浅谈企业货币资金的管理和控制

郑彩玲

浅谈企业货币资金的管理和控制

郑彩玲

(淮北矿业集团公司岱河煤矿,安徽淮北 235038)

货币资金是企业资产的重要组成部分,具有高度的流动性和风险性,是企业生存和发展的经济基础。加强货币资金管理,必须建立健全货币资金内部控制制度,从事前防范、事中控制和事后监督三个方面进行企业货币资金管理和控制。

货币资金;管理;控制

在企业经营工作中货币资金的会计核算并不复杂,可是由于货币资金具有高度的流动性,且其涉及面最广、应用最广泛,极容易发生丢失、短缺和被盗窃等现象,也最容易被挤占和挪用。因此,如何确保货币资金的安全和增效始终是会计核算与监督工作中必须解决的问题,也是加强货币资金的管理和控制的目标和意义所在。

依据《企业内部会计控制规范——货币资金》(试行)的规定,货币资金是指单位所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。货币资金的控制要点是现金收支业务和银行存款收支业务的管理.从现金和银行存款内部控制的现状来看,大多数单位没有注重岗位分工和授权批准制度的建立,导致现金、银行存款错弊现象时有发生,出现涂改凭证金额、无证无账或和票据不一致、撕毁票据盗用凭证、虚开发票、公款私用、私自提现或转账套现、支票套物、多头开户套取利息等现象。因此,为了减少或消除货币资金管理中的错弊行为,必须加强货币资金的管理和控制。

加强货币资金管理,企业应根据国家有关法律法规和货币资金规范,结合部门或系统的货币资金内部控制规定,建立适合本企业业务特点和管理要求的货币资金内部控制制度。针对企业经营活动中的各项风险点,重新设计业务流程,按照“职能分割,制约监督”的原则,建立业务管理、风险管理、财务管理三位一体的管理控制平台,完善事前防范、事中控制和事后监督的货币资金管控体系。

1 事前防范,建立科学的财务管控体系

企业应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,实行钱、帐、印鉴分管责任制。从而避免或减少发生差错和舞弊的行为。

单位应当对货币资金业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。

按照“岗位分工,制约监督”的原则,建立一套严格的内控规章制度,包括《企业资金预算管理制度》、《资金计划管理规定》、《货币资金集中管理操作暂行办法》、《企业货币资金授权审批管理办法》、《资金审批支付程序》、《银行账户开立、变更、销户的审批程序》、《网上银行业务使用管理规定》、《货币资金内控实施暂行办法》等与资金管理相关的制度。

2 事中控制,确保货币资金的合法性、安全性、完整性和效益性

2.1 货币资金合法性控制。企业通过健全内部审计监督控制制度,强调内部审计与监督不应仅仅是对财务会计信息和经营业绩真实性与合法性的结果性审计与监督,更重要的是对企业规章制度和重大经营决策贯彻执行情况的过程性审计和监督,把监督关口前移,将更多的精力放到管理审计中去,保证企业各项经营活动都在严格的程序下进行。

2.2 货币资金安全性控制。货币资金安全性控制的范围包括:现金、银行存款和其他货币资金,由于应收票据的变现能力较强,故也将其纳入货币资金控制范围内。货币资金安全性控制方法一般有以下几种:

2.2.1 库存限额控制。库存限额控制是核定企业每日货币资金余额,超过库存限额的货币资金送存银行或汇交某一银行账户,从而降低货币资金安全性控制风险。利用此方法还能高度集中货币资金,统筹使用,特别适用于货币资金短缺的企业。

2.2.2 账实盘点控制。账实盘点按盘点的时间分为定期盘点与不定期盘点,但不定期盘点的控制效果通常比定期盘点好,不定期盘点的主要特点就是突击性强,会给货币资金相关岗位产生一种无形的压力。

2.2.3 岗位分离控制。岗位分离控制是将不相容岗位分别由不同的人负责,相互牵制、相互监督。《企业内部控制规范——货币资金控制》明确了出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用核算及债权债务账目的登记工作,不得编制银行余额调节表;出纳人员应定期进行岗位轮换,单位负责人的直系亲属不得担任本单位会计机构负责人,会计机构负责人的直系亲属不得担任本单位出纳人员;财务专用章应由专人保管,个人名章应本人或其授权人员保管,严禁一人保管支付款项所需的全部印章;严禁未经授权的单位或个人办理货币资金业务及直接接触货币资金,经办人只能在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。

