提升大学财务会计档案管理与服务能力的思考

韩 丰

(清华大学会计核算中心,北京100084)

提升大学财务会计档案管理与服务能力的思考

韩 丰*

(清华大学会计核算中心,北京100084)

针对现代信息技术和计算机网络技术的发展及社会经济活动的多样化和复杂化等问题,分析当前大学办学规模的扩大及办学形式的多元化现象。在论述财务信息共享的基础上,提出促使大学财务会计档案管理工作改革的措施及提升大学财务会计档案管理与服务能力的管理办法。

信息共享;财务会计档案;财务管理与服务;多元化现象

大学财务会计档案管理工作是记录学校各项经济活动的过程,通过会计档案建立的各种凭证是一项专业性和技术性很强的管理工作,同时在学校建设中起着重要的作用。随着社会主义市场经济的深入发展,大学参与社会经济活动日益频繁,学校相关部门迫切需要共享财务会计档案信息。全面系统地研究新形势下大学财务会计档案管理工作的特点和规律,努力提升财务会计档案管理与服务能力,是当前大学会计档案业务工作的重点。

一、研究财务会计档案管理与服务的重要意义

大学财务部门具有财务管理和会计核算两大职能。在市场经济环境中,现代大学财务会计档案管理工作面临着复杂多样的服务对象,因此,创新财务管理理念,将单纯的财务会计档案业务工作与细致有效的服务相结合,才能实现在财务监督制度下自觉服务于学校的教学、科研工作,提高财务会计档案的利用率的目的。[1]

1.财务会计档案服务是提高财务管理水平的主要途径之一

在知识经济时代,大学财务会计档案工作的服务意识必须加强。大学各项事业的发展和建设都离不开财务管理,特别是在市场经济条件下,学校的财务工作具有业务内容日趋复杂化、财务风险渐趋多样化的特点。健全财务会计档案管理制度,可以有效地避免或者减少各类违规现象的发生,更重要的是可以在更广泛的业务环境中体现其服务的功能。通过制定完善的会计档案内部管理制度,明确财务会计档案管理人员的工作规程、工作职责和工作权限,对规范会计档案管理程序,加强会计档案管理人员的工作责任感和职业道德意识有很大的促进作用。同时,大学财务会计档案业务人员的服务意识提高后,财务部门的决策地位会更加明确。例如,财务预测、财务决算、财务预算、财务分析、财务控制等具体的会计核算业务,在积极服务的理念下,财务管理工作水平会得到很大程度的提升。

2.财务会计档案服务是大学教育事业发展的现实需要

当前大学办学自主权不断扩大,办学形式多元化发展,呈现出公办学院、二级学院(民办学院)及股份制学院等多种所有制并存的局面。大学办学规模空前扩大,办学经费也打破了过去的国家财政单一拨款的限制,主要有:国家财政、学费收入、校办产业收入、社会捐赠、信贷资金、国外合作办学资金等多项办学经费机制,大学办学经费多元化结构的形成,将使财务会计档案部门在学校发展决策中发挥更重要的服务作用。[2]在这样的条件下必须保证财务会计档案管理的硬件设施和必要的经费,运用信息技术的支撑,建立电子信息应用系统,提高查询功能,进而提高财务会计档案的利用率。

二、实现财务会计档案信息服务的必要条件

会计档案信息服务是指运用财务信息资源满足用户信息需求的行为和过程。提高财务会计档案信息的服务质量与服务效率需要有必要的条件来保障。

1.财务服务与财务监督双重职能的相互促进作用

财务服务与财务监督是高校日常财务管理工作的两个方面,二者之间是辩证的关系,相辅相成,相互影响和促进。一般来说,财务服务是财务部门按照国家的财务法规和财务制度,通过日常具体的相关业务处理,实现各相关财务主体的合法权益,同时提供相应的财务信息。这个服务过程表现为一定财务利益主体意图的执行过程[1]。因此,财务服务本身是带有利益倾向性的,通过财务部门的组织机构和内设的各个岗位完成服务的同时,财务监督也同时履行了监督职责。例如,财务部门为了实现财务监督的目的,根据业务性质和管理需要,在对人员进行科学的分工和严格的岗位设置基础上,还会制定出完整的财务制度和财务管理流程,并采取先进的技术方法。在这样规范的管理制度下,财务服务的服务性能得到了极大的发挥,财务服务与财务监督共同作用促使财务管理业务工作和会计核算的服务工作的改革与创新。

