数码照片档案进馆难的原因与对策

贾淑玉,魏新彬,王晓萍

（黑龙江省教育学院,哈尔滨 150080）

数码照片档案进馆难的原因与对策

贾淑玉,魏新彬,王晓萍

（黑龙江省教育学院,哈尔滨 150080）

数码相机的广泛使用,为档案馆藏的丰富多彩增添了新的手段和途径,但也带来了新的问题和困惑,即数码照片进馆难、收藏也难的现状不容忽视。利用得当,将极大地丰富和充实档案的馆藏,否则将使大量的有重大利用价值的资料丢失或缺失,造成不可挽回的史实资料的浪费。如何使数码照片既进得了馆,又保存得住,是值得研究的问题。从研究数码照片的特点入手,提出较为可行的对策和建议,以期为丰富馆藏提供借鉴。

数码照片;原因;对策

一、数码照片档案进馆难的原因分析

随着科学技术的发展,数码相机已进入千家万户,取代了传统的感光相机,也为档案工作者收集有利用价值的资料增添了新的途径和手段。但随之而来的一个问题也摆在了档案工作者面前——数码照片如何进行收集和管理。笔者认为,造成数码照片档案收集难的原因,是由于数码照片档案具有以下几个特性。

1.数码照片档案的形成具有“随意性 （或偶然性）”。照相机不太普及的年代,照片档案的形成一般由指定的部门人员拍摄,收集的对象较为集中和单一。近几年由于数码相机品质不断提升,价格较低,使单位各个部门都拥有相机,职工个人也经常使用自己的相机为本单位的活动进行拍照。这样就形成了拍摄者和拍摄内容往往不固定,由谁拍、拍摄什么、拍摄多少、拍摄以后如何处理等问题,改变了过去那种拍摄照片由特定部门拍摄的专利。而这些数码照片的形成没有固定程序,具有很大的随意性、偶然性。又由于数码照片不需要洗印,只保存在计算机中,因此,比起传统的照片,数码照片档案的收集的触角要更为广泛,照片形式也更为隐蔽。档案人员不仅要了解相关指定部门照片形成情况,还要摸清各单位甚至个人计算机中数码照片情况,其难度可想而知。

2.数码照片形成具有个人“创造性”。质量好的照片往往是一幅好的艺术品,它凝聚了拍摄者的智慧和心血。而又有些照片属于“绝版”,甚至是拍摄者冒着生命危险换来的,其价值非常珍贵。如四川汶川大地震,有许多摄影爱好者,冒着被泥石流冲走、被房屋砸伤的危险,抢下了珍贵的镜头,记录了那历史的瞬间。对于拍摄者来说,往往理所当然地认为其所拍摄的照片属于私有财产,不愿与人共享。

3.数码照片具有“非白纸黑字性”。在我们传统的观念里,“白纸黑字才为据”。因此,在收集文件归档时,纸质形式的文件材料更容易些,也更齐全完整得多。但数码照片就不同,它不像文件材料那样,按着内在联系和自然形成规律去立卷,多一张,少一张都不会影响什么,作为补充、印证的作用,有时一张就能说明问题。这种观念不仅照片的拍摄者、档案馆的工作人员甚至是档案业务指导人员也或多或少存在。

4.收集制度的“缺失性”。目前部分档案馆已建立照片归档制度,但制度尚不完善,其操作性不强,远不如文书档案归档制度详细和可行,其原因是数码照片与传统的感光相纸照片有很大的不同,它没有底片,甚至绝大多数情况下也并不需要洗印出相纸照片,而是以数码文件的形式存在于相机存储卡或数码伴侣上,再由拍摄者存于计算机硬盘或光盘中。对于这种全新的照片文件应该怎样进行收集、应履行怎样的归档手续,对数据文件有哪些技术要求,归档的影像文件是否需要翻拍底片等等,这些问题都曾经困扰过或正在困扰着档案工作者。

二、数码照片档案收集建档对策研究

面对数码照片大量散存于社会各个角落而难以收集进馆的现实,档案馆必须采取措施切实加强照片的收集归档工作。

1.要转变观念,“一视同仁”。档案馆要充分认识数码照片档案的重要性,改变重文字形式轻其他形式,重纸质载体轻其他载体的现象。随着数码技术的发展,数码照片档案也成为各单位最主要的声像档案资源。数码照片档案具有独特的功能和不可替代的作用,与文字档案相比,它更加形象、直观,时空感、空间感更加强烈,它最大的优点是用形象说话,能够如实地再现人类社会发展过程的方方面面,使人如临其境,给人以亲切、真实的感觉,可以与文字档案互相印证、互相补充,全面、完整地反映事物的原貌,不存在孰轻孰重的问题。

