模糊语言在商务英语信函中的应用及功效

汤文瑞

(贺州学院 外语系,广西 贺州 542800)

模糊语言在商务英语信函中的应用及功效

汤文瑞

(贺州学院 外语系,广西 贺州 542800)

文章讨论了多种典型的国际商务交往背景下模糊语言在商务英文信件中的应用,通过实例介绍了模糊语言在特定情境下的使用及其功用,着重分析模糊语言如何有效地为国际商务人员在商务交往中争取更大的灵活性,同时提出了一些可能会因使用模糊语言而产生的负面影响,为以英语作为交流工具的国际商务人员更恰当地运用模糊语言提供一些参考。

模糊语言;暗示;承诺;灵活性

一、引 言

根据传统语言学理论的观点,语言表达形式应该是精确的,但在实际语言交际时一直都存在着大量的模糊表达方式。1965,美国控制论专家L.A. Zadeh在美国《信息与控制》杂志发

表了题为《模糊集》的文章,正式提出了模糊理论[1]P16。1979年,伍铁平先生在其发表的《模糊语言初探》中,首次将模糊理论引入我国[2]P17。目前,模糊语言已成为现代语言学中一个广受重视的课题。

在英语中,模糊语言被称为“vague language”或“fuzzy language”。对于那些意义表达不确定,缺乏精确界限的语言,无论小到一个词语,或大到一篇文章,我们都可将其视为模糊语言[3]《26。

商务英语信函写作通常被要求具备以下7个C的特点——Completeness(完整)、Clarity(明了)、Concreteness(具体)、Conciseness(简洁)、Correctness(正确)、Courtesy(礼貌)、Consideration(体谅),其中Completeness、Clarity、Concreteness这三个C都与准确严谨的特征相符合[4]p18-24。然而随着全球一体化经济的发展,在一贯要求准确严谨的国际商务信函中,许多模糊语言得到了人们的广泛应用。如今,中国已加入WTO,涉外商务行为愈加频繁,要在复杂多变的涉外商务中活动中从容应对、进退自如,不但需要熟悉相关的流程及法律规定,对于语言技巧的艺术掌握也非常重要,了解及灵活运用模糊语言,能够促进双方友好合作的顺利进行。

二、模糊语言在商务英语信函中的表现形式

在商务英语信函中,模糊语言最常见的表现形式为使用一些特定的语言结构以及添加限制语。

(一)被动结构

在商务英语信函中,如对方尚未付款,相对与使用主动结构“You haven’t paid off the last shipment yet.”,通常使用被动结构来表述:“We’d like to remind you that the payment for last shipment hasn’t been made yet.”。

(二)否定结构

“I’m afraid we are not able to supply you as much as you require.”在实际的商务信函沟通中,常常用I’m afraid(not),I’m not sure,I don’t think等否定结构表达拒绝。

(三)程度限制和范围限制

“Your reply is a little late.”这句话中抱怨方用little来限制late的程度,削弱语气。

“The reports will be sent to you by Thursday this week.”这句话将交报告的日期模糊为星期四一整天,表明只要在这一天的范围内即可,不必精确到哪个时刻。

“I will see what I can do if your order is large enough.”在这句话中,“I will see what I can do”和“large enough”都是模糊用语,“I will see what I can do”表明并不是对方订单大就满足对方的要求,还要看具体的情况或者还要请示上司才能作出决定。对于“large enough”,多少才是enough呢?写信方并没有给出具体的数字。

三、模糊语言在商务英语信函中的作用

不同形式的模糊语言在商务沟通中发挥着怎样的作用呢?在本部分,笔者将设定一些具体的商务活动背景,并分析在该具体背景下采用模糊语言表达的应对方式,通过具体实例阐述商务英文信函中模糊语言的作用。

