基于集团管控模式的办公自动化系统开发实践

吴晓峰，屈建，彭靖龙，曹永彬，车玉平

（1莱芜钢铁集团有限公司自动化部，山东莱芜271104；2济钢集团有限公司自动化部，山东济南250101）

基于集团管控模式的办公自动化系统开发实践

吴晓峰1，屈建1，彭靖龙1，曹永彬2，车玉平1

（1莱芜钢铁集团有限公司自动化部，山东莱芜271104；2济钢集团有限公司自动化部，山东济南250101）

通过分析山钢集团各主要生产经营单位办公自动化系统的现状，结合集团管控模式和办公业务需求，采用HA、SOA、SSO等技术，成功开发了地址簿共享，为集团公司战略管控目标的实现打造了一个集信息交互、知识管理为一体的协同办公平台。

战略管控；办公自动化；地址簿共享

1 前言

随着山钢集团“四个中心”的成立和集团管控一体化进程的加快，需要集团公司各部门之间快捷、高效的业务协同。借助现代信息技术，构建统一、集成的协同办公平台，实现异地人员在同一平台上办公，是大型集团快速实现集团管控目标的有效途径和必然选择。因此，梳理山钢集团信息流转流程，整合子公司现有办公自动化系统，构建山钢集团统一的办公自动化系统，打造一个数据共享、信息交流的平台是非常必要的。

2 山钢集团办公自动化系统分析

2.1 系统现状

目前，山钢集团主要子公司办公自动化系统的建设和使用情况：济钢、莱钢使用了慧点的Indi.office；金岭矿业、张钢使用了用友的A6；其他单位未使用OA系统。济钢和莱钢的办公系统互相独立，地址簿不能共享，邮件和公文不能互传；Indi.office和A6互不兼容。

2.2 系统建设目标

1）基于统一的架构建立面向企业管理人员的协同工作平台，实现安全有效的公文和各种项目的流转、审批和监控，实现文档管理一体化，应用平台将覆盖集团总部和各子公司的核心管理层。

2）在统一平台和标准的基础上，充分考虑并适应各成员企业自身的特点和业务特色，建立与各成员企业管理及业务特色相匹配的办公系统，满足各个企业的个性化需求和分级授权管理。

3）建立信息交换和发布平台，实现集团内部各单位之间电子公文的安全分发和企业信息的快速发布，实现集团管控。利用最新的技术逐步实现协同办公系统与集团业务系统的数据资源整合，建立集团内部便捷统一的大办公平台，实现营销、物流等业务报表的传递，提高山钢集团间文件、信息传递效率，加强集团内部文件跟踪与反馈管理，提高集团管控及文件和报表传递的安全性、及时性。

整个信息化建设的过程将具有前瞻性和先进性，建设的系统要做到安全、规范、开放、灵活及可扩展。

2.3 系统建设内容

1）组建专网。组建山钢集团同济钢、莱钢、张钢、莱芜矿业、鲁南矿业、金岭矿业、钢城矿业7个子公司的办公系统专用网络；其他单位和外出人员办公采用VPN接入；同时，为了保证数据的传输安全，加密办公系统相关的数据。

2）系统选型。考虑到Indi.office已在济钢、莱钢等企业应用，选用慧点公司的Indi.office。对济钢、莱钢OA系统在保留原有功能的基础上进行升级和整合；矿业公司组成单位金岭铁矿、钢城矿业、鲁南矿业、莱芜铁矿挂靠到矿业公司的OA系统；其他下属子公司、分支机构等单位均使用总部OA系统。

3）济钢和莱钢的升级改造。对济钢和莱钢的OA系统升级改造，实现莱钢、济钢服务器和集团总部服务器的相互认证，做到数据同步、地址簿共享、邮件互发、公文相互审批和传阅，达到信息共享的目的。同时修改地址簿结构，解决领导的跨单位兼职和多地办公问题。通过一系列的整合，将原来各自独立的系统，整合成统一的、适合山钢集团战略管控模式的集团型办公自动化系统。

3 办公自动化系统的技术实现

系统采用目前主流办公自动化系统IBM Lotus Domino/Notes作支撑平台进行系统的设计开发，充分考虑相应的安全策略，保证公文在存储、流转和传输过程的安全和保密。

3.1硬件架构

根据目前山钢集团办公系统的情况，系统分为OA应用服务器与邮件服务器，配置2个4C、8G的Power6刀片AIX小型机服务器，通过部署磁盘整列使用HA实现应用系统和邮件系统的失效转移；金岭铁矿部署在独立的网络中，因用户数较少，把OA应用服务器与邮件服务器合二为一作为总部系统的子系统；2套系统通过专线互相通信。办公系统硬件架构见图1。

图1 山钢集团办公系统硬件架构

3.2 软件架构

整个山钢集团的办公自动化系统是以山钢集团办公自动化系统为基础，将目前的济钢、莱钢的系统做互联互通，实现关键业务和重要岗位业务公文的上传下达、邮件互通等。在山钢集团OA基础上，部署金岭铁矿的办公子应用系统，实现山钢集团与下属企业的集成，最终搭建成为一个统一的办公管理平台。自动化系统软件结构见图2。

图2 山钢办公自动化系统软件结构

3.3 软件功能

1）邮件管理。电子邮件系统是办公自动化系统中最基本的模块，也是其他业务模块的基础。除员工通过邮件交流外，系统中的其他模块如公文流转、会议管理等也要通过电子邮件系统来发送通知。