2.要建章立制,构建网络。建立数码照片档案的征集制度、报送制度、拍摄制度,形成一种长效机制,是改变数码照片进馆难的治本之策。在收集制度上,要明确数码照片档案的归档人。笔者认为拍摄者,只有他们最了解照片生成的情况,档案员应起到督促和指导作用,可采取多种措施和多种方式开展数码照片档案的收集。首先要建立照片档案的日常收集制度。日常收集是照片档案的一个主要来源。由于日常工作中产生的照片数量较多,产生的时间较为零散,如果平时不注意及时收集,容易造成遗失或缺位。其次是要建立照片档案的专题征集制度。专题照片是指反映某一专题内容的系列照片,如反映不同历史时期校址、校园风貌的照片,历届毕业生合影等。此外,专题照片的征集工作还应确立“精品”意识,要防止“有照必档”、“囫囵吞枣”。再次,要建立照片档案的跟踪收集制度,对于一些重大活动所形成的照片档案,应安排专门人员及时跟踪、拍照和收集。

制定报送制度。必须明确数码照片责任部门和形成者,具体规定责任和要求,除对数码照片的格式、分辨率、图像尺寸大小等要求作出规定外,还要对数码照片的背景信息及数据的积累作出规定,确保数码照片的原始性、真实性、可靠性。

构建网络。档案馆可指定兼职档案员为照片档案的联络员,形成照片档案收集网络。

3.面向社会,广泛征集。这是档案馆收集数码照片档案的重要方式。档案馆应坚持本单位收集与社会收集相结合的原则,对于一些超出本单位收集能力范围的工作,可以发动社会力量来收集。如我院在 1999年举办的 50周年院庆上,为了举办老照片展,曾向在老校友广泛征集反映在校期间学习、生活的照片,收到很好的效果。鉴于照片档案的形成特点,为使征集工作富有成效,对于一些珍稀照片,必要时还可以采取无偿收集和有偿征集相结合的办法,以尽可能丰富和完善照片档案。

4.要以我为主,主动拍摄。在加强征集工作的同时,档案工作人员直接参与重大政务、外事活动和重大事件的拍摄,是档案馆创新工作机制、确保馆藏数码照片档案齐全完整的重大举措。档案馆应主动将档案工作的“触角”前伸,以我为主,主动参与拍摄,变单纯征集为拍摄征集并用。

5.做好利用工作,扩大宣传。做好数码照片档案的利用工作,是对数码照片档案最实际、最有效的宣传。档案馆充分发挥数码照片档案直观、生动的特点,积极为建设社会主义现代化、精神文明建设服务。利用工作做好了,数码照片档案的作用凸现出来了,各级领导和各界人士真正看到了数码照片档案的重要性,数码照片档案收集进馆的工作也就好做了。

三、建立标准和提供利用是使数码照片进馆“难变易”的根本

有些同行认为数码照片就是电子文件,应该按着《电子文件归档与管理规范》标准执行。但笔者认为,数码照片除了是电子文件外,本质上还是属于照片范畴,因此,应尽快建立相应的收集管理标准,才能使数码照片的归档问题得到较好解决。应参照国家《电子文件归档与管理规范》和《照片档案管理规范》尽快出台“数码照片档案管理标准”。如果现在不规范数码照片档案的管理和收集,及时积累数码照片档案,若干年以后,会造成照片图像信息的缺失和利用问题,将来再进行补救,将十分困难。所以,没有制度的保障,数码照片档案的归档就没有根基,就不可能是一种规范的行为。

另外,加强数码照片的各种服务利用,也是数码照片收集与管理的重要工作。首先,在数码照片档案的利用工作中,档案人不仅要尽心尽力,而且要尽职尽责,并树立主动服务的意识,积极为利用者服务,使数码照片档案的利用工作在主动服务中扩大影响,打开局面。其次,定期公布数码照片档案的题录,提高数码照片档案的利用程度。通过各种途径公布最新数码照片档案目录,让更多人了解数码照片档案的基本内容,以便充分利用数码照片档案,最大限度地发挥数码照片档案的作用。再次,围绕一定主题,举办数码照片展览,编辑出版画册。第四,数码照片档案与文书档案相结合,提高其利用价值。数码照片档案和文书档案是两种不同的载体,但这两种不同的载体所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件,单一的照片档案有时表达的内容不够全面、翔实,如果能够在提供数码照片档案的同时,主动为利用者提供相关的文书档案,将会更好地提高其利用价值。

（责任编辑:陈 树）

G255.71

A

1001-7836（2010）12-0190-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2010.12.075

2010-07-31

贾淑玉 （1961-）,女,黑龙江拜泉人,档案馆馆员。