浅谈高校实物档案的管理

徐艳芬

(百色学院 图书馆,广西 百色 )

浅谈高校实物档案的管理

徐艳芬

(百色学院 图书馆,广西 百色 )

文章阐述了高校实物档案具有原始性、直观性、多样性的特征及其内涵和高校实物档案管理的特殊性,提出了目前高校实物档案管理需要采取的几项措施。

高校实物档案;特点;管理

实物档案是指国家机关、社会组织和个人在政治、经济、科技、文化等活动中形成的,对国家和社会有保存价值的以各种实物存在的原始记录。高校实物档案,其可作为高校自身活动过程的历史见证,利用实物档案可以充分发挥档案的文化教育作用。实物作为一种特殊载体档案,真实地记载了学校的教育教学活动,反映了学校的发展历史,是对文字、声像档案的有益补充,是学校档案不可以分割的重要组成部分。因此,要对高校实物档案进行有效的管理和充分的开发利用。

一、高校实物档案特征及其内涵

高校实物档案与其他门类档案虽然同为高校档案的重要组成部分,但却有着不同的特征。其主要特征包括原始性、直观性和多样性。

(一)原始性

档案是人们在社会活动中直接形成的原始记录,是人们办理完毕保存备查的一种文件载体,它是融原始性与记录性于一体的特殊事物。实物档案具有原始性的特征。实物档案是一种载体,它没有经过任何加工,原样摆设,原汁原味。因此,是否将其收归为档案,过去还有过争论。有人认为这些载体并非档案,且不好区别,因而随意推放,有的还无人管理,导致流失。事实上,多年的办学实践告诉我们,这类实物档案,在办学过程中是大量形成和存在的。如果我们不把它很好地归档,这些载体会散失于民间,就不能发挥其应有的作用。当然,因为实物档案载体本身是原始性的,归档时需加以文字说明,使其原始性与记录性融于一体。近年来,各高校已纷纷把这些载体作为实物档案加以归档,出台了许多关于加强实物档案管理的办法和条例。这说明实物档案的重要性已经逐渐被人们所认识,并且已经将其归入了档案的范畴。

(二)直观性

实物档案是文书档案的重要补充,具有直观性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩,具有较高的保存和利用价值。由于其以实物存在,实物档案有别于其它类型的档案而具有真实性、直观性和生动形象等特点[1]。如一些名人名家的题词、书画,以及奖状、奖杯、奖牌、锦旗等,都具有极强的直观性。正因为如此,许多院校为了达到教育的目的,把这些实物档案放在校史展览室、教学成果展览室等场所进行展览,起到了应有的教育作用。

(三)多样性

高校实物档案的内容是丰富多彩的,其拥有多方面的载体。一是纸质类,如奖状,名人名家的留言、签名、题词、书画,学校教职工、学生的创造发明、文学艺术作品的原件(复制品)及证书原件(复印件)等。二是木质、金属物体类,如印章、徽章、纪念章、奖杯、奖牌等;三是布质物体类,如锦旗、队旗、重要节庆的各种横幅、重大活动的签名布等;四是公务活动的各种纪念品,如学生证、借书证、毕(结)业证、学位证的样本,匾额、碑石(文)拓片以及带有老校名印记的物品等[2];五是学校早期购买或制作的教具、仪器设备、工具、模型等,以及学校认为有校史价值的其他各种资料和实物。

二、高校实物档案管理的特殊性

高校实物档案管理与文书、声像、图片档案有着相同的地方,而因其具有的与一般档案不一样的地方,也使其在管理中具有一定的特殊性。这些特殊性主要体现为分散性、不稳定性、不规则性等方面。

(一)分散性

与其他门类档案不同,过去有的高校对实物档案的重要性认识不足,体会不深,导致实物档案缺乏集中管理,甚至造成不该有的损失。而实物档案往往散存于单位和个人之中的状态,正是实物档案分散性的主要体现。有的高校将实物档案长期交由部门使用而不移交到学校档案馆(室),形成多头管理。如锦旗挂在单位墙壁上,奖品奖状放在展览室里,名人的书画作品悬挂于领导办公室,早期购买或制作的教具、仪器设备、工具、模型堆放在仓库,等等。因此,各高校要根据实物档案分散性的特点,将这些分散在各部门的实物档案进行有效的管理,该归档必须归档,以保持实物档案的完整性。

(二)不稳定性

实物档案因其规格形式的不统一,造成了归档的不稳定性。其中有几个方面比较突出:一是实物档案散存的范围广。由于高校是一个相对独立的实体,集多个部门于一身,校内又有众多的单位,因此,在工作中新形成的实物档案往往涉及到某一部门、某一项专业,甚至某一个人。二是实物档案散存的形式多,各行其事。三是实物档案内容比较全面,无法固定。如各类奖状、荣誉证书、锦旗、奖杯、奖品、匾幅、已作废的印章等等,它们记载着学院的办学历史。

(三)不规则性

实物档案有着与纸质档案、声像档案、图片档案不一样的特点。如:载体的形态不一,有纸质、布质、木质、金属材料等;与纸质档案的卷盒不一致,与音像档案样式也不相同;归档中造册不统一,归档时间不固定;档案部门和使用单位所管理的实物档案名称不一致,等等。因自身的独特特征,实物档案容易出现管理的不规则性。

