高校档案管理信息化探索

马志波

（白城医学高等专科学校，吉林 白城 137000）

高校档案管理信息化探索

马志波

（白城医学高等专科学校，吉林 白城 137000）

高校；档案管理；信息化

高校档案是在高校教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的原始记录，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。高校档案管理信息化是高校信息资源现代化的基础和重要组成部分。但目前，许多主、客观因素严重制约了高校档案管理信息化的发展，使高校档案管理信息化工作成效不大。因此，需针对工作中存在的种种问题，寻求解决办法，加快高校档案管理信息化建设步伐，充分发挥档案管理在高校建设和发展中的作用，确保网络环境下档案信息的安全性与完整性。

1 高校档案管理信息化的必要性

随着科技的发展，尤其是信息技术的广泛应用，传统的高校档案管理模式已暴露出一些不适应时代发展的新问题，如工作繁杂，检索速度慢，档案信息获取内容单一、周期长、综合性差，档案不易保存，馆藏空间不足以及利用过程中易损坏等。随着计算机和信息技术的发展和广泛应用，高校档案管理信息化的时机也日趋成熟。

1.1 是实现资源共享的需要

高校和社会用户群不仅对信息的需求量、系统性、时效性等的要求日益提高，而且更需要一些加工过的、系统的、全面的档案信息服务，这使得传统档案管理模式逐渐显示出其缺陷。档案管理信息化将充分拓展档案管理及其利用的各个环节，尤其是可突破档案信息资源管理传统上的空间概念，便于档案资源共享，显著提高档案管理工作效率。

1.2 是应用信息化基础设施的需要

由于文件数量的日益膨胀，库容量的日渐饱和，传统的加工、利用、存贮工作致使档案管理难度加大。纸质历史档案逐渐自然老化，亟需采取先进技术和手段加以抢救。随着现代科学技术的发展，特别是计算机管理档案软件的开发、利用、升级，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统中得到广泛应用，因此档案管理需要信息化。

1.3 是适应档案载体形式变化的需要

载体在经历了从甲骨、金石、竹简到纸张的多次变革后，信息仍以纸张为主要载体存在。传统的高校档案基本上都是以纸质、实物为主要载体，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校档案由纸质向磁带、磁盘和光盘等电子介质转变，使高校档案文件的形成、处理和利用方式发生根本性的变化。这不仅有利于高校档案信息的长期保存，也有利于高校档案资源的开发和利用，大大提高了高校档案管理质量。

1.4 是实施规范化管理的需要

由于现代信息技术发展迅猛，使得档案管理的现代化规范制订工作严重滞后。高校体制改革的进一步深入，对外交流活动的急剧增加，致使档案门类增多。档案管理规范是档案信息资源共享的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各环节的统一规范，才能实现档案信息的有序流通。按统一的分类标准和立卷整理方法实现高校档案的计算机储存和检索，既保证了归档案卷质量的完整性和规范性，又使得查询、检索、统计等更加便利，明显提高了档案的标准化和现代化管理水平。

2 高校档案管理信息化存在的问题

2.1 思想观念落后，有待更新

高校档案信息化管理是高校信息资源现代化的基础和重要组成部分，因此高校档案工作的内容与形式需要不断创新、不断发展。有些领导对档案工作的必要性和重要性认识不到位，缺乏战略意识和全局观念，没有充分认识到档案在推动整个学校发展中的重要作用。一些档案管理人员仍不思进取，墨守成规。这些都是影响高校档案管理信息化的重要思想原因。我们要从档案工作的实际出发，使档案工作的方针、政策、法规、标准以及档案管理人员的思想观念与我国当前的社会发展相适应。

2.2 管理手段有待改善[1]

由于资金不足，档案管理工作的信息化建设滞后于现实要求，导致我国高校档案管理手工操作现象比较普遍。缺乏信息化的管理手段和相应的信息化设备，大大制约了档案工作的发展。有一些高校虽然配备了计算机来管理档案，但全部或大部分档案管理工作仍经手工完成，现代化设备只是个摆设。