(一)使商务沟通更具弹性

信誉是在商务领域获得成功的一个重要因素。一旦作出的承诺无法达成,对方对于我们的信任会受到严重的影响。这就要求我们尽量的少作没有把握的承诺,即便在作承诺的时候也要使用一些模糊的表达方式来争取最大的灵活度,从而起到保护自己的作用。这里所指的承诺意义是非常广泛的,小如无关利益的约会以及大如金额巨大的款项都有可能涉及。以下将用一些实例说明:

1.时间承诺的表达

在商务活动中,时间就是金钱的观念已深入人心,一旦作出了与时间有关的承诺,应尽可能地根据约定按时兑现,若是时常出现无法按时完成承诺工作的情况,对企业信誉将会产生非常消极的影响。因而在对时间控制无明确把握的情况下,应避免作出具体时间上的承诺,并恰当地使用模糊语言进行应对,为己方争取最大限度的弹性。

比如某日,某企业项目经理收到外方潜在合作伙伴的一份详细提案,而这份提案的部分内容需要较长时间与多位同事及领导进行论证讨论,无法准确预计完成时间。出于礼貌原则,收到信件后即使不能立即对其进行回馈,也应回复约定答复时间,否则长时间不作反应会让对方感觉不受重视,对可能的合作不利。

该项目经理的答复如下:

“We are interested in your proposal.But our General Manager is not in the office now.After his coming back next Monday,we will let you know our consideration ASAP.”

以上回复包含了几个模糊的隐含内容,首先第一句We are interested in your proposal.表示该企业对合作计划感兴趣,暗示合作是可能的,对方得到这个暗示后,等待答复更有耐心,但由于未清楚说明可能性的大小,所以无论此提案最终被全盘接受或全盘拒绝,这句话都无懈可击。而第二句But our General Manager is not in the office now.则暗示有些问题需与总经理面谈讨论才能作决定,说明该企业对对方提案的重视,但由于现在总经理不在办公室,无法回答,因此请对方耐心等待,由于未明确说明总经理的去处,这句活的背景可以是多种多样的,可能他出国与对方的竞争对手进行业务谈判了,也有可能只是临时离开去吃午饭,而第三句中his coming back next Monday则从侧面将对方引向了一种理解:在下周一前该项目经理不能与总经理见面讨论(虽然这可能不是事实),we will let you know our consideration ASAP.中的ASAP是一种非常模糊的表达方式,原本在商务信件中出现这类词语会给人一种不负责任的感觉,但配合前文所提到的next Monday这一具体时间表达,则可以使这一感觉淡化。这样的表达可以使得答复日期有一定的弹性,由于没有作出具体的时间承诺,因此即使答复时间比对方预计的时间要晚上一些也不会有太大问题。

2.订单承诺的表达

在对外商务活动中存在许多的实物贸易活动,由于买卖双方的信息不对称,卖家的报盘策略各有不同,为将效益最大化,买家通常需要向多方询盘比价以对卖家的真实价格底线进行预估,以便在确定最终合作伙伴时能通过谈判争取到更优惠的价格。在询盘的信件中,为了能够从对方那儿得到最优惠的报价,一般可在信件中要表示长期合作的可能,采用可能的长期订单吸引对方,但要注意避免用语过于精确而使得询盘变成了要约。

比如某日,某企业采购经理在网络上看到了一外方企业的广告,对其IS-001型号产品感兴趣,希望进一步深入了解产品的详细信息。

该采购经理的信件如下:

“We are interested in your products,especially the item IS-001,after seeing the advertisement on the website.Will you please send us your catalogues, full details ofyourexportprices andterms of payment,together with any samples you can let us have?If your prices are competitive,we believe we can place regular orders with you.”

