度、法规等财务管理资料,随着会计电算化的发展,很多磁质的会计资料也成为天保财务档案的管理范畴;从广义上讲,还包括收费票据存根、作废单据等。具体地说:一方面,天保财务档案管理渗透在日常财务管理的每一个方面;另一方面,完备、有序的天保财务档案管理为实施天保工程单位的财务管理提供了原始、真实的资料。天保财务档案管理的第一步是按照文件规定和有关天保工程要求办理相关业务,第二步是天保财务档案管理的具体操作,即日常对天保财务档案资料的收集、整理、分类和存档保管。天保财务档案管理必须做到明确责任,严格执行规章制度。

二、天保财务档案的收集

天保财务档案收集整理必须以会计业务为主线,明确各岗位会计档案管理责任,从天保会计档案内容的准确性、及时性,到归档手续的完备性、有效性,再到保管技术的先进性,环环相扣,节节相关,随会计业务过程一同进行。总之,天保财务档案材料应具有连续性、系统性、综合性、完整性,凡具有保管价值的天保会计事项记录、核算资料,都应收集齐全,装订成册,立卷编号,不能缺少和遗漏。天然林保护工程财务管理类的财经文件、财会制度、经济合同、审计资料、竣工决算审计书等,这些资料在会计档案中缺一不可。整理立卷时,发现缺少的资料,档案管理人员应立即向有关当事人追回或采取必要的措施补救。

1.会计环节:要及时出齐当日预处理的天保会计凭证,凭证内容要正确无误,能清楚地反映在天保工程实施过程中会计业务的内容,并确保附件完整。每月月底将处理完的天保会计资料和会计报表装订成册,年底将每月凭证及账表等一并送交天保会计档案人员进行整理归档。

2.出纳环节:要以“当日业务当日清”为原则,借、贷款完毕的凭证要及时登记现金、银行存款日记账,结出当日余额,与实有现金库存核对无误,并要定期与银行对账单核对。经编制“未达账调节表”调节余额核对相符后,将借、贷款凭证按月逐日编号装订成册。出纳、会计主管或财务科负责人签章后,年终同现金、银行存款日记账一起顺序归类,存档保管。

3.档案整理环节:天保财务档案整理必须以会计业务为主线,明确各岗位会计档案管理责任,从天保会计档案内容的准确性、及时性,到归档手续的完备性、有效性,再到保管技术的先进性,环环相扣,节节相关,随会计业务过程一同进行。整理立卷时,发现缺少的资料,档案管理人员应立即向有关当事人追回或采取必要的措施补救。

4.其他天保财务档案资料的收集。天保工程的其他财务档案资料包括各种收费票据存根、作废票据等,由于天保工程的特殊性质,这类资料在天然林保护工程实施的单位中大量存在。对于这类资料,平时也要进行收集、整理,对于各种文件性的财务资料要分门别类,收到后及时编号,重要的还要进行复印,及时送交档案管理部门,以防止丢失;对于会计人员交接清单和会计档案销毁清单也必须按会计档案管理要求及时整理归档;对于各种收费票据,使用完后也要由专职人员记录好收费票据号码,整理后统一保管,这对于以后错误查证、分清责任会起到不可估量的作用。

三、强化天保工程财务档案管理措施

1.要設置专职专人。天保财务会计档案管理工作在明确会计业务各岗位档案处理要求的基础上,要指定专门会计人员全面负责天保财务档案的管理,并保持相对稳定。专职档案人员要负责天保财务档案资料的收集、装订、保管、存贮、分类编目和销毁,提供天保会计档案的借阅和提出有关天保财务档案管理的建议。因此,天保财务档案管理人员必须由具有系统财务专业知识和档案管理相关知识、经验的会计人员担任,切不可随意更换。要做好天保财务档案管理工作,还必须建立规范化的天保财务档案室,由分工负责的会计人员管理,从日常会计资料的收据、发票到凭证、账簿、报表、会计文件进行全面管理,都要做好明细分类,编写存档目录和分类卡片,登记天保财务档案收和出的详细记录,完善管理各种财务档案。