清华大学是一所附属单位较多的综合性大学,财务处理所涉及的范围广、内容多,从各院、处、各级各类办公室到附属中学、附属小学,以及清华大学第一附属医院和第二附属医院等。对于众多的参与部门来说,明确分工,相互协调、紧密配合至关重要。利益多元化、资金来源多渠道等,更能体现出财务监督的作用。监督过程中的服务和服务过程中的监督将成为大学财务会计档案管理工作的发展方向。在这种新形势下,必须创新财务会计档案管理模式,不断完善各项规章制度,变被动服务为主动服务,迅速准确地反映和处理与财务管理目标相关的业务,提高管理与服务能力,建立网络服务平台,以保证为学校各相关单位提供高质量的财务信息服务。

2.利用现代计算机及网络技术,建立各类型财务管理系统

随着网络技术的发展和网络环境的形成,财务会计档案无论是在数量方面还是在载体方面都发生了巨大变化,传统的财务会计档案服务方式也受到了严峻的挑战,因此,要适应新环境下学校教学与科研发展的需要,就必须进行一系列的服务方式的变革,提高服务水平和会计档案的利用率。[3]目前,学校财务处业务工作已全面实现了自动化系统管理,例如,“通用报表平台”“工资管理系统”“助学金管理系统”“票据管理系统”等。

“通用报表平台”的主要功能是针对财务系统中会计核算信息,并结合校内各单位不同层次的管理者的需求,以学校财务总账和明细账为依据,生成不同内容、形式的财务分析统计表,管理者可以借助该平台及时了解本单位各类经费的收入、支出、结余和暂付款等财务状况,以及部门内部下属部门和项目负责人的科研到款以及使用情况等一系列自有经费的使用情况。它提供强大的报表管理和发布功能,可以方便灵活地定义取数方式,与Excel电子表格实现完美集成,为高校财务工作提供了通用的数据分析工具。

“工资管理系统”的功能是任意设置工资方案,自由定义工资发放项目、发放批次及各项目运算关系,以满足不同工资核算方式。系统提供丰富、详尽、实用的工资表,如工资条、工资发放表、工资台账、部门汇总表、部门分级汇总表、人员类型汇总表、岗位汇总表、职称汇总表、人员属性分类汇总表、工资固定项目变动表、人员调动统计表等各类统计表。“助学金管理系统”的功能是发放学生的奖学金、助学金及生成银行代发文件。“票据管理系统”主要记录票据的领购、领用以及有关票据的各种使用情况,及时反映票据的领用、领购等详细过程,并提供完整的明细单,提高票据管理的及时性、准确性、规范化。最重要的是,通过这个管理系统建立起在线控制查询体系,从而使繁琐、复杂的票据管理变得轻松、明晰。

三、提高财务会计档案服务水平的主要方法

近年来,高校内部情况和外部形势发生了很大变化,经济规模不断扩大,复杂程度不断加强,外部环境和教职员工的要求越来越高。在这种形势下,学校既要保持办学活力,不断增强竞争力,又要做到业务规范、资金安全,财务管理与监督将面临许多新的困难和挑战,学校的责任和财务工作的难度都越来越大。学校财务部门围绕“建设世界一流大学”的总体目标,同时做好财务管理和会计服务工作,力求达到“精益管理,优质服务”的目的。

1.规范财经行为

大学的财务工作主要是以“规范行为”为主线来展开,涉及学校银行账户和资金安全的检查和清理、教育收费的检查等。如财务风险和隐患的清理(包括收费、票据、税收、产业、二级独立机构等);收费及经济行为规范性检查(学校包含近100个单位的收费行为、经济分配、票据使用、内部控制等)。财务部门必须将财务管理延伸到经济活动发生的初始环节,将规范观念渗透到财务部门之外的经办人员,系统地减少和防范财务领域的风险。

2.发挥专业优势

从学校资金的宏观规划到经费的微观管理一系列环节中,财务部门始终发挥着重要的作用。主动参与学校的管理过程,积极建言献策,为学校建设当好参谋、助手和管家,做好财政保障和服务。在这个过程中,不仅要为学校重大决策提供保障,还要从学校长远利益出发对一些项目作出预测,提出学校财力支持的可能性边界。