三、高校实物档案管理的措施

为有效利用实物档案,我们必须正视其特征及管理的特殊性,从而更好地总结实物档案管理的经验和教训,分析所存在的问题,提出解决的办法。根据这些特点,我们看到,要搞好高校实物档案管理,实现高校档案管理科学化、信息化、规范化的进程,必须采取以下几项措施。

(一)统一保管,集中归档

实物档案与纸质档案、声像档案、图片档案一样,同样有参考、凭证、利用、编研的价值,对促进高校的建设和发展有着十分重要的意义。实物档案具有较高的保存、利用价值及良好的社会教育功能,按照国家有关规定,必须实行集中统一管理。作为高校自身活动过程的历史见证,实物档案是高校档案的一个重要组成部分,应与原国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理规范》中高校档案的十大类并列作为第十一大类进行集中统一管理,更好地实现“让过去告诉现在,让现在告诉未来”的保存档案的目的[3]。为加强实物档案的管理,更有效地保护和利用档案资源,实物档案的形成、积累、整理、归档工作应纳入各部门、院系的职责范围和岗位责任,各单位和个人应将实物档案及时归档。把因学校各项活动而形成的实物档案及档案信息收集齐全、完整,档案实体要存入档案库房;任何单位和个人不应私自保存甚至损毁实物档案。对个人送交的实物档案及各单位送交的以往保留的实物档案,档案馆(室)要随时接收,并视情况给予奖励,以激励人们对实物档案的重视。因为实物档案的特殊性,在移交实物档案时,一般应有相应的文字说明或提供相应的文件材料,以保持实物档案的完整性。档案馆(室)人员要以高度的责任感和使命感,采取定期收集和随时收集相结合的方法,注重对实物档案的收集。对实物档案要采取追踪的办法,积极主动地参与学校的重大庆典、重大接待和展览等活动,及时跟踪收集具有保存价值的实物档案,以免活动结束后实物档案随之流散和遗失。

(二)规范归类,科学管理

高校档案馆(室)要认真做好实物档案的归档、整理、归类、保管等工作。实物档案归档时,要编制实物档案相关目录。需要长期保管的实物档案要注明物品存放的框架或摆放地点。对所有实物档案均逐件编制档号,需长期保存的要将档号标志附在相应实物档案上。要注明每件物品的名称、授予或赠与单位或姓名、接受时间、归档时间等。档案是一种信息产品,实物档案信息要及时录入档案数据库。随着时代的发展,实物档案管理也越来越借助数字化、信息化的功能而发挥其作用。要努力实现实物档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化,把学校各项活动形成的重要的实物档案及其信息收集齐全、完整,档案实体要存入档案库房,变分散为集中。如相关单位需要使用实物档案进行展览,则需进行借出登记,并给予管理上的有效指导。通过加强实物档案的管理,可积极推进高校档案管理现代化、信息化、规范化的进程。

(三)综合编研,开发利用

档案管理的目的就是为了更好地利用,从而满足学校各项工作的需要。在高校档案管理工作中,人们往往重视文字、声像、图片档案,而相对忽视了实物档案的收集整理与开发利用。要实现档案信息高度共享,实物档案信息当然不能例外。其实,实物档案在学校教育活动中是大有可为的。我们要充分认识实物档案管理的特点,按照存史、资、政、教化的编研原则,利用实物档案资源,即校史文博的物品,强化校史展览室、教学成果展览室的功能,发挥它的教育功能。要重视学校各个历史阶段实物档案的鉴别、留存和保护,以求完整、生动、全面地反映和展示学校的辉煌历史,并以此加强对青年一代的爱国、爱校教育,弘扬中华民族文化、民族精神和时代精神。实物档案与文书、声像、图片档案一样,能够真实地记载和反映学校教育教学活动,同时也为撰写校史校志、大事记、年鉴等提供依据和凭证。通过编研和展览,可以展现学校的办学传统、文化氛围、名师风采、校友事迹,展示着学校教育教学的全貌。对实物档案进行编研和展览,可以更加便于总结办学经验,归纳教育规律,使实物档案管理和校史教育得到有机结合,在促进学校融合、和谐、发展,尤其是管理融合和文化融合中将起到重要的推动作用。

[1]李淑华.高校实物档案管理初探[J].机电兵船档案,2006(1).

[2]广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)[EB/OL].http://bhda.gxi.gov.cn/news-info.asp?id=1161.2009-12-08.

[3]李 涛.高校实物档案管理和利用浅议[J].科技档案,2010(1).

Discussion on the Characteristics of the Management of the Material Object Archives in Colleges and Universities

Xu Yanfen
(Teaching Affairs Division,Baise University,Baise Guangxi 533000)

This paper expounds the characteristics that are original,intuitional and diverse and the connotation in the material object archives in colleges and universities,and then discusses the particularity in the management of the material object archives in colleges and universities.Finally,several measures needed to be taken at present are proposed in the management of the material object archives in colleges and universities.

material object archives in colleges and universities;characteristic;management

G27

A

1673-8861(2010)03-0127-03

2010-06-28

徐艳芬(1956-),女,广西北海市人,百色学院馆员。主要研究方向:档案学和教育管理。