信件中首先提出We are interested in your products,模糊地使用了products一词,而未明确指出具体产品,暗示对方多款产品都有交易的可能。随后通过especially the item IS-001进行强调,较之We are interested in the item IS-001的直接表达更有吸引力,让对方更重视其询价。之后请对方提供的full details也是一种模糊的表达,在这样的模糊要求之下,对方提供的信息很有可能会超出预期。最后给诱饵regular orders使用的是We believe,表达的是一种意愿而非承诺,并且本句加上了一个模糊的限定条件competitive,而价格是否有竞争力,没有精确的衡量指标,最终仍取决于询价方的主观判断。此信可以给对方一种期望,吸引对方报出低价,却不会让询价方背负责任。

3.价款承诺的表达

在贸易过程中,价格始终是非常重要的一环,成交的价格决定着买卖双方的利润或损失。在市场相对稳定的情况下,针对买方的询盘,卖方通常会以订有期限的要约进行详细报价,然而在市场波动的情况下,以要约形式发出具体报价是不明智的。

比如某日,某企业外贸经理收到国际买家的一份详细询盘,询问其所在企业的几款产品的报价。而当前国内市场上原材料的价格变动幅度较大,有可能会进一步走高。若该外贸经理不报出价格,就不可能达成交易,甚至会让买家对其所在企业的业务能力产生怀疑;若报的价格高了则有可能吓走买家,而报的价格低了(或者原材料价格的上涨超出预期),则有可能导致损失。

该外贸经理的答复内容如下:

“Concerning your inquiry,we are pleased to quote as follows basing on the current cost:

IS-001……………………

500 per unit

IS-002……………………

600 per unit

IS-003……………………

700 per unit

IS-004……………………

800 per unit

You are allowed a discount of 5%for items ordered in quantities of 10,000 or more.

The above quotation is subjectto our final confirmation.”

在以上答复中,该外贸经理通过列表清楚地报出了一些款型的价格,简单明了,方便买家比价考虑。但是由于最后一句The above quotation is subject to our final confirmation.的存在,使得这次的报价不会成为成交的要约,这种模糊的表达方式能够在市场行情呈上涨趋势或前景非常不明朗的时候有效地保护己方利益。然而由于交易条件的不确定性,也有可能会失去一些潜在买家。出于对负面影响的考虑,在第一句中出现的based on the current cost暗示了万一价格发生变动是由于因为成本的原因,让买家感到即便价格变动也是有理可循的,虽未明确成本的项目及数目,也可有效地将负面影响降低。

(二)使商务沟通更礼貌、委婉

商业活动中有各种合作的可能,对于己方不感兴趣的提案,如果使用简单直白的话语去拒绝,会伤害感情或给对方留下粗鲁的印象,甚至可能因此丧失今后可能的合作机会。因此要求商务人员根据实际情况,采取灵活、委婉的方式表达拒绝的意思。以下将用两个实例说明:

1.婉拒对方的还盘

在国际贸易活动中,由于交易数量通常较大,在单价基础上作出的微小变动也有可能极大地影响双方的总体利润,因而在谈判过程中,讨价还价的过程是必不可少的。作为商家,留住客户是发展的根本,因此只要存在交易的可能,即使对方提出的交易条件过于苛刻,也应避免采用简单直接的方式去拒绝,而应采用模糊的婉拒表示,为将来可能的变动留有余地。

比如某企业外贸部业务员给一些潜在客户报出价格后,其中一家企业进行了还盘,要求再优惠5%,此还盘条件过于苛刻,利润空间太小。如果答应对方则无利可图,但直接拒绝会立即丢掉客户。可在与对方协商争取的过程中加入一些模糊语言,争取时间观察其他客户的反应之后再做决定。

该业务员的回复如下:

“I appreciate your counter-offer.But it is beyond what is acceptable to our manager.

Our price has already been very competitive,as compared with many others in the market.But in order to start a business with you,we are willing to offeryou another1.5%discountbased on our previous quotation.”