3.创新管理模式

当前,财务部门面临的工作压力越来越大,做好财务部门自身的科学发展,创新管理模式尤为重要。例如,学校2008年会计记录有200万笔,与5年前相比增加了近4倍。为了解决好这个问题,我们一方面通过信息化建设提高工作效率,另一方面,不断提高工作人员业务素质及工作积极性。实践证明,要想实现简化工作程序、拓展会计服务的目标,更重要的是要创新管理模式,通过合理安排业务工作、优化业务流程、调整部门职能、完善内部控制、精简财会人员等有力措施,提高服务的质量和水平。

以学校公费医疗收费报销方式改革为例。

学校共有3万多名教工学生享受公费医疗。为了方便师生报销医药费,会计核算中心会同校医院、计算中心等部门不断改进报销程序和工作流程,提高工作效率,缩短报销办理时间,改善了报销排长队的状况。公费医疗报销方式改革主要经历了两个阶段,通过分阶段、有步骤地推进,取得了很好的效果。

第一阶段:为了解决师生员工公费医疗报销排队等候时间过长的问题,于2005年11月14日正式使用网络版公费医疗报销系统。一方面提高了运算速度,另一方面可实现了多人多地点同时报销。当时正值年底报销高峰,对外报销窗口从原来的一个变成四个,大大缓解了公费医疗报销排长队的情况,得到了教职工的普遍认可。

第二阶段:网络版公费医疗报销系统经过了半年多的运行后,其稳定性、可靠性在实际工作中得到了检验。2006年5月开始,会计核算中心会同校医院着手进行下一步改革,主要是解决教职工在校医院就医先交费、后报销重复排队问题。我们先后对北京大学、人民大学、北师大等多个兄弟院校的公费医疗管理进行调研,经过研究和测算提出了多种改革方案,鉴于学校公费医疗政策的特殊性,为了保证学校公费医疗政策的连续性和稳定性,确定了在不改变学校目前公费医疗政策的前提下,实现会计核算中心报销系统与校医院收费系统联网,做到收费和报销数据适时共享,由系统自动累加计算教职工公费医疗报销、平安互助基金报销及个人应自负金额等。会计核算中心、计算中心、校医院、晨拓公司等单位密切配合,抓紧时间编制软件、程序测试和人员培训,在2007年5月23日进行了新旧系统的切换。系统切换后,通过计算机自动对教职工校内、校外看病医药费进行累加计算,教职工在校医院看病,只需交纳个人应负担的医药费部分,做到交费、报销一次完成,不必再次排队报销。目前系统运行平稳,工作进展顺利。

学校公费医疗支出和公费医疗报销工作量每年都以较快的速度增长,面对不断增加的报销量,不能仅仅依靠增加报销人员,而应通过充分利用现代化的手段,优化工作流程,提高工作效率。经过一段时间的运行,收费、报销方式改革的成效明显提高。

改革后校医院发生的门诊费用由计算机直接累计计算报销,提高了工作效率,缓解了门诊报销的工作压力,减轻了工作人员劳动强度。交费、报销一次完成,简化了报销流程,减少了教工排队报销的次数,节约了广大教职工的时间。新系统在运算速度和功能方面比以前都有了很大的改进。新系统缩短了业务处理时间,增强了数据查询、分析功能,改进了管理公费医疗管理,使得信息化建设在公费医疗管理中迈上了一个新台阶。

四、结 语

综上所述,提升大学财务会计档案管理与服务能力,充分发挥其潜在的作用,要从基础的业务工作做起。首先是在较完善的财务会计档案管理的规章制度下,增强业务人员素质,优化财务管理手段,提高主动服务的意识,以便捷的服务方法,更好地为财务工作服务。一是编制档案检索,编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具、索引;二是运用计算机进行检索,确保调档迅速准确,提高财务档案管理的效率;三是建立财务档案统计台账,如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案数量统计台账、财务档案移交清册等;四是利用各种财务基础数据资料分析高校经济发展、财务运行中的特点及存在的不足,研究预防对策,主动为决策服务,为教学科研服务。

[1]梁 勇,刘 东.论高校服务型财务建设[J].教育财会研究,2009(4):15-18.

[2]温晓云.关于提高高校财务会计档案利用率的几点建议[J].经济师,2009(4):110-111.

[3]申 岩,袁继英.深化高校体制改革是解决高校债务危机的根本途径[J].教育财会研究,2009(4):19-22,32.

G647

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1006-8724(2010)03-0108-03

2010-04-02

韩 丰(1956-),女,主要从事财务档案管理研究。