浅谈我国高等学校的档案管理

◆徐艳玲

(沈阳音乐学院)

浅谈我国高等学校的档案管理

◆徐艳玲

(沈阳音乐学院)

高校档案是高等院校活动的直接纪录,高校档案工作是学校的重要基础工作之一,是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。它不仅历史地纪录了学校过去和今天的每一项工作、活动的全过程,而且真实地记录着成功的经验和失败的教训。随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入,高校档案管理成为高校建设工作中的重要内容。

一、高校档案与档案管理的概述

1.高校档案管理的内容

高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。主要分为党群档案、行政档案、科研档案、教学档案、学生档案、产品档案、财会档案、基建档案、设备档案、出版档案、外事档案及声像档案等。

档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理,称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等内容,通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系,为档案的现代化管理打下基础。

2.高校档案管理的性质和特点

(1)高校档案管理工作的性质

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理学院各部门档案的一种独立的业务工作,是国家科学文化事业的组成部分。与此同时,针对学院特定的部门来说,档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分。

(2)高校档案管理工作的特点。档案管理活动与其他文献管理活动一样,包含了信息的输入、存储、加工、输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点,又使得档案管理活动区别于图书、情报等其他文献信息工作,主要表现在 4个方面:第一,档案资源积累过程的缓慢性;第二,档案管理过程的阶段性;第三,档案管理活动对档案形成者的依附性;第四,档案管理工作对社会的相对封闭性。

3.高校档案管理的基本要求

尽管不同类型档案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我国高校档案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科学性要求;规范性要求;经济性要求;现代化要求。

二、我国高校档案管理存在的问题

随着社会主义建设的不断发展,特别是与发达国家相比,我国的高校档案管理工作还存在着较大的差距和不足,主要有:

1.档案意识不强,领导重视不够

档案意识不强具体表现在:高校对档案的重要性认识不足,和其他的科研部门相比,档案部门被认为既没有经济地位、没有社会地位,也没有政治地位的无足轻重的单位,甚至是可有可无的部门。有些高校人士认为,档案工作无非就是收集、、整理、保管一些已成为历史的东西,是简单劳动,没有什么意义。

2.档案工作人员素质偏低,队伍不稳

在安排工作时,一般不会由工作能力强的人员担任兼职档案员;档案管理人员大多数量身兼数职,半路出家,没有经过业务学习和培训上岗;有些高校甚至不注重学历、业务、素质,即使学历较高,也不是学档案专业的;有的高校档案人员是内部调剂上岗,从未给在岗人员进行岗位培训,更没有进行正规的进修或学习档案专业知识。凡此种种,致使档案人员业务知识缺乏,业务不精通。

3.经费不足、设备不全,硬件建设差

档案工作要有必不可少的物质基础,必须安排一定的专项经费,一是用于档案库房设施的不断完善,保障档案保管的基础条件;二是用于从事档案的科研工作,将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设,科研经费比重大,不重视档案工作,对于档案事业的经费投入不足,有的高校根本没把档案工作经费列入规划中,有的即使列入了规划,所占比例也很少。

4.管理模式呆板陈旧,手段落后

有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。在当今电子技术的飞速发展,特别是网络技术的发展已覆盖各行各业,档案管理技术跟不上时代的步伐,很多高校档案部门硬件设备落后,软件还使用单机版,更新不及时。

5.对档案工作宣传不够,群众参与意识薄弱

由于档案工作宣传力度不深,广度不够,在社会上影响不大,知名度不高,很多人对档案不了解,档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益,还没有被广大群众所认识。

三、加强高校档案管理的措施建议

高校档案建设面临挑战的同时,也面临着机遇,高校档案工作也要顺应时代的发展变化,制定自己在知识经济中的战略对策。

1.更新观念,提高档案管理意识

高校档案界必须及早认识知识经济、信息文明给档案工作带来的冲击和机遇,解放思想,更新观念,树立并强化与知识经济发展相适应的新的思想观念和意识形态。

2.转变高校档案管理模式

知识经济时代将给档案管理工作带来许多新的管理理念,促进档案管理的转变。主要包括由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变;由硬性管理为主向以软性管理为主转变;由区域性管理向全方位、网络化管理转变。

3.推进高校档案管理的现代化

面向知识经济时代的档案工作必须加快现代化步伐,必须因势利导,与现代化建设接轨。运用信息技术改造传统的档案工作,实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化,加速档案应用信息高速公路建设。进一步加强高校档案管理标准化建设,充分利用档案信息资源为经济建设服务。

4.培养适应知识经济要求的高校档案人才队伍

要尽快在高校档案干部队伍中普及现代知识教育,改善他们原有知识结构,加强对他们的新思想、新知识、新技术的培养,尤其注重培养他们的创新意识、创新方法,用各种适于档案工作的新知识和新技术(特别是信息技术)来武装高校档案工作者。如“文档图情资一体化”思路及信息网络化的趋势。那么,如何培养高校档案工作者?途径和措施主要有:加强高校的档案人才意识;建立并完善高校档案人才培养的竞争激励机制;进行定期或脱产培训;通过各种途径提高高校档案工作者的素质。

四、结语

在知识经济时代,档案管理事业作为继承保护与开发人类文明遗产的一部分,将对科技的发展和社会的进步产生重大影响,占有着举足轻重的地位。知识经济时代为档案事业的发展提供了极好的机遇,但也在思想上,档案管理的方式、方法、手段上,档案工作者的素质上提出了严峻的挑战。因此,高校档案部门应从加强思想意识的转变,树立新的观念入手,以提高人员素质为根本,实现档案管理的现代化、科学化,大力开发档案信息资源为知识经济服务。大刀阔斧地对高校档案管理进行变革,实现科学管理,找到高校档案管理与知识经济的结合点,才能尽快将高校档案中丰富的科学文化知识和高新技术转化为生产力,促进社会生产力向前发展,从而促进高校档案管理在知识经济时代地位的提高和作用的发挥。