2.3 档案管理人员素质亟待提高

目前，一些高校虽已初步具备开展档案管理信息化的条件，但普遍缺乏从事档案信息化管理的专业人员，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。对从事档案管理信息化的工作人员而言，他们不仅要掌握现代信息技术，而且要熟悉档案管理的专业知识。从事档案管理工作的部分专职人员虽专业对口，但学历结构、知识结构、年龄结构都不尽合理；还有部分人员是非计算机专业毕业，没有经过严格的信息化技术训练，掌握信息化技术的能力普遍较差[2]。

3 高校档案实现信息化管理的措施

高校档案管理信息化建设内容广泛，主要包括档案信息资源的有序整理，信息库及信息网络建设，档案信息技术的运用，档案信息资源的开发与利用，以及档案管理信息化人才队伍建设等。为了尽快实现高校档案信息化管理，应采取以下措施。

3.1 强化高校档案管理信息化重要性的认识

随着高校档案事业的发展、高校档案管理工作的规范化，领导和教职员工的档案意识得到加强，但对于档案管理信息化还缺乏足够的认识。因此要从档案事业的各个发展阶段和具体环节出发，针对档案管理工作中遇到的一系列问题开展相关的科学研究，遵循实践、认识、再实践、再认识的规律，不断研究新情况，解决新问题，形成新认识。另外，加大宣传力度，明确档案管理信息化工作的重要性。可以举办各类展览，宣传档案法规，介绍档案管理信息化相关知识，运用多种形式宣传档案管理信息化的重要性。通过宣传可提高教职员工的档案意识，使其以高度的责任感和主人翁姿态，积极投身到学校档案管理信息化、档案资源开发与利用工作中去。

3.2 加强硬件和数据库建设

档案信息化建设的基础是相关硬件和数据库建设，这是实现高校档案信息化管理的前提。在学校和相关部门的大力支持下，高校档案馆首先要加强相关硬件建设，从实际出发，充分利用现有设备，购置适合的先进设备，如数据库服务器、图文影像扫描仪、微缩系统、数字音像制作系统等。档案信息化管理离不开数据库系统，数据库管理系统的选择要建立在Internet/Web技术基础上。

3.3 充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制

实现档案资料以及档案信息收集整理、查询和检索自动化。档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。目前，许多高校都设有高性能的校园网络系统，档案管理工作应充分利用校园网，提高档案管理质量，使高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。这样，既可以利用网络快速、及时、准确地收集和整理高校各单位的档案信息，还可以实现档案资料查询和检索自动化。档案管理人员在日常工作中应加强与各单位的协调，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，以加强电子档案的管理和建设。高校档案馆要形成信息化资料（如照片、录音、录像、文字等），并通过现代技术，进行集中存储、传送、利用和综合管理；同时，利用网页制作技术，在校园网上建立档案信息站点，根据档案的类别和属性，将高校的沿革、发展历史、文件、规章制度、教育教学信息、科研与开发动态、师资情况、学生学籍情况等多方面内容纳入网上工程，使部分档案资料上网，实现资源共享。

3.4 加强高校档案管理人员业务培训和继续教育

要顺利进行高校传统档案馆向电子化、网络化、数字化档案馆的转变，实现高校档案管理的信息化，必须加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育。人是档案管理工作的主体，档案管理人员的素质直接影响档案管理工作的实际效果。为了跟上信息技术的快速发展，高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。这种人才可通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式培养。同时，要充分调动档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案管理信息化建设和发展的需要。

[1]张红英，刘民根.浅谈高校档案管理信息化[J].经济师，2006，（4）:90.

[2]吴菊.浅论高校档案信息化建设面临的问题及对策[J].教育理论与实践，2005，（7）：62.

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1671-1246（2010）03-0047-02