2.要技术化、正规化。在实际工作中,实施天保工程的个别单位对天保财务档案管理的重视程度还不够,有的没有专门的档案室,有的虽有配备齐全的档案室,但存放无序的现象还存在,不方便查找。要使天保档案管理正规化,首先应该形成主管领导—财务处长—专管人员为一体的正规化体制,重视天保财务档案管理,不断改进管理方法,如迅速培养专业天保财务档案管理人员。同时,在档案存载媒体上,除外来原始凭证需纸化归档外,应利用现代计算机和网络技术实现天保财务档案资料在一定区域范围内联网。比如,对于天保工程实施的财务文件,上级主管部门下发到天保实施单位或财务部门时,档案管理人员要同时进入天保财务档案管理系统进行登记。在计算机办公自动化、无纸化技术安全支持的情况下,既保证了天保财务档案资料的及时、准确、完整,又提高了档案管理的工作效益,更为及时查找、保管各期内任何资料提供了极大方便,提高了档案利用率,为天然保护工程的可持续发展提供了保证。

3.要严格保密。天保财务档案的管理要严格,天保财务档案管理人员必须严格遵守“保密守则”。天保实施单位必须建立健全天保财务档案管理制度,对天保会计档案的收集、整理、立卷、归档、调阅、销毁等环节都要始终贯彻“严”字,严格按照国家规定的会计档案管理办法实施,确保天保会计档案管理的完整性和安全性。近几年来,有些关于天保的会计信息严重失实,为了向上级主管部门多争取钱和物、虚报冒领和应付上级部门检查,搞几套账、证、表以应付不同的职能部门的情况时有发生。为了逃避检查,有的账外账不存档,时间长了容易丢失;有的虚假天保财务资料和正规财务档案放在一起,这样真伪天保会计档案混杂在一起,时间长了,制假者对虚假的天保会计档案也难以分清。因此,在整理立卷时,要严格把关,认真鉴定,对不真实的天保会计档案资料要坚决剔除,否则,不予立卷存档。要把假天保会计档案资料拒于档案室之外,确保天然林保护工程实施过程中所形成的会计档案的真实性。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理。必须经有关领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。

4.推行目标管理责任制。要将天然林保护工程财务档案管理纳入工作人员的年度目标考核,将档案建设作为各类评比的必备条件,通过奖优罚劣,来调动有关人员做好高校财务档案工作的积极性。

5.加强天然林保护工程财务档案信息化建设,提高现代化管理水平。天然林保护工程财务档案信息化是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快,档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移,以不断提高档案的信息化程度。首先,要加强规划,积极参与电子政务建设。档案信息化的规划与纳入是档案信息化建设的关键,积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划,探索利用统一的网络平台整合档案信息资源,最大限度实现信息资源共享的有效途径。其次,要加快档案数据库建设,实现档案信息资源共享。档案数据库是实现档案信息化建设的基础,它主要包括电子文件档案化和传统档案电子化两部分内容。档案数据库建设主要完成以下内容:一是加速馆藏传统档案的数字化,大幅度提高档案数据库的信息量。在做好档案条目输入的前提下,逐步完成馆藏的各种载体档案进行多媒体处理和光盘存储。二是通过对各序列的档案进行计算机档案管理的宏观指导,加强电子文件归档管理,确保归档管理的电子文件的完整性、真实性和原始性。各进馆序列单位的综合档案室在移交进馆档案时,同时必须移交电子目录,接收直接由办公自动化系统或各类软件产生的电子文件,有条件的单位要移交档案电子化的光盘材料。三是搞好档案馆(室)业务数据建设,通过档案管理系统加强管理,推动档案信息化工作的开展。再次,要加强档案网站建设, 加速档案数字化进程。档案网络是实现档案信息传递网络化、服务现代化的必要条件和重要步骤。方便各部门从网上查档和了解档案信息资源,更好地为财务管理和高校建设服务。□

(编辑/李舶)