上述回复首先通过委婉的方式beyond what is acceptable to our manager表示对方的还盘超出manager可接受的范围,这里明确的指出了不接受对方还盘是manager的意见,却模糊了写信人的看法,暗示写信人是接受的。之后提到了其他企业的价格比较,采用的是competitive而不是low,因为low是直接体现在数字上的,而competitive需要综合各种因素考虑,并且没有明确进行比较的是哪些企业,采用的是many others这样范围界定非常模糊的词,既不会得罪同行,也可以显示自身的优势。最后即使对方发现市场上有价格更低的产品也不会有什么坏的影响,因为信中用词选取的是many而不是all。最后一句中的表达价格态度的主语we与之前提到的manager起到对比作用,为将来留出了余地:如果得到其他客户的订单,此订单重要性降低,可坚持不接受对方当前的还盘,因为决定权在manager;若最终未能获得其他客户的订单,则需要此订单来维持企业的正常运作,也可以接受当前还盘,因为I最终说服了manager。

2.婉拒对方的提案

商务活动的形式是多种多样的,处于合作中的任何一方都有可能因为前期试探性合作的顺利而产生与对方签订长期协议、进一步与深入合作的想法。面对对方提出这样的要求,如若己方暂无与之进一步深入合作的意图,理应向对方表明,但需要小心选择委婉的表达方式以保证双方已达成的合作关系不受负面影响,并为将来可能的合作留有余地。

比如某企业在与某外方客户完成初次交易后,客户提出希望成为该企业在本国经营区域的独家代理,并提出了初步的合作方案。该企业对客户的销售能力不太了解,同时客户所在国家还有其他客户也有类似的意愿表达。如若该企业答应对方的要求,将来有可能使在该区域的销售陷入被动,而直接拒绝会伤害对方的合作积极性。所以该企业的外贸经理决定采取缓兵策略,先委婉拒绝,经过一段时间观察不同客户的销售情况再作决定。

外贸经理的回复如下:

“Wegreatlyappreciateyourinterestin cooperation with IS Company.

There are also similar emails from some clients in your country.But it is still not the time for IS Company todevelop its exclusive agency policy. Maybe we can discuss this question further when the business between us has developed to our mutual satisfaction.”

该外贸经理在向对方表示感谢之后,表示有客户也提出了类似的要求,这里采用了similar以及some clients这样的模糊词表达一个背景,未具体说明,却为之后的拒绝奠定作了铺垫。随后提出it is still not the time for IS Company,把否定的原因归于自身,模糊了被拒绝的主体。加上前一句的铺垫,让对方感到他并不是唯一被拒绝的,只是由于IS企业出于自身原因的考虑,拒绝了许多客户的类似要求。随后提出将来讨论的可能性,这里采用了三个模糊表达Maybe、further、以及to our mutual satisfaction,这种迂回的拒绝照顾了对方的感情,并且不但不伤害对方合作的积极性,反而会起到激励作用,对将来发展的表达也仅是一种设想,而没有作出承诺。

3.向对方表达抱怨

如果在合作中遭受了损失、或预计将要遭受损失而不作任何表示,既无法引起对方的重视,让对方在后续合作中作出改良,也得不到对方的尊重,而如果采用尖锐的语言指责对方,则对双方的合作关系是一种破坏。有效地使用模糊语言,可委婉地向对方表达不满,也能够使得后续合作能往好的方向发展。

比如某企业的国外供货商未能即时将货物送达,有可能会影响该企业后期的工作安排,但预期影响并未严重到失控的地辰。考虑到对方的失误有可能会造成己方的损失,该企业决定向对方进行抱怨,指出该事件会对其产生负面影响,但考虑到预期影响不大,该认为抱怨应在表明责任的同时照顾对方情绪,避免对方产生抵触心理,以便后期合作能够顺利进展。

该企业采购经理的抱怨信内容如下:

“The products we ordered from you should have reached us last week,but we have not received anything.Now the delay in delivery has put us in an inconvenient position.

Could you look into the order and see to the delivery?We will have to think about to buy from other places if we cannot receive it from you in one week.”