2）公文管理。主要分为发文管理和收文管理。发文管理实现内部管理公文和业务的公文流转，实现从拟稿到红头文件下发的一个完整流程的控制；收文管理是对上级来文的处理，完成上级来文的审阅和办理，流程有来文登记、办公室拟办、文书办理、领导批阅、部门办理、来文转发、归档等。对收文和发文的整个流程可全程进行跟踪。

3）业务办公。业务办公主要处理企业和部门办公事务，包括会议管理、车辆管理、工作安排、办公用品管理、图书管理、出差管理、网上报修等。

4）业务报表。业务报表系统实现了产量产值月报、技术经济指标月报及综合信息月报等报表的建设。全面利用分散的数据，生成各类报表，并对大量报表进行分类管理和数据汇总，汇总后的数据通过图形展示，大大提高相关报表展示的直观性。

5）系统管理。系统管理模块提供数据库和用户管理功能，对系统内所有角色及其权限进行设置和维护。根据各个不同的工作流程要求，分配相应的用户权限，使用户能够自行定义和更改公文管理和会议管理的工作流程。

3.4 安全策略

1）专线加密。山钢集团办公自动化系统服务器与山钢集团各所属企业办公自动化服务器和用户的连接，通过专线和VPN技术，实现了异地的安全网络传输加密，保障了数据传输的安全、可靠。

2）邮件追查功能。为防止恶意邮件及垃圾邮件的泛滥，造成不良影响及给邮件系统带来不稳定因素，系统具有邮件追查功能，利用该功能可追查到邮件的发送人及计算机的IP地址信息，确定到真实的发件人，为问题的处理提供了技术保障。

3）公文管理。为防止公文随意发送，系统对其发文的范围进行了控制。各业务部门在发文时只可选择规定范围内的部门，提高了办公效率，避免了随意发文的现象，还减轻了服务器的压力。

4）痕迹保留功能。公文在系统内流转审批过程中，各部门相关人员及领导都会涉及到批改公文，而公文在批改的过程中如果能记录下所有人员的批改痕迹，则对领导决策会起到有利的辅助作用。痕迹会在人员批改过程中自动保留，并记录下痕迹的生成时间及操作人姓名。对于不同人员批改的痕迹，系统会以不同的颜色进行区分。在最终发文时，系统会对痕迹进行清理，并保留在痕迹稿中归档保存。

4 系统技术特点

4.1 HA（双机集群）

办公自动化服务器与邮件服务器采用HA技术能够实时监控运行状态，借助负载均衡和故障切换技术构建高可用系统平台，当一台服务器出现问题不能正常为用户提供服务时，HA系统会将该服务器的相关服务程序自动切换到另一台服务器上，继续为用户提供服务。系统所有的数据都存储在磁盘阵列上，最大限度地保证了数据的安全。

4.2 多服务器认证

通过SSO技术，构建多台服务器交叉认证，实现了集团总部、济钢、莱钢和金岭等办公自动化系统相互认证。通过地址簿共享，按照山钢集团的战略管控要求和组织机构的现状，设计了覆盖整个山钢集团的组织架构目录树，实现了公文在全集团范围内的自动转发。同时，系统具有跨服务器的公文跟踪功能，能够实现对集团公司下发的文件进行监控，查看文件的实时办理状态。

4.3 企业运营数据统计分析

采用润乾报表系统开发，基于html的OLAP在线分析，无缝嵌入到OA中。充分利用OA的用户管理和权限控制，规范报表的填报任务逐级下发、数据逐级上报和数据的审核流程，并实现统一的界面风格。利用API接口、动态库表关联、非线性报表模型等技术，实现了多源关联、多维度变换、行列自由切换、图表旋转、Excel导出、PDF导出等功能。设计开发产量产值月报、技术经济指标月报及综合信息月报等多种报表，并进行企业运营数据的分类、汇总、分析和展示。

4.4 基于SOA架构的接口模块设计

SOA（Service-Oriented Architecture）是面向服务的架构。利用SOA的设计模式，分用户接口层、应用逻辑层、物理数据层开发各接口服务模块，实现快速、高效、标准化集成移动办公、短信通信、报表数据分析等应用，提高系统的可维护性和集成性。

4.5 短信提醒

为进一步提高公文办理的效率，系统实现了办公短信的实时提醒功能，以防办公人员延误公文的处理。利用移动和联通的短信平台，借助Web Service技术，自主开发系统接口，实现了办公自动化系统与移动和联通短信平台的无缝集成。系统具有收发文提醒、短信群发、回信自动处理、流量统计等功能。

5 结束语

山钢集团办公自动化系统的建成和投运，为山钢集团提供了一个清晰的组织结构图；建成了一个集信息交流、知识管理为一体的企业文化平台；使得内部的信息交流与共享更为便利，大大缩短了信息传递的周期，提高了企业管理水平和办公效率。

Research and Development of Office Automation Based on Group Control

WU Xiao-feng1,QU Jian1,PENG Jing-long1,CAO Yong-bin2,CHE Yu-ping1
（1 The Automation Department of Laiwu Iron and Steel Group Corporation,Laiwu 271104,China；2 The Automation Department of Jinan Iron and Steel Group Corporation,Jinan 250101,China）

Through analysis OA’s current status of Shandong Iron and Steel Group’s main production and operation company, combining with group control mode and business requirements,adopting HA,SOA and SSO techniques,address book sharing were successfully developed,and a co-operation office platform integrated information exchange and knowledge manage were constructed for the purpose of the group strategy control.

strategy control;office automation;address book sharing

TP393.2

A

1004-4620（2010）03-0061-03

2010-03-13

吴晓峰，男，1962年生，1983年毕业于华东冶金学院自动化专业。现为莱钢自动化部副主任，研究员，从事信息化、自动化的设计、开发、管理工作。