学校档案管理中的若干问题及解决途径

◆彭晓东

(山东省郓城师范学校)

学校档案管理中的若干问题及解决途径

◆彭晓东

(山东省郓城师范学校)

未来世界将是高科技竞争的时代,这就要求我们大力发展高科技事业以迎接挑战。作为高科技发展的最重要的场所之一的高等学校,必然要承担起这一重任,这就离不开高水平的管理。当然,也离不开高水平的档案管理。但就目前状况而言,尽管与前期相比,各学校的档案管理工作都有所起色,也相对正规起来,但总体看来,还存在着严重的滞后现象,有不少问题亟需解决。

高校 档案管理 问题 对策

一、领导不够重视,档案管理的现代化意识不强

档案工作是各项事业发展的一个重要基础,是很重要的信息来源,也是保证各级党委和政府正确决策,提高工作水平和工作质量,事关工作全局的重要环节。加强档案管理,发展档案事业,关键在领导。学校党委和行管部门的真正重视和强有力的领导,是做好档案工作的首要前提。但是,就目前的学校档案管理现状来看,大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅,没有意识到档案对教育事业的促进作用,对加强档案管理的重要性认识不足。于是,在学校发展、老师聘用等决策问题上往往是凭印象、凭感觉,这极大地制约着教育事业的发展,反过来又限制了档案事业的进步,从而形成一种恶性循环。

要深化改革、促进教育事业的大力发展,学校领导首先必须加强档案管理意识,顺应深化改革的需要,尽快把档案事业的迅速发展提到议事日程上来,制定一个长远的规划。其次,要明确工作重点,在服务大局、加强基础业务建设和依法管理上取得新进展。最后,要用改革精神解决档案工作中出现的问题。在转换新旧体制的过程中,档案工作必然会出现一些新情况和新问题。学校领导要立足改革,致力于发展,着眼于稳定,善于用改革的精神和办法解决新问题,求得新发展。学校领导是学校教育教学管理的督促者和指导者。有了学校领导管理上的支持,形式上的提供,业务上的指导,学校档案管理工作才可能有所起色,才可能为发展教育事业作好先行官,为领导决策提供良好的第一手资料。

二、总体档案管理意识不强,全员宣传力度不够

1.应从基础抓起,要通过宣传,使广大教职工明确档案的含义、地位及其作用。

2.要宣传档案管理之必要性,使每一个教职工都能自觉地收集资料,及时归档。

3.要注意宣传校内馆藏档案的体系、结构及其组成部分,宣传馆藏档案的内容和成分。一般地学校档案大体上分为了人事档案、教育教学档案等几个方面,长期的来过于强调了它的保密性,使人们谈“档”生畏,而少有开发利用,使档案管理成为深藏不露之物,从而失去了它的真正价值。

4.要注意宣传档案在开发信息资源,服务教育教学中的作用,宣传档案为教育教学服务中的典型事例和实际效果,让广大教职工都认识到,档案是一种信息资源,它能给学校工作、教研工作、学生工作以及其他工作带来较大的效益,以引起广大教职工对档案的重视和兴趣。

5.要注意宣传有关档案管理工作的相关知识,档案管理工作的任务、基本原则。校藏档案的内容和历史、利用档案的制度和手续,维护档案的完整和安全的规定等。逐步提高全员对档案工作的认识,使教职工既能较好地利用档案,以发挥档案的作用,又能自觉地保护好文献、资料,维护档案的完整和安全。

三、档案工作投入不够,使得档案管理形存实虚

1.增加专管人员的投入。增加人员的投入,其中包括数量上的,还包括素质上的。特别是在素质上,应注意通过不同的手段、不同的途径、不同的方法,为他们提供必要的条件、时间和财力。

2.增加有关设备的投入。在学校的确用房较困难的情况下,要开辟专有的库房、阅校室,有条件的学校还应建立微机室,添置必要的专业设备,使设备现代化。

3.全员投入,要搞好学校档案工作,只靠几个专职人员,几件必要的设备,还不足以提高学校的档案工作的档次,它需要全校教职工的投入,需要全员的关心、支持和配合。

四、学校档案管理制度不健全,管理体制松散,各成体系、全宗观念差

1.制定立卷归档制度。为了确保归档材料的齐全完整,应针对不同类的档案采取不同的措施,切实把住档案形成的“源头”。

2.制定档案保管制度。根据学校的具体情况,在设置学校档案室的前提下,还可在教务处、学生处、财务处、总务处等建立分档案室。各室配备专职或兼职档案管理人员若干名,并制定出档案人员岗位职责,把档案工作的完成情况作为部门考核的重要依据。

3.制定档案保密制度。随着体制改革的进一步深化,工作重点已转移至以经济建设为中心上来,档案管理工作也不是那么神秘莫测了。但是,人事档案、科技档案、财务档案等;由其自身的要求所决定,是有较强的保密性。因此,要制定档案保密制度,严格把好档案的调借和查阅程序,特别是涉及国家机密及个人隐私的,应严格按制度办理。

4.制定档案鉴定制度。学校档案涉及面广,为了提高学校档案的质量,更有效地开发利用档案资源,制定出行之有效的档案鉴定制度,是非常必要的。一方面,在归档时确定其保管期限,剔除无归档价值的文件;另一方面,要规定好对库存档案定期鉴定的时间和程序,对已达到存档年限的档案要按规定程序销毁,对需要保护的档案及时进行修整,确保库存档案的质量。

5.制定档案利用制度。这应有两个方面的含义。一方面要建立学校档案工作人员,通过各种方式、方法为利用者提供档案信息、进行咨询服务,为学校领导决策提供依据的制度。二方面要建立读者调借档案的使用制度。提高档案利用率和效益,为教育教学的深化改革做好分析预测,开创新的局面。

五、高素质人员低水平管理,档案教育研究工作滞后

1.加强基础理论的学习和研究。通过学习和研究,理顺档案学的根枝脉络,弄清各基础学科研究的对象及其原理和性质,夯实自身的学科基础。

2.适当了解一些与本学科相互渗透的相关学科。同时,注意系统论、信息论、控制论在档案学研究中的渗透的动态。

3.继续向档案学及其各分支科学的深层钻研,使档案学这门新兴的科学逐步发展、充实和完善。

4.力求掌握现代化先进的科学技术和方法,并利用新的技术、方法去管理、研究、看待档案学科。

5.利用先进的设备和方法,继续对有关理论进行定性分析,理清其原理和特征。同时,注意利用这些技术对一些基础学科进行定量分析。如对馆藏、档案提供利用量、利用率、编目、鉴定等方面的统计,为档案管理提供可靠的依据,从而提高档案研究的水平,更重要的是,通过对这些数据的分析,提高档案管理的水平和服务质量。

[1]曹喜臻.档案文献编纂学.北京:中国人民大学出版社,1990,(2).

[2]新形式下加强高校档案工作的思考.佛山科学技术学院出版社,2004,(6).

[3]刘立羽,马玉梅.谈高校学生档案材料的收集工作.平顶山师专学校,2004,(6).