2.2.4 实物隔离控制。确保除实物保管之外的人员接触不到实物,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,专设登记簿记录,防止空白票据的遗失和被盗;对于收到的支票、银行承兑汇票等票据,建立专门台账,专人管理,以保证票据安全和及时兑现。2.3 货币资金完整性控制。货币资金完整性控制的范围包括各种收入及欠款回收。具体地说,是单位特定会计期间发生的货币资金收支业务是否均已按规定计入有关账户。通过检查销售、采购业务或应收账款、应付账款的收回和归还情况,或余额截止日后入账的收入和支出,查找未入账的货币资金。其控制方法一般有以下几种:

2.3.1 发票、收据控制。利用发票、收据编号的连续性,核对收到的货币资金与开出的发票、收据金额是否一致,以确保收到的货币资金全部入账。发票分类很多,加强对发票、收据的印、领、用、存的管理,且必须连续编号,建账核算,定期抽查核对存根联与入账的记账联,及时发现其中的错弊。

2.3.2 往来账核对控制。通过定期与对方核对往来账余额,及时发现挪用、贪污企业货币资金等违法行为,以评价清欠货币资金是否及时人账或货币资金还欠是否真实。特别应注意对于已作坏账处理的应收账款,设置账销案存登记簿,经常核对是否有收回款项不入账的情况。

2.3.3 银行对账单控制。利用银行对账清单与企业银行存款日记账进行核对,以确保银行存款存在性与完整性。通过编制银行存款余额调节表,可以发现未达账项,分析其原因,发现其是否存在错弊。

2.4 货币资金的效益性控制。货币资金效益性控制是服从企业利润最大化的财务管理目标,通过运用各种筹资、投资手段,合理、高效地持有和使用货币资金,发挥最大效益。

2.4.1 集中资金管理,合理安排资金。企业对资金的安排使用,应坚持资金集中统一管理的原则,量入为出,保生产、保重点、兼顾全面,杜绝资金的分散、流失、浪费的现象。坚决纠正层层设账号、级级管资金的散乱状态,应做到“一个闸门进出水,一个帐号对内外”。充分发挥有限的资金的作用,严格资金的预算制度,谋求以最低的资金成本,以最经济的方式,制定资金使用计划。2.4.2 优化资金结构,提高资金效益。企业可通过运用各种筹资、投资手段,制定货币资金收支中长期计划,在合理预测一定时期货币资金存量的情况下,通过实施一些推迟货币资金支付的采购政策和加速货币回笼的销售政策,还可以通过收回投资等方法,解决货币支出的缺口,但同时应权衡采取以上措施所付出的代价、成本或机会成本,选择一项最优的解决方案;同样,可以通过加快货币资金支付的采购政策、一定的赊销政策或参与各种投资,以降低货币资金储量,但同时权衡以上各种措施的政策收益,以及考虑今后中、长期的货币资金状况,选择最优方案,最大限度地发挥其经济效益。

2.4.3 加强资金管理,盘活企业资金。加强回收货款资金的管理,盘活资金存量,是挖掘资金潜力,加速资金周转的重要措施。首先,要确定合理的信用标准,制定科学的收账政策,及时办理销售结算、货款收回,避免货款被拖欠。其次,要强化销售工作,挑选一批骨干充实到销售队伍,根据岗位经济责任的要求,规定每个销售人员对每一笔销售业务,必须从签订合同到回收资金的全过程负责,并实行销售资金回笼与销售人员奖金、推销费挂钩,调动销售人员的积极性,促进资金良性循环。

3 事后监督,注重反馈信息

在资金管理过程中,除事前防范、事中控制之外,资金的事后监督也是必不可少的环节。在每个会计期间或每项重大经济活动完成之后,内部审计监督部门都应按照有效的监督程序,认真审查各项经济业务活动,及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节;各职能部门也要将本部门在该会计期间或该项经济业务之后资金变动状况的信息及时反馈到资金管理部门,及时发现资金的筹集与需求量是否一致,资金结构、比例是否与计划或预算相符,存货的控制是否与指标一致,人、财、物是否与计划或预算相符,产品的赊销是否严格遵守信用政策,产品的生产是否根据计划或预算合理安排等。这样既可以保障企业各项生产经营活动的顺利进行,使企业能维持较好的财务状况,有灵活的应变能力,又可使企业抓住机会获得较高的收益。同时,将各部门的资金管理状况与部门的业绩指标挂钩,做到资金管理的责、权、利相统一,调动资金管理部门和职工的积极性,从而提高资金使用效益。

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责任编辑:何玉付

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郑彩玲(19732),女,安徽宿州人,淮北矿业集团公司岱河煤矿会计师,财务科副科长。