围绕计量认证,不断完善环境监测档案——以云南省环境监测中心站为例

邰 娟

(云南省环境监测中心站,云南昆明 650034)

围绕计量认证,不断完善环境监测档案
——以云南省环境监测中心站为例

邰 娟

(云南省环境监测中心站,云南昆明 650034)

以云南省环境监测中心站为例,阐述围绕计量认证不断完善环境监测档案的过程,分析存在的问题并提出对策和措施。

计量认证;监测档案;完善

1 概念

1.1 计量认证

计量认证是我国通过计量立法,对凡是为社会出具公证数据的检验机构 (实验室)进行强制考核的一种手段,是由政府计量行政部门对技术机构的计量检定、测试的能力、可靠性和公证性所进行的考核和证明,也称实验室认证。

计量认证的 CMA标志是 “China Metrology Accreditation”的缩写,中文含义为 “中国计量认证”。取得计量认证合格证书的检测机构,允许其在检验报告上使用 CMA标记;有 CMA标记的检验报告可用于产品质量评价、成果及司法鉴定,具有法律效力。在产品质量检验和检测等领域已将计量认证列为检验市场准入的必要条件。

1.2 档案

档案是一切工作的记录,可真实还原工作的全过程。环境监测档案是各级环境监测机构在环境监测工作中形成的各类记录,它是各级监测机构向各级环保局、各级政府提供决策的重要依据和凭证。

1.3 环境监测档案的组成

根据《实验室资质认定工作指南》,环境监测档案应包括与环境监测工作相关的组织、管理、记录、校准、采购、审核、人员、方法、设施和环境条件等 19个要素,是决定监测结果的重要部分。

2 云南省环境监测中心站环境监测档案现状及管理

云南省环境监测中心站 (以下简称省站)自1994年首次通过国家计量认证后,通过多次的复查评审和内审,针对评审中存在的问题,不断修改环境监测档案管理的内容,使省站的环境监测档案日渐完善,不但能达到计量认证的要求,同时也大大提高档案的使用价值,使环境监测档案更有意义。

2.1 现有监测档案数量及使用情况

省站档案经过不断积累,数量明显增加,目前,省站根据工作实际,将档案分为 8大类约2700卷,19个要素分布其中。

随着档案数量不断增加,内容日渐完善,管理更加规范,监测档案使用率大幅增加,在各类检查中也顺利通过。

2.2 监测档案管理工作的几个阶段

(1)通过 1994年的首次计量认证和 1999年计量认证复查,省站对档案室进行改造,同时将原有档案打散,按照计量认证的相关要求重新分类,编目。新的档案分类为一级目录 8个,二级目录 26个,约 1000卷。

(2)通过 2004年计量认证扩项/复评审和2006年国家飞行检查,修改档案目录,新增二级目录 7个,档案约 2000卷。

(3)2008年,为适应新要求,根据《实验室资质认定工作指南》将监测档案按 19个要素重分,使之更符合要求,使用更方便。调整后的档案分类为一级目录 8个,二级目录 56个,约2700卷。

2.3 省站监测档案工作的几点做法

(1)领导重视。领导重视是做好档案工作的关键,是档案工作有序推进的动力。在领导支持下,省站改造档案室,配备相关设备,考查咨询,建立管理体系,制订规章制度等工作有序进行。

(2)明确目的。以符合计量认证要求为目的,对存在的问题限期整改,并核查整改结果,促使监测档案完整有序,使用方便。

(3)适时调整。结合计量认证评审和内部审核,发现不符合项及时进行调整。如,2008年内部审核发现原来的二级目录不能清楚体现 19个要素的内容,省站及时进行调整,在二级目录中将19个要素一一体现,使档案管理更清晰。

(4)制度保证。在程序文件、质量手册等管理体系文件中明确规定档案的归档、分类、编目、保管以及不符项整改的方法和要求,以此促进档案工作的发展。

3 档案管理存在的问题及解决方法

3.1 存在问题

(1)重视不够,应付检查。平时对档案工作不够重视,表现为想存档时就存,清理办公桌时就存,评审或有检查前就催,集中归档不顾内容。

(2)内容不完整,使用效率不高。存档时有多少存多少,找着什么存什么,致使档案内容不完整,不能完整反映工作全过程,如此档案就失去应有作用,意义不大。

(3)被动整改,过关就行。对于计量认证中的不符合项,整改工作被动,只求过关了事。

(4)档案电子化程度不高,使用不便。档案管理电子化程度不高,电子化停留在目录阶段,查阅档案仍以查找档案原件为主,使用极为不便,与如今的电子时代极为不符,效率不高。

3.2 解决方法

(1)加强学习,提高认识。通过学习,了解档案的重要性和它的现实意义,提高对档案的认识,充分发挥档案的作用。

(2)围绕认证,促进管理。紧紧围绕计量认证,通过认证的不断深入,调整档案管理程序,修改档案类目,使之更符合要求,更实用。

(3)完善制度,完善档案。以完善的制度不断促进档案内容完整,完善、完整的档案才能有更好的使用价值。

(4)加强电子化,提高效率。与时俱进,加强电子化,适应时代要求,简化工作程序,提高使用效率。

4 小结

档案管理的最终目的就是档案利用。随着计量认证工作不断深入,应通过不断改进和完善,使档案进入“存得好、用得好”良性循环中,让档案真正成为工作的完整反映,成为我们总结工作经验的依据,成为我们工作的好帮手,成为我们真正的财富。

[1]国家认证认可监督管理委员会.实验室资质认定工作指南[M].北京:中国计量认证出版社,2008.

[2]本书编写组.环境监测机构计量认证和创建优质实验室指南[M].北京:中国环境科学出版社,1994.

[3]本书编写组.中国环境保护档案管理 [M].北京:中国环境科学出版社,1989.

Improving Environmental Monitoring Document Management Based on Metrology Accreditation

TA IJuan

(Yunnan Environmental Monitoring Center,Kunming Yunnan 650034 China)

The whole process of improving environmental monitoring document management based on metrology accreditation are introduced by taking Yunnan Environmental Monitoring Center as a case study.The measures are put for ward to solve the existing problems.

metrology accreditation;monitoring document; improve

X83

A

1673-9655(2010)增 1-0119-02

2009-04-30