抱怨信前两句中,采购经理通过对句子主语的转换使抱怨的对象通过变成了product以及delay,从字面上模糊了真正导致问题产生的主体——对方。这样的表达既明确说明了事件本身,也避免了直白地采用you作为主语会给对方造成的情感伤害。而为了引起重视,采购经理在最后一句中向对方提出了警告,但并未使用确定性表达而是采用了模糊性表达thank about,如此既为他将来可能作出的取消订单决定作了铺垫,也不会让其在找不到替代供货商时陷入进退两难的境地。

(三)保护自我利益,在沟通中不被动

合作双方在商务活动过程中一旦出现失误,就可能会导致损失。当局面尚未明朗之时,若是贸然在信件中承认己方有过错,有可能会使在将来的合作或理赔过程中陷入被动局面。

在国际合作中,由于双方的文化差异,标准设定的不同,或是操作人员工作不够细致,都有可能导致合作一方对另一方的不满。在收到对方的抱怨信后,不可在答复时作出承担责任的表示,也不能无理地推卸责任,应积极向对方表示共同解决问题的意愿。

比如某企业外贸经理收到国外客户的抱怨信,信中抱怨该企业向他们提供的产品品质未达到之前约定的要求。该企业在出货前的检验结果是产品符合要求,但不能排除检验人员有所疏漏。该外贸经理决定立即回复客户进行安抚,争取时间调查原因。

该外贸经理的答复内容如下:

“We regret to learn from you that you are not satisfied with the quality of the goods.

Maybe there is some misunderstanding between us.Please send some samples back to us and we will make a thorough re-inspection.If it is found that it is our fault,you can most certainly rely on us to replace the goods.”

在该外贸经理的回信中首先使用了learn from you从侧面表示对方的不满是基于自身的主观判断,同时be not satisfied的表示也加强了这一观点的意思表达,产品是否未达到约定标准是客观事实,而对方是否满意是一种主观感觉,是模糊的印象。在没有最终弄清事实的情况下,采取这样的表示,将责任不明朗化,有利于将来处理的灵活性。第二句使用maybe和misunderstanding模糊地提出起因可能是存在误解,却不指明责任方。这样既未承认过失,也不推卸责任。最后积极提出解决方案,但使用了most certainly的模糊表达,既表明了其愿意为自身过失承担责任,体现了对客户负责的态度,但也留出了余地与后路,可有效的保护己方利益。

四、结 语

通过以上分析可以得出以下总结:模糊语言是国际商务信函交流的重要组成部分。在国际商务信函中灵活合理地运用模糊语言,可以有效地避免己方因为明确承诺而处于进退两难的地步,使己方在未来的商务活动中有更大的选择余地,也可以避免直白地语言伤害合作双方感情,有效地保护双方的合作积极性。同时我们也应注意到在使用模糊语言得到正面效果的同时也可能会产生一些负面影响,在信件中使用模糊语言的同时也应采取各种方式降低其负面影响,确保模糊语言在能够为己方在国际商务交往中争取最大安全性和灵活性。

[1]韩晓方,温美昕.国际商务信函中模糊语言的语用分析[J].商场现代化,2007(13).

[2]陈治安,文 旭,文家荣.模糊语言学概论[M].重庆:西南师范大学出版社,1997.

[3]张 虹.论模糊语在对外经贸谈判中的积极作用[J].商场现代化,2007(19).

[4]尹小莹,郭黎光.外贸英语函电[M].西安:西安交通大学出版社,1998.

The Application of Vague Language in English Business Letters and Its Functions

Tang Wenrui
(Foreign Languages Department,Hezhou University,Hezhou Guangxi 542800)

This paper discusses the application of vague language in English business letters under several typical kinds of international business backgrounds,analyzes how vague language could be used under those specific situations and how it offers the international business persons more flexibility for further dealing with business affairs,and introduces some possible negative influence may come along with vague language,hoping to give some reference on proper use of vague language to the international business persons who use English as a communicating tool.

vague language;imply,promise;flexibility

H0

A

1673-8861(2010)02-0073-05

2009-11-19

汤文瑞(1983-),女,广西贺州市人,贺州学院外语系助教。主要研究方向:特殊用途英语。

本文系贺州学院“十一五”教改工程重点基金项目“面向中国—东盟的商务英语课程设置与教学改革研究”(项目编号:2009J GA06)成果之一。