火电工程竣工档案管理工作实践

陶洁萍

（浙江省火电建设公司，杭州 310016）

随着火电机组达标工作的开展，火电工程竣工档案被推至基建达标投产考核工作的前列，因此愈来愈受到工程相关方的重视。竣工档案主要由施工管理资料、质量保证资料、技术记录、质量验收评定资料等文件和图表组成，资料收集管理与工程建设同步进行。中国电力建设企业协会制定的《火电工程达标投产考核标准》对大中型火电机组竣工档案提出了非常高的要求。经过北仑发电厂二期扩建工程、半山发电厂燃气机组、萧山发电厂燃气机组等项目的竣工档案管理，笔者就如何贯彻这一标准总结出了一些经验。

1 事前正确定位，力求达成共识

火电机组竣工档案随建设项目的开始而建立，又随项目的竣工投产及交付使用而告终，与工程项目建设进程同步,既是电力工程建设全过程的综合反映，也是后续工程建设的宝贵资源。因此无论是建设单位，还是监理、施工单位，宗旨是一致的，即希望本工程的竣工档案不仅能够顺利通过机组达标投产的考核，而且在全国同类机组中达标考核质量领先。这就需要建设、监理、施工单位在工程建设初期相互沟通，理解标准要求并逐条细化，根据工程的特点，找出最佳的档案编制方案，形成具体的实施细则，并及时发放到相关参建单位，使各项施工记录在工程一开始就有统一标准，最后移交的竣工档案符合达标投产的要求，避免日后不必要的返工。

2 加强过程控制，及时进行整改

工程档案的形成贯穿整个工程建设始终，因此，加强过程控制是提高工程档案内在质量的重要途径。档案资料编制人员应及时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项验收、评审活动。按档案工作的要求对工程资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。

在火电机组的竣工档案管理中推行了文件包管理制度，取得了显著的成效。工程开始时确定单位工程的划分，根据工程划分一览表，明确落实文件包的名称。制定文件管理制度，将文件包的具体内容规范化、格式化，确定各文件包相对应的责任人（技术人员）。文件包的总目录即此单位工程竣工档案的案卷目录，文件包的卷内目录是每个文件的题名，文件包内文件的排放按7大类进行，即工程概况、施工记录、检验记录、验评记录、不合格项及处理记录、设计变更、重要文件，类别前后顺序可按建设单位具体要求编排。文件包框架制定完成后，还需进行过程跟踪监督检查，即由项目总工程师牵头，组织工程技术、质量、档案等相关专业人员，进行定期或不定期检查，每次检查结束以书面报告的形式提出需整改的问题，在项目局域网内公布，要求相关人员在规定时间内整改，完成后再进行复查，奖优罚劣，促使各专业施工单位取长补短，将弊端消除在萌芽状态。

3 科学分类，合理组卷

2002年版的《火电企业档案分类表（6-9大类）（修订本）》从根本上解决了施工单位的资料按单位工程形成、管理及编制的方式与建设单位分类表的矛盾，有利于施工单位利用文件包的形式进行管理，便于过程控制、跟踪管理、责任到人，保证了案卷内容的有机联系，有利于提高案卷质量。

在执行过程中，组卷要遵循项目文件的形成规律和成套特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。在按单位工程组卷的同时，对以下几种资料根据其形成特征及日后提供利用的特点进行了比较合理的分类，并单独组卷：

（1）金属检验报告按专业及检验项目单独编制目录，装订成册。

（2）焊接、热处理分锅炉、汽机、电气控制三大项，并按单位工程竣工资料的模式组卷。

（3）原材料出厂证件按原材料种类及出厂证件的编号顺序单独编制目录，装订成册。在单位工程资料中增加“原材料使用跟踪台帐”，使原材料使用情况跟踪到部位。

（4）土建材料试验报告按专业及检验项目单独编制目录，装订成册。

（5）沉降观测记录按工程建设周期单独成卷。

4 合理安排时间，按时移交

中国电力建设企业协会制定的 《电力工程达标投产管理办法》规定：在机组投产后45天内将整理完毕的全部档案（含竣工图）移交建设单位。技术资料移交工作量相对较大，合理安排时间是保证竣工资料按期移交的关键。

在几个工程的实践中，初期即确立管理规范和流程安排，要求文件包各责任人按文件包组卷顺序将工程施工中产生的技术资料及时放进对应的文件包中，并在施工过程中进行检查、整改。在单位工程施工结束的前几周，发竣工资料系统检查通知，内部由工程部、质量控制部与档案管理人员集中检查3～5天，完成后发整改通知单，有问题的文件包由责任人负责整改，整改时间为5天。监理、建设单位的专业人员审查时间为7～10天，对审查出的问题进行整改的时间为5天；整改完成后再次由监理、业主单位的专业人员复查，时间为2天。档案室最终整理、装订、扫描到正式移交约为20天。通过以上的时间安排，避免了因某个环节的延迟而影响整体移交工作，同时使参与工作的各相关人员都有紧迫感。

5 抓住工作重点，避免重复劳动

DL/T 5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》要求：竣工图的编制单位由项目建设单位委托，宜由原施工图设计单位负责编制本单位设计范围内的竣工图。为了能使竣工图更加完善并符合档案信息数字化的需求，必须加强施工过程中设计修改、变更的管理工作。无论是设计、监理还是施工单位，都必须规范设计修改单或设计变更单的过程控制。

施工过程中应急处理产生的联系单，凡涉及图纸修改、材料及设备变更的，最终均应转化为设计修改通知单。施工单位在施工过程中应严格杜绝“无单自行修改”的现象。目前许多工程在竣工图编制工作中采取折中的办法，即由施工单位编制竣工草图，再由设计单位根据竣工草图编制最终的竣工图，这种做法弊多利少。首先，这是重复劳动，尽管不是在同一个单位，但就这项工作而言，耗费了双倍的工作量及工作时间。其次，竣工图的责任单位应按标准准确定位，贯彻始终，不宜人为分散，否则在竣工图修改定稿过程中一旦出现问题，会互相扯皮推诿，影响办事效率。再次，无论是机组达标考核对竣工图移交进度的要求，还是机组投运后业主方对竣工图的迫切需求，如果设计院等施工单位完成竣工草图的绘制后，再理编成正式的竣工图，在时间上无法满足机组投产后45天内移交竣工资料的要求。

6 结语

工程档案管理工作是一个系统工程。随着现代化办公程度的提高、工程管理软件的应用，档案资料的编制已从过去繁重的手工编制劳动中解脱出来。利用现代化设备，能编制出标准、规范的竣工档案，做到电子档案与纸质档案同时移交。在案卷外观美观整齐的同时必须注重内在质量，对各章节内容需严格审核，“完整、准确、系统”是工程档案的“精髓”。在工作中应抓住重点，尽量减少重复劳动，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。

[1] 陈秀菊.电力科技档案管理手册（第二版）[M].北京：中国电力出版社，2006.

[2] 王黎平.建设项目档案工作实务[M].北京：中国档案出